ساخت نقاط کنترل
باید در نظر داشت که تغییرات باید به طور مستمر اعمال شوند. حتی سیستمهایی که به بهترین نحو مدیریت میشوند هم، ممکن است به مرور زمان با خطا مواجه شوند. فرایند نوآوری باید همیشه در رأس لیست اولویت های یک کسبوکار باشد.
۲-۷-۳- تفاوت BPM و :BPR
سیستمهایBPM وBPR در سازمان نقشهای یکسانی ندارند؛ چراکهBPR خواستار نابودی رادیکال فرآیندهای کسبوکار موجود است وBPM از فرایندهای موجود با برنامه ریزی عملی، تکرار شونده و افزایشی به وضع مطلوب میرسد [۳۴].
۲-۸- سیستم مدیریت گردش کاری:
سیستم مدیریت گردش کار، سیستمی تعریف می شود که اجرای گردش کار را تعریف، ایجاد و مدیریت می کند و با بهره گرفتن از یک نرمافزار و یک یا چند موتور گردش کار، قادر به تعریف و تفسیر فرآیندها و تعامل با کاربران در گردش کار میباشد و در صورت نیاز، با بهره گرفتن از فنآوری اطلاعات ابزارها و برنامه های کاربردی را فراخوانی می کند [۱۶].
۲-۸-۱- معایب سیستم WFM
سیستم گردش کار تنها یک نوع ابزار مسیریابی است که بر جنبههای عملیاتی متمرکز است. در واقع تمرکز آن تنها روی فرآیندهای کاری است نه محتوای فعالیتها و وظایف. یعنی صرفاً انتقال دادهها طبق روالها و قواعد از پیش تعیین شده بدون انجام هیچگونه تجزیهوتحلیلی روی دادهها انجام میشود.
رویکرد وظیفهای دارد؛ نه فرآیندی.
امکان برقراری ارتباط با پایگاههای دادهی سیستمهای دیگر بهراحتی و سادگی امکانپذیر نیست.
همراه سیستم گردش کار، سیستمهای فرمساز و گزارشساز هم باید تهیه شود. چراکه سیستم گردش کار به تنهایی دارای محیط فرمساز و گزارشساز نیست.
قواعد کاری ساده را پوشش میدهد.
یکپارچهسازی آن محدود است.
محیط طراحی فرایند و فرمها، دارای استاندارد جهانی نیست و برای این عملیات، حتماً، باید از متخصصین خبره برنامهنویس استفاده کرد.
عدم کاربرپسندی محیط طراحی فرایند به دلیل استفاده از کدنویسیهای طاقتفرسا و زمانبر.
امکان اعمال تغییرات و بهبود فرآیندها به راحتی امکانپذیر نیست.
محدود بودن امکانات کنترلی و مدیریتی مدلسازی و طراحی فرایند.
عدم سهولت و سادگی در عملیات بهبود فرآیندها پس از اجرای آنها.
قابلیت اخذ گزارشات کنترلی و مدیریتی آن در حد مقدماتی و محدود است.
عدم پشتیبانی از دو نسخه از یک گردش کار
عدم توانایی در پایش اطلاعات
۲-۸-۲- تفاوت BPM و WfM
BPMSها توسعه داده شده و تکامل یافته WFMها هستند، چراکه در سیستمهای مدیریت فرایند کسبوکار، محدودیتهای سیستمهای مدیریت گردش کار برطرف شده و راه حلهایی برای هرکدام از محدودیتها در نظر گرفته شده است. به زبان ساده میتوان چنین گفت که BPMS نهتنها تمام امکانات و قابلیت های موجود در WFMS از قبیل ایجاد فرم، تعیین قوانین ساده و ثابت برای گردش فرمهای ایجاد شده و … را پوشش میدهد، بلکه دارای امکانات و قابلیت های بسیار قدرتمندتری نیز میباشد که از آن میتوان به قابلیت یکپارچهسازی قوی نرمافزار، توسعه نرمافزار، تجزیهوتحلیل روند و شبیهسازی غنیتر فرایند و مدل سازی، مدیریت و به روزرسانی نسخههای جدید، پشتیبانی از قواعد کاری پیچیده و… است [۱۱،۳۶].
