سطوح سرآمدی در مدل تعالی سازمانی و فرآیند دریافت جایزه

در اواخر سال ۲۰۰۱میلاد، بنیاد اروپایی کیفیت برای تشویق و ترغیب سازمان ها جهت قرارگرفتن در مسیر تعالی، سطوحی را تحت عنوان سطوح سرآمدی تعریف کرد. تا آن زمان فقط سازمان‌های سرآمد می‌توانستند سطح سرآمدی خود رانسبت به جایزه کیفیت اروپا ارزیابی نمایند و این موضوع باعث سرخوردگی سازمان‌هایی می‌گردید که تلاش‌هایی را در راه سرآمدی انجام داده بودند. در واقع این کار در پاسخ به تقاضای روز افزون سازمان ها جهت نحوه مشخص کردن جایگاه خود در راه پر پیچ و هم سرآمدی انجام گردید. بنیازد EFQM در این طرح اهداف زیر را دنبال می کند:

• فراگیر کردن مفهوم و فرهنگ سرآمدی در سطح اروپا
• افزایش تعداد به کارگیرندگان مدل EFQM در جهت بهبود عملکرد سازمان شان
• ارائه سازوکار و خدماتی که به سازمان در جهت ارتقاء تعالی شان کمک می کند سطوح تعریف شده توسط EFQM عبارتند از:
• سطح متعهد ( اهتمام) به سر آمدی
• سطح شناخته شده برای سرآمدی
• برگزیدگان اولیه
• برندگان جایزه مقدماتی
• برنده جایزه نهایی

که در این قسمت به تشریح این سطوح می‌پردازیم:

۲-۳-۷-۱-سطح ۱: متعهد به سرآمدی

این سطح برای سازمان‌هایی طراحی شده است که در ابتدای سفر خود به سمت سرآمدی سازمانی هستند. در اینجا هدف این است که سازمان ها عملکرد فعلی خود را درک کرده و بتوانند اولویت‌های بهبود را تعیین نمایند. بدین منظور یک فرآیند دو مرحله ای پیش روی سازمان ها قرار دارد

در مرحله اول از سازمان خواسته می‌شود که با به کارگیری یک پرسش مناسب یک خود ارزیابی کامل نسبت به معیارهای ۹گانه EFQM انجام دهند. با این کار آنها نگرش جامعی نسبت به عملکرد خود در قبال یک مدل شناخته شده بدست خواهند آورد. برون داد این مرحله از کار، مشخص شدن تعدادی نواحی بهبود برای سازمان خواهد بود. در مرحله دوم سازمان باید بتواند نشان دهند که اقداماتی در جهت بهبود انجام داده است و یک برنامه بهبود که مبتنی بر خود ارزیابی سازمانی است در آنجا پیاده شده است. این کار طی یک بازدید یک یا دو روزه که توسط یک ارزیاب آموزش دیده انجام می‌گیرد با برگزاری جلسات بحث و گفتگو و احیاناً مشاهده برخی مستندات صحه گذاری می‌گردد.

۲-۳-۷-۲- سطح۲: شناخته شده برای سرآمدی

این سطح برای سازمان‌هایی طراحی شده است که فرآیند خود ارزیابی را به طور کامل انجام داده اند و پیشرفت‌های مناسبی را در به کار گیری معیارهای ۳۲ گانه مدل داشته اند چنین سازمان‌هایی، فرآیندی مشابه ارزیابی برای جایزه کیفیت اروپا را در سطحی ساده تر طی می‌نمایند. بدین ترتیب که آنها یک گزارش مختصر را که چارچوب آن مشخص است تهیه و در اختیار ارزیابان قرار می‌دهند. یک گروه ارزیاب سه الی پنج نفره پس از مطالعه گزارش، یک بازدید حدوداً سه روزه از سازمان انجام می‌دهند و نسبت به تهیه گزارشی که شامل امتیاز سازمان و نقاط قوت و حوزه‌های نیازمند بهبود می‌دهند و نسبت به تهیه گزارشی که شامل امتیاز سازمان و نقاط قوت و حوزه‌های نیازمند بهبود است اقدام می‌نمایند. سازمانی که بتواند حداقل ۴۰۰ امتیاز کسب نماید در این سطح قرار می‌گیرد و می‌تواند از چنین دستاوردی برای امور تبلیغاتی خود نیز استفاده کند.

۲-۳-۷-۳- سطوح ۳و۴و۵ : برگزیدگان اولیه، برگزیدگان جایزه مقدماتی و برنده جایزه نهایی

این سطوح که به سطح جایزه نیز معروف هستند تا قبل از سال ۲۰۰۱ تنها سطوح شناخته شده بودند به خاطر این که در فرآیند درخواست برای جایزه کیفیت اروپا از یکدیگر تفکیک می‌گردند با هم توضیح داده می‌شوند.

سازمان‌هایی که متقاضی جایزه کیفیت اروپا هستند باید در زمان تعیین شده توسط EFQM یک گزارش ۷۵ صفحه ای مطابق ساختاری که برای این گزارش مشخص شده، تهیه کنند. این گزارش توسط ی تیم ارزیاب آموزش دیده و مجرب که معمولا مدیران ارشد سازمان ها از کشورهای مختلف هستند مورد ارزیابی قرار می‌گیرد. بسته به بزرگی و پیچیدگی سازمان، تعداد این ارزیاب از سه تا هشت نفر متغیر است. اگر سازمانی بتواند در این مرحله امتیازی بالاتر از آنچه که کمیته داوران جایزه مسخص می کند (حدود ۴۵۰ امتیاز) کسب نماید. از آنجا بازدید به عمل خواهد آمد. تیم ارزیاب حداکثر طی یک هفته نسبت به بازدید از محل اقدام نموده و نسبت به بازنگری در امتیاز اقدام خواهد نمود و یک گزارش باز خور همراه با جزئیات تهیه خواهد کرد سپس کمیته داوران جایزه، گزارش‌های  باز خور تهیه شده توسط تیم ارزیاب را مطالعه و نسبت به صحه گذاری در امتیاز اقدام خواهند کرد.

در نهایت کمیته داوران جایزه، نسبت به تعیین سطح متقاضیان با توجه به امتیاز کسب شده اقدام خواهد کرد. به طور تقریبی، سازمان‌هایی که به ترتیب بالای ۵۵۰ و ۶۳۰ امتیاز بگیرند