همانطور که در شکل (۲-۱) نشان داده شده است، مسائلی که باعث شکست سیستم های اطلاعاتی می شوند به گروه های متعددی تقسیم می شوند.

شکل ۲-۱: زمینه های مشکل آفرین در سیستم های اطلاعاتی

زمینه های اصلی مشکلات عبارتند از :

• طراحی :

طراحی سیستم ممکن است برای تأمین نیازهای اساسی کسب و کار یا بهبود عملکرد سازمانی با شکست مواجه شود. اطلاعات ممکن است به اندازه کافی تولید نشود یا به شکلی ارائه شود که غیر قابل درک و استفاده باشد، یا اطلاعات نادرستی ارائه کند که احیاناً مربوط به قسمتی دیگر از سازمان باشد. گاه ممکن است کار با سیستم ممکن است با رابط های گرافیک ضعیف طراحی شده باشد (عرب مازار یزدی و همکاران. ۱۳۸۶).

• داده ها :

در یک سیستم ممکن است داده ها از حد بالایی از عدم دقت و عدم تجانس برخوردار باشند. اطلاعات در زمینه خاص، ممکن است غلط یا ناواضح باشد یا برای اهداف خاص کاری و تجاری نتوان آنها را مورد استفاده قرار داد. اطلاعات لازم برای تصمیم در مورد عمل تجاری خاص ممکن است به علت نقص داده ها عملاً در دسترس نباشد (عرب مازار یزدی و همکاران، ۱۳۸۶).

• هزینه ها :

برخی از سیستم ها بسیار خوب عمل می کنند، اما هزینه پیاده سازی آنها بسیار بالاتر از بودجه تعیین شده قرار گرفته است. گاه اتمام برخی از سیستم ها ممکن است بسیار هزینه بر باشد. در هر حالت، هزینه های بیش از اندازه را نمی توان با ارزش هایی توجیه کرد که سیستم ایجاد می کند (عرب مازار یزدی و همکاران، ۱۳۸۶).

• عملیات :

سیستم به خوبی عمل نمی کند. اطلاعات به موقع و به شیوه ای مؤثر تولید نمی شوند، زیرا سیستم رایانه ای مسئول پردازش اطلاعات از کار می افتد. وقت زیادی صرف از سرگیری کارهایی می­شود که به طور دائم قطع می شوند و باعث تأخیر در انجام کارها و از دست دادن برنامه زمان بندی شده برای انتقال اطلاعات می شوند و باعث تأخیر در انجام کارها و از دست دادن برنامه زمان بندی شده برای انتقال اطلاعات می شوند. این اشکالات را نمی توان تنها به اشکالات فنی سیستم های اطلاعاتی مربوط دانست، منابع غیر فنی نیز به نوبه خود در این امر سهیم هستند. در واقع، اغلب مشکلات منجر به شکست سیستم های اطلاعاتی، از عوامل سازمانی نشات می گیرند (لئودان[۱]، ۲۰۰۲)، (عرب مازار یزدی و همکاران، ۱۳۸۶).

۲-۵ روندهای جدید ERP

ERP  با بررسی کلیه روندهای سازمان و تأثیر آنها بر یکدیگر امکان مهندسی مجدد، بهینه سازی فعالیت ها و در نهایت افزایش بهره وری و کارایی سازمان را فراهم می آورد.

ERP  با ایجاد بستر اطلاعاتی مناسب و تغییر در نگرش و فرهنگ سازمانی به همراه بهینه سازی روندها و چالاکی حاصل از بستر فراهم شده، امکان برنامه‌ریزی طبق شرایط سازمان را فراهم می سازد.

به این ترتیب سازمان خواهد توانست بطور یکپارچه در راستای ایجاد مزایای رقابتی، افزایش درآمد و تحقق اهداف سازمانی گام بردارد.

۲-۶ چرا سازمانها به ERP نیاز دارند؟

بقای سازمان ها وابسته به کسب موفقعیت در فضای رقابتی است .در بازارهای رقابتی امروز طول عمر مزایای رقابتی سازمانها کاهش یافته است به همین دلیل باید به سرعت روندها را در جهت بدست آوردن مزایای جدید رقابتی بهینه سازی کرد.

برای این منظور نیاز به ابزاری است که در لحظه توانایی جمع آوری سریع اطلاعات از همه ابعاد سازمان و مدلسازی دقیق بر اساس شرایط کل سازمان مانند شکل (۲-۲) را داشته باشد.

شکل ۲-۲: مدلسازی جریان اطلاعات برای کل سازمان

[۱] - Laudon