برای بسیاری از سازمان ها تجاری این اصطلاحات بسیار رسمی هستند. برخی سازمان ها نیز از درجه بندی غیررسمی برای سطوح قابلیت ها استفاده می کنند:

- تازه کار : سطحی از درک اساسی از وظیفه، اما کارمند آن را قبلاً انجام نداده است؛
- کارآموز : کارمند وظیفه را با کمک و راهنمایی فرد دیگری انجام می دهد یا آن را درک می کند و تجربه عملی محدودی در آن زمینه دارد؛
-شایسته : کارمند درک عمیقی دارد و بطور ثابت وظیفه را با استانداردهای مورد نیاز انجام می دهد؛
- متخصص: بطور ثابت وظیفه را برای استانداردهای مورد نیاز انجام می دهد و شیوه های بهبود کار را مورد توجه قرار می دهد و درک عمیقی دارد و می تواند دیگران را آموزش دهد(شلابیر،۳: ۲۰۰۲)
۲-۱۳-قابلیت های سازمان
جیم کالینز در دو کتاب معروف خود به نام های “از خوب به عالی” و “ساختن برای ماندن"، قابلیت های سازمان های با عملکرد بالا را چنین بر می شمارد:
آنها دارای یک ایدئولوژی مرکزی شفاف دارند که از موارد زیر ساخته شده است:
- قصد پایدار
-چشم اندازی از آینده مطلوب
- ارزش های بنیادین
۲- تلاش برای حفظ ایدولوژی مرکزی و در عین حال میل به پیشرفت و تغییر
۳-حفظ ایدئولوژی از طرق زیر انجام می شود
- پیگیری برای به پایان رساندن ورای سود
- داشتن یک تیم مدیریتی تربیت شده در داخل سازمان
-داشتن فرهنگ تعلق و غیرت سازمانی
- پیشرفت از طرق زیر صورت می گیرد:
-اتخاذ اهداف بزرگ و جسورانه
- آزمون چیزهای بسیار و نگهداری از آنچه که کار می کند
-زیستن بر اساس استاندارد"به اندازه کافی خوب است هرگز وجود ندارد”
۵-سرمایه گذاری برای سازمان پایدار نه رهبری کاریزماتیک یا ایده محصولات عالی
۶-داشتن پرسنل منضبط، با نظم در اندیشه که به اعمال منظم منهی می شود
۷-پرسنل منضبط:
-دارای سطح پنجم رهبری هستند یعنی
- شخصیت متواضع و اراده حرفه ای که خواهان نتایج خوب برای همه است.
-به سازمان می اندیشند نه به شهرت، فرصت و قدرت
-خواهان افراد شایسته هستند، کسانی که خودانگیزه، خود انضباط و به دنبال سرافرازی باشند
۸-نظم در اندیشه شامل موارد زیر می شود:
-به عقیده ای که در انتها پیروز می شود وفادارند، هرآنچه که باشد
-آنها با واقعیت های نه چندان خوشایند، رو در رو می شوند
-ایجاد محیطی که صدای حقیقی در آن شنیده شود
-از طریق پرسش ها رهبری می کنند نه جواب ها
-پرداختن به گفتگو و بحث سالم نه اجبار
- مورد کاوی بدون اتهام زنی
- توجه به خط قرمزها و اطلاعاتی که قابل صرفنظر کردن نیستند
۹-اعمال منظم
-ایجاد فرهنگ خودانضباطی و استانداردهای رفتاری که نیازی به کنترل های سلسله مراتبی و
بروکراتیک نداشته باشد
-آزادی رفتار در چارچوب هدف شفاف، اصول، و استانداردهای تعالی
-بی علاقه به حفظ یک جهت
-ایجاد ارتباطات قوی و احترام متقابل
- سخت کوش اما نه ظالمانه (مثلاً محدود و دلزده نکردن(
علاوه بر موارد فوق، سازمان های کارا سازمان هایی هستند که عملکرد فوق العاده دارند و دارای خصوصیات زیر نیز می باشند
۱-طرح محتوا: محتوای ایده های بزرگ
-تغییر نگرش به پرسنل از تئوری Y به تئوری Super-Y : دیدن پرسنل نه به عنوان نیروهای مسئول و قابل اتکا به به عنوان کسانی که قابلیت فهم پیچیدگی زنجیره ارزش ها، استراتژی کسب و کار، تعهد بالای تخصص، خلاقیت و خودگردانی را دارند
- تغییر نگرش از مدیریت توسط شخصیت به مدیریت توسط اصول: عملکرد بر اساس استاندارد تعالی برای همه چیز که منجر به بروز بهترین برای هرکس می شود
- گذر از ایده های غالب و فراگیر در همه سازمان به مجموعه ای از ایده های غالب در هر سطح که منجر به همراستایی تمام سازمان می شود.
۲-طرح امور زیرساختاری: فرایندهای اجتماعی، سیستمی و ساختاری
- گذر از فرمان و کنترل و مدیریت رفتاری به خودمدیریتی استراتژیک فرایندها، سیستم ها و ساختارها. به عنوان مثال تیم های خودراهبرنده
- گذر از یادگیری دوره ای به یادگیری پیوسته به عنوان مثال۱۰% زمان پرسنل
- گذر از خلاقیت های مقطعی به خلاقیت های پیوسته