محققان از دو دیدگاه، تفاوت سیستمهای مدیریت فرایند کسبوکار و سیستمهای مدیریت گردش کار را بررسی می کنند. دیدگاه اول بنابر تحقیقاتی که توسط شرکت گارتنر انجام شده است، بیان می کند کهBPM به عنوان یک نظام مدیریت فرآیندگرا در نظر گرفته می شود و رویکردی فرآیندی به فعالیتهای سازمان دارد و در تلاش است فعالیتهایی از سازمان که در تعریف فرایند میگنجند را پوشش دهد، در حالیکهWFM به عنوان یک تکنولوژی معرفی می شود که از آن سیستم پشتیبانی می کند. دیدگاه دیگر که از سوی محققانی از جمله آلست[۳۶] و همکاران بیان می شود این است که WFM زیرمجموعه ای از BPMتعریف می شود و در واقع یک مرحله از چرخهی حیات BPM میباشد ویک نقش مهم و بحرانی در مدیریت سیستمهای فرایند کسبوکار بازی می کند. از بارزترین کمبودهای WFM تشخیص خطاها و تجزیهوتحلیل فرایندها است [۱۵،۳۴،۳۷].
بنابراین میتوان BPMS را به عنوان نسل بعد ازWFMS در نظر گرفت. به وجود آمدن قابلیت های جدید در سیستمهای BPMS در سازمان، قدرت بهبود مستمر را ایجاد می کند که اساسیترین تفاوت را با سیستمهای سنتی و غیر انعطافپذیر WFMS، سبب می شود.
فصل سوم
روش تحقیق
۳-۱- مقدمه
مدیریت فرایند کسبوکار شامل فعالیتهای مختلف میباشد که به نوع طرح، چرخهی حیات BPM و سطح بلوغ سازمان بستگی دارد [۳۸،۳۹]. BPMS، بهعنوان یک ابزار و راهکار مدیریتی به معنای واقعی برای مدلسازی، اجرا و پیادهسازی، پایش و بهبود فرآیندهای کسبوکار سازمانی میباشد. این راهکار، حاکمیتی را درسازمان برای افزایش چابکی و کارایی فراهم می آورد و به مدیران اجازه میدهد، بتوانند عملیات سازمان را با اهداف راهبردی و استراتژی های کلان، همراستا نمایند. بدین جهت ضروری است این ابزار قابلیت یکپارچگی و پیوند زدن اشخاص، سیستمهای اطلاعاتی، وظایف، کسبوکارها، مشتریان و شرکا را با یکدیگر دارا باشد، به طوری که بتواند تمام فرآیندهای خرد و کلان سازمان را به صورت هوشمند و خودکار درآورده و مانع از بروز دوبارهکاریها و تأخیرها در فعالیتهای سازمان شود. بنابراین اهمیت انتخاب یک BPMS مناسب برای یک سازمان از اهمیت فراوانی برخوردار است. از این رو سازمانهایی که به ضرورت وجود این نوع سیستم پی بردهاند، در هنگام خرید و انتخاب BPMS دچار تردید و سردرگمی میشوند، چراکه هنگام انتخاب عواملی مانند: حمایت مدیریت ارشد، استراتژی های سازمانی، فرهنگ سازمان مبتنی بر سیستم جدید، تکنولوژی و مدیریت پروژه نقش مهمی ایفا می کنند [۴۰].
در حال حاضر طیف گستردهای از ابزارهایBPM برای استفاده در سازمانهای مختلف، در بازار موجود میباشد که برای هر هدف، نمادها، روش ها و ابزارهای مختلف استفاده می شود. همه ابزارهای BPM ازهمهی فعالیتها یا هدفهای سازمان حمایت نمیکنند. با این حال برخی از ابزارها جامعتر و پیچیدهتر از بقیه میباشند. سازمانها اطلاعات کمی از جنبه های مختلف BPM دارند و همچنین عرضهکنندگان نرمافزار اطلاعات فنی محدودی در اختیار آنها قرار می دهند. از این رو در یک موقعیت آسیبپذیر قرار میگیرند و انتخاب ابزاری که خواسته های آنان را بدون هدر رفتن زمان و هزینه زیاد برآورده سازد، امری ضروری میباشد [۳۸،۳۹].
امروزه، تعداد زیادی BPMS در بازار داخل و خارج کشور وجود دارد که مشتریها در انتخاب بین آنها، بعضاً با سردرگرمی مواجه میشوند. گرچه پیادهسازی BPMS در سازمان با مزایای فراوانی همراه است، ولی مسلماً انتخاب یک BPMS مناسب با وضعیت کسبوکار سازمان، توانایی مالی و اجرایی آن و مهارت کارکنان نیز به نوبهی خود از اهمیت بسیار زیادی برخوردار میباشد [۴۱]. براین اساس، معیارها و راهکارهای اصلی وجود دارد که سازمانها با تکیه بر آنها در تصمیم گیری خود، در نهایت میتوانند مطمئن شوند که یک BPMS مناسب انتخاب نمودهاند. در این بخش با بررسی شاخص های ارزیابی BPMS میتوان به یک الگو جهت تعیین کارایی نرمافزارهای این حوزه دست یافت. باید توجه داشت که همه ویژگیها در یک محصول خوب از نظر فنی خلاصه نمی شود، چرا که هدف سازمان صرفاً خرید یک BPMS مناسب نیست، بلکه هدف اصلی این است که بتوان این سیستم را در حداقل زمان ممکن و با بالاترین کیفیت و سرعت در سازمان اجرا و پیادهسازی نمود.
قابلیت های کلیدی سیستم مدیریت فرایند کسبوکار [۱۵]:
مشارکت نزدیک کسبوکار و فنآوری اطلاعات،
قابلیت یکپارچهسازی افراد و سیستمهایی که در فرآیندهای کسبوکار شرکت دارند،
توانایی شبیهسازی فرآیندهای کسبوکار جهت طراحی بهینهترین فرآیندها برای اجرا در سازمان،
قابلیت نظارت، کنترل و بهبود فرآیندهای کسبوکار در زمان واقعی
قابلیت ایجاد تغییر در فرآیندهای کسبوکار موجود در زمان واقعی.
۳-۲- معیارهای انتخابBPMS مناسب
شاخص های انتخاب شده، براساس چرخهی حیات مدیریت فرایند کسبوکار، اجزاء مدیریت فرایند کسبوکار و نظر خبرگان در زمینه BPMS، به ۱۴ گروه اصلی طبقه بندی شده اند. همانطور که اشاره شد، چرخهی حیات BPMS، به ۴ قسمت عمده تقسیم بندی می شود که به بهبود مستمر فرآیندهای سازمان منتج می شود. آن ۴ گروه عبارتند از: مدلسازی و طراحی، توسعه و استقرار، مدیریت و تعامل، تحلیل و بهینهسازی. جهت سنجش میزان کارایی نرمافزار هرکدام از این بخشها به چند زیر مجموعه تقسیم میشوند که برای تعیین شاخص های نرمافزار از آن زیرمجموعهها استفاده می شود.
برخی از شاخص ها به دلیل اهمیتی که در زیرساخت و فنآوری سیستم دارند، جزء شاخص های اصلی محسوب میشوند که شامل معیارهای فنی و اجرایی هستند و برخی دیگر به دلیل نقش حمایتی جزء شاخص های فرعی محسوب میشوند. اما این موضوع به منزلهی بی اهمیت بودن و حذف شاخص های فرعی نیست، چراکه در ارزیابی سیستم و نرمافزار، نقش خاص خود را ایفا می کنند. معیارهای اصلی که در چرخهی حیات BPMS میگنجند، عبارتند از: قابلیت مدلسازی، قابلیت شبیهسازی، قابلیت پیادهسازی، تجزیهوتحلیل فرایند، فنآوری نرمافزار، سازگاری نرمافزار، همکاری فرایند، مدیریت امنیت، مدیریت فرمها، پورتال گردش کار، مدیریت و نظارت، بایگانی و گزارشات، قواعد کسبوکار و معیارهای فرعی شامل تأمین کننده، خدمات و پشتیبانی و سابقه محصول میباشد (شکل ۳-۱).
شکل ۳-۱- شاخص های اصلی مدیریت فرایند کسبوکار [۴۲]
۳-۲-۱- قابلیت مدلسازی:
فاز اول بسیاری از پروژه ها از جمله بهبود فرآیندها، مهندسی مجدد، معماری سازمانی و… با مدلسازی فرآیندهای وضعیت موجود سازمان آغاز میگردد. به بصریسازی توالی فعالیتهای کسبوکار و اطلاعات مرتبط با آن مدلسازی فرایند اتلاق میگردد. هدف از مدلسازی فرآیندهای کاری یک سازمان، ایجاد یک زبان مشترک مفهومی (مبتنی بر استاندارد) و ساده (در قالب اشکال گرافیکی که هم حجم کمتری دارند و هم بهراحتی توسط کاربر قابل درک هستند)، بین مدیران و کارشناسان سازمان، و تحلیلگران سیستمی، با هدف استخراج فرآیندهای موجود و نمایش فرآیندهای جدید میباشد. در چنین فعالیتی تحلیلگران از ابزارهای مدلسازی برای مدل کردن وضعیت فعلی و وضعیت آینده سازمان استفاده میکنند. بنابراین بایستی تجزیهو تحلیل مناسب جهت ارتقاء سطح سازمان صورت گیرد. تصویر گرافیکی در مدلسازی باعث سهولت ارتباط و درک مشترک گروه های ذینفع از فرایند می شود. با بهره گرفتن از ابزار مناسب، مدلها را میتوان با اطلاعات در مورد مسائل، خطرات، مفروضات، فرصتها، و غیره غنی نمود و با عناصر اطلاعات سایر مدلها از جمله داده ها و نمودار سازمانی، برای تجزیهوتحلیل دقیقتر و بهترو گزارشهای گسترده سازمانی ارتباط برقرار کرد. مدلها باید به راحتی در دسترس افراد متصدی فرایند قرار گیرند و توسط صاحبان کسبوکار نگهداری و بهروزرسانی شوند، چراکه پایهای برای پیادهسازی فرآیندها و بهبود مستمر آنها در سازمان محسوب میشوند. این ابزار به یک مخزن مرکزی جهت سهولت دسترسی و بدون محدودیت الگوسازان برای کمک به تولید مدلهای صحیح و کامل نیاز دارد [۳۸،۳۹].
در سیستمهای BPMS، لزومی ندارد قبل از استقرار سیستم، مدل مطلوب فرآیندی احصاء شود. با توجه به سرعت تغییر نیازمندیها در سازمان تهیه مدل مطلوب، بدون ضمانت اجرایی، مؤثر نخواهد بود. بنابراین میبایست از روش بهبود مستمر استفاده نمود و پس از مدلسازی وضعیت موجود و اجرای فرآیندها براساس وضعیت موجود، اقدام به بهبود فرآیندها نمود. هدف از مدلسازی فرایند کسبوکار شناسایی و مستندسازی فعالیتهای جاری و شناسایی و مستندسازی فعالیتهای وضع مطلوب است. در واقع چالشی است برای تشخیص این مسئله که راهکارها و فرایندها در حال حاضر چگونه انجام می شود و برای رسیدن به وضعیت بهینه چه اقداماتی شامل سیستمهای فنآوری اطلاعات، داده ها، آموزش، اختیارات و مسئولیت ها، تعاملات و مستندسازی در اولویت قرار میگیرند [۴۳].
[جمعه 1400-07-30] [ 09:11:00 ب.ظ ]
|