ساخت نقاط کنترل
باید در نظر داشت که تغییرات باید به طور مستمر اعمال شوند. حتی سیستم­هایی که به بهترین نحو مدیریت می­شوند هم، ممکن است به مرور زمان با خطا مواجه شوند. فرایند نوآوری باید همیشه در رأس لیست اولویت های یک کسب­وکار باشد.
۲-۷-۳- تفاوت BPM و :BPR
سیستم­هایBPM وBPR در سازمان نقش­های یکسانی ندارند؛ چرا­کهBPR خواستار نابودی رادیکال فرآیندهای کسب­وکار موجود است وBPM از فرایند­های موجود با برنامه­ ریزی عملی­، تکرار شونده و افزایشی به وضع مطلوب می­رسد [۳۴].
۲-۸- سیستم مدیریت گردش کاری:
سیستم مدیریت گردش کار، سیستمی تعریف می­ شود که اجرای گردش کار را تعریف، ایجاد و مدیریت می­ کند و با بهره گرفتن از یک نرم­افزار و یک یا چند موتور گردش کار، قادر به تعریف و تفسیر فرآیندها و تعامل با کاربران در گردش کار می­باشد و در صورت نیاز، با بهره گرفتن از فن­آوری اطلاعات ابزارها و برنامه ­های کاربردی را فراخوانی می­ کند [۱۶].
۲-۸-۱- معایب سیستم WFM
سیستم گردش کار تنها یک نوع ابزار مسیریابی است که بر جنبه‎‌های عملیاتی متمرکز است. در واقع تمرکز آن تنها روی فرآیندهای کاری است نه محتوای فعالیت‎‌ها و وظایف. یعنی صرفاً انتقال داده‌‎ها طبق روال‎‌ها و قواعد از پیش تعیین شده بدون انجام هیچ‎‌گونه تجزیه­وتحلیلی روی داده‎‌ها انجام می‎­شود.
رویکرد وظیفه‌‎ای دارد؛ نه فرآیندی.
امکان برقراری ارتباط با پایگاه‎‌های داده­ی سیستم‎‌های دیگر به­راحتی و سادگی امکان‎‌پذیر نیست.
همراه سیستم گردش کار، سیستم‌‎های فرم‎‌ساز و گزارش‎‌ساز هم باید تهیه شود. چرا­که سیستم گردش کار به تنهایی دارای محیط فرم‌‎ساز و گزارش‎‌ساز نیست.
قواعد کاری ساده را پوشش می‎‌دهد.
یکپارچه‌‎سازی آن محدود است.
محیط طراحی فرایند و فرم‎‌ها، دارای استاندارد جهانی نیست و برای این عملیات، حتماً، باید از متخصصین خبره برنامه‎‌نویس استفاده کرد.

عدم کاربرپسندی محیط طراحی فرایند به دلیل استفاده از کدنویسی‎‌های طاقت­فرسا و زمان‎بر.
امکان اعمال تغییرات و بهبود فرآیندها به راحتی امکان‎‌پذیر نیست.
محدود بودن امکانات کنترلی و مدیریتی مدل‌سازی و طراحی فرایند.
عدم سهولت و سادگی در عملیات بهبود فرآیندها پس از اجرای آ­­ن­ها.
قابلیت اخذ گزارشات کنترلی و مدیریتی آن در حد مقدماتی و محدود است.
عدم پشتیبانی از دو نسخه از یک گردش کار
عدم توانایی در پایش اطلاعات
۲-۸-۲- تفاوت BPM و WfM
BPMSها توسعه داده شده­ و تکامل یافته WFMها هستند، چرا­که در سیستم­های مدیریت فرایند کسب­وکار، محدودیت­های سیستم­های مدیریت گردش کار برطرف شده و راه حل­هایی برای هرکدام از محدودیت­ها در نظر گرفته شده است. به زبان ساده می­توان چنین گفت که BPMS نه­تنها تمام امکانات و قابلیت ­های موجود در WFMS از قبیل ایجاد فرم­، تعیین قوانین ساده و ثابت برای گردش فرم­های ایجاد شده و … را پوشش می­دهد، بلکه دارای امکانات و قابلیت ­های بسیار قدرتمندتری نیز می­باشد که از آن می­توان به قابلیت یکپارچه­سازی قوی نرم­افزار، توسعه نرم­افزار، تجزیه­وتحلیل روند و شبیه­سازی غنی­تر فرایند و مدل سازی، مدیریت و به روزرسانی نسخه­های جدید، پشتیبانی از قواعد کاری پیچیده و… است [۱۱،۳۶].
محققان از دو دیدگاه، تفاوت سیستم­های مدیریت فرایند کسب­وکار و سیستم­های مدیریت گردش کار را بررسی می­ کنند. ­دیدگاه اول بنابر تحقیقاتی که توسط شرکت گارتنر انجام شده است، بیان می­ کند کهBPM به عنوان یک نظام مدیریت فرآیندگرا در نظر گرفته می­ شود و رویکردی فرآیندی به فعالیت­های سازمان دارد و در تلاش است فعالیت­هایی از سازمان که در تعریف فرایند می­گنجند را پوشش دهد، در حالی­کهWFM به عنوان یک تکنولوژی معرفی می­ شود که از آن سیستم پشتیبانی می­ کند. دیدگاه دیگر که از سوی محققانی از جمله آلست^[۳۶] و همکاران بیان می­ شود این است که WFM زیر­مجموعه ­ای از BPMتعریف می­ شود و در واقع یک مرحله از چرخه­ی حیات BPM می­باشد ویک نقش مهم و بحرانی در مدیریت سیستم­های فرایند کسب­وکار بازی می­ کند. از بارزترین کمبودهای WFM تشخیص خطاها و تجزیه­وتحلیل فرایند­ها است [۱۵،۳۴،۳۷].
بنابراین می­توان BPMS را به عنوان نسل بعد ازWFMS در نظر گرفت. به وجود آمدن قابلیت ­های جدید در سیستم­های BPMS در سازمان، قدرت بهبود مستمر را ایجاد می­ کند که اساسی­ترین تفاوت را با سیستم­های سنتی و غیر انعطاف­پذیر WFMS، سبب می­ شود.
فصل سوم
روش تحقیق
۳-۱- مقدمه
مدیریت فرایند کسب­وکار شامل فعالیت­های مختلف می­باشد که به نوع طرح، چرخه­ی حیات BPM و سطح بلوغ سازمان بستگی دارد [۳۸،۳۹]. BPMS، به­عنوان یک ابزار و راهکار مدیریتی به معنای واقعی برای مدل­سازی، اجرا و پیاده­سازی، پایش و بهبود فرآیندهای کسب­وکار سازمانی می­باشد. این راهکار، حاکمیتی را درسازمان برای افزایش چابکی و کارایی فراهم می ­آورد و به مدیران اجازه می­دهد، بتوانند عملیات سازمان را با اهداف راهبردی و استراتژی­ های کلان، هم­راستا نمایند. بدین جهت ضروری است این ابزار قابلیت یکپارچگی و پیوند زدن اشخاص، سیستم­های اطلاعاتی، وظایف، کسب­وکارها، مشتریان و شرکا را با یکدیگر دارا باشد، به­ طوری که بتواند تمام فرآیندهای خرد و کلان سازمان را به­ صورت هوشمند و خودکار درآورده و مانع از بروز دوباره­کاری­ها و تأخیرها در فعالیت­های سازمان شود. بنابر­این اهمیت انتخاب یک BPMS مناسب برای یک سازمان از اهمیت فراوانی برخوردار است. از این رو سازمان­هایی که به ضرورت وجود این نوع سیستم پی برده­اند، در هنگام خرید و انتخاب BPMS دچار تردید و سردرگمی­ می­شوند، چرا­که هنگام انتخاب عواملی مانند: حمایت مدیریت ارشد، استراتژی­ های سازمانی، فرهنگ سازمان مبتنی بر سیستم جدید، تکنولوژی و مدیریت پروژه نقش مهمی ایفا می­ کنند [۴۰].
در حال حاضر طیف گسترده­ای از ابزارهایBPM برای استفاده در سازمان­های مختلف، در بازار موجود می­باشد که برای هر هدف، نمادها، روش ها و ابزارهای مختلف استفاده می­ شود. همه ابزارهای BPM ازهمه­ی فعالیت­ها یا هدف­های سازمان حمایت نمی­کنند. با این حال برخی از ابزارها جامع­تر و پیچیده­تر از بقیه می­باشند. سازمان­ها اطلاعات کمی از جنبه های مختلف BPM دارند و همچنین عرضه­کنندگان نرم­افزار اطلاعات فنی محدودی در اختیار آن­ها قرار می­ دهند. از این رو در یک موقعیت آسیب­پذیر قرار می­گیرند و انتخاب ابزاری که خواسته­ های آنان را بدون هدر رفتن زمان و هزینه­ زیاد برآورده سازد، امری ضروری می­باشد [۳۸،۳۹].
امروزه، تعداد زیادی BPMS در بازار داخل و خارج کشور وجود دارد که مشتری‌ها در انتخاب بین آنها، بعضاً با سردرگرمی مواجه می‌شوند. گرچه پیاده‌سازی BPMS در سازمان با مزایای فراوانی همراه است، ولی مسلماً انتخاب یک BPMS مناسب با وضعیت کسب­وکار سازمان، توانایی مالی و اجرایی آن و مهارت کارکنان نیز به نوبه­ی خود از اهمیت بسیار زیادی برخوردار می‌باشد [۴۱]. براین اساس، معیارها و راه­کارهای اصلی وجود دارد که سازمان­ها با تکیه بر آن­ها در تصمیم ­گیری خود، در نهایت می‌توانند مطمئن شوند که یک BPMS مناسب انتخاب نموده‌اند. در این بخش با بررسی شاخص­ های ارزیابی BPMS می­توان به یک الگو جهت تعیین کارایی نرم­افزارهای این حوزه دست یافت. باید توجه داشت که همه ویژگی­ها در یک محصول خوب از نظر فنی خلاصه نمی­ شود، چرا که هدف سازمان صرفاً خرید یک BPMS مناسب نیست، بلکه هدف اصلی این است که بتوان این سیستم را در حداقل زمان ممکن و با بالاترین کیفیت و سرعت در سازمان اجرا و پیاده­سازی نمود.
قابلیت ­های کلیدی سیستم مدیریت فرایند کسب­وکار [۱۵]:
مشارکت نزدیک کسب­وکار و فن­آوری اطلاعات،
قابلیت یکپارچه­سازی افراد و سیستم­هایی که در فرآیندهای کسب­وکار شرکت دارند،
توانایی شبیه­سازی فرآیندهای کسب­وکار جهت طراحی بهینه­ترین فرآیندها برای اجرا در سازمان،
قابلیت نظارت، کنترل و بهبود فرآیندهای کسب­وکار در زمان واقعی
قابلیت ایجاد تغییر در فرآیندهای کسب­وکار موجود در زمان واقعی.
۳-۲- معیارهای انتخابBPMS مناسب
شاخص­ های انتخاب شده، براساس چرخه­­ی حیات مدیریت فرایند کسب­وکار، اجزاء مدیریت فرایند کسب­وکار و نظر خبرگان در زمینه­ BPMS، به ۱۴ گروه اصلی طبقه ­بندی شده ­اند. همان­طور که اشاره شد، چرخه­ی حیات BPMS، به ۴ قسمت عمده تقسیم ­بندی می­ شود که به بهبود مستمر فرآیندهای سازمان منتج می­ شود. آن ۴ گروه عبارتند از: مدل­سازی و طراحی، توسعه و استقرار، مدیریت و تعامل، تحلیل و بهینه­سازی. جهت سنجش میزان کارایی نرم­افزار هرکدام از این بخش­ها به چند زیر مجموعه تقسیم می­شوند که برای تعیین شاخص­ های نرم­افزار از آن زیرمجموعه­ها استفاده می­ شود.
برخی از شاخص ­ها به دلیل اهمیتی که در زیرساخت و فن­آوری سیستم دارند، جزء شاخص­ های اصلی محسوب می­شوند که شامل معیارهای فنی و اجرایی هستند و برخی دیگر به دلیل نقش حمایتی جزء شاخص­ های فرعی محسوب می­شوند. اما این موضوع به منزله­ی بی اهمیت بودن و حذف شاخص­ های فرعی نیست، چرا­که در ارزیابی سیستم و نرم­افزار، نقش خاص خود را ایفا می­ کنند. معیارهای اصلی که در چرخه­ی حیات BPMS می­گنجند، عبارتند از: قابلیت مدل­سازی، قابلیت شبیه­سازی، قابلیت پیاده­سازی، تجزیه­وتحلیل فرایند، فن­آوری نرم­افزار، سازگاری نرم­افزار، همکاری فرایند، مدیریت امنیت، مدیریت فرم­ها، پورتال گردش کار، مدیریت و نظارت، بایگانی و گزارشات، قواعد کسب­وکار و معیارهای فرعی شامل تأمین کننده، خدمات و پشتیبانی و سابقه­ محصول می­باشد (شکل ۳-۱).

شکل ۳-۱- شاخص­ های اصلی مدیریت فرایند کسب­وکار [۴۲]
۳-۲-۱- قابلیت مدل­سازی:
فاز اول بسیاری از پروژه­ ها از جمله بهبود فرآیندها، مهندسی مجدد، معماری سازمانی و… با مدل­سازی فرآیندهای وضعیت موجود سازمان آغاز می­گردد. به بصری­سازی توالی فعالیت­های کسب­وکار و اطلاعات مرتبط با آن مدل­سازی فرایند اتلاق می­گردد. هدف از مدل­سازی فرآیندهای کاری یک سازمان، ایجاد یک زبان مشترک مفهومی (مبتنی بر استاندارد) و ساده (در قالب اشکال گرافیکی که هم حجم کمتری دارند و هم به­راحتی توسط کاربر قابل درک هستند)، بین مدیران و کارشناسان سازمان، و تحلیل­گران سیستمی، با هدف استخراج فرآیندهای موجود و نمایش فرآیندهای جدید می‌باشد. در چنین فعالیتی تحلیل‌گران از ابزارهای مدل‌سازی برای مدل کردن وضعیت فعلی و وضعیت آینده سازمان استفاده می‌کنند. بنابراین بایستی تجزیه­و تحلیل مناسب جهت ارتقاء سطح سازمان صورت گیرد. تصویر گرافیکی در مدل­سازی باعث سهولت ارتباط و درک مشترک گروه ­های ذی­نفع از فرایند می­ شود. با بهره گرفتن از ابزار مناسب، مدل­ها را می­توان با اطلاعات در مورد مسائل، خطرات، مفروضات، فرصت­ها، و غیره غنی نمود و با عناصر اطلاعات سایر مدل­ها از جمله داده ­ها و نمودار سازمانی، برای تجزیه­وتحلیل دقیق­تر و بهترو گزارش­های گسترده سازمانی ارتباط برقرار کرد. مدل­ها باید به راحتی در دسترس افراد متصدی فرایند قرار گیرند و توسط صاحبان کسب­وکار نگهداری و به­روز­رسانی شوند، چراکه پایه­ای برای پیاده­سازی فرآیندها و بهبود مستمر آن­ها در سازمان محسوب می­شوند. این ابزار به یک مخزن مرکزی جهت سهولت دسترسی و بدون محدودیت الگو­سازان برای کمک به تولید مدل­های صحیح و کامل نیاز دارد [۳۸،۳۹].
در سیستم­های BPMS، لزومی ندارد قبل از استقرار سیستم، مدل مطلوب فرآیندی احصاء شود. با توجه به سرعت تغییر نیازمندی­ها در سازمان تهیه مدل مطلوب، بدون ضمانت اجرایی، مؤثر نخواهد بود. بنابراین می­بایست از روش بهبود مستمر استفاده نمود و پس از مدل­سازی وضعیت موجود و اجرای فرآیندها بر­اساس وضعیت موجود، اقدام به بهبود فرآیندها نمود. هدف از مدل­سازی فرایند کسب­وکار شناسایی و مستند­سازی فعالیت­های جاری و شناسایی و مستند­سازی فعالیت­های وضع مطلوب است. در واقع چالشی است برای تشخیص این مسئله که راه­کارها و فرایند­ها در حال حاضر چگونه انجام می­ شود و برای رسیدن به وضعیت بهینه چه اقداماتی شامل سیستم­های فن­آوری اطلاعات، داده ­ها، آموزش، اختیارات و مسئولیت ­ها، تعاملات و مستند­سازی در اولویت قرار می­گیرند [۴۳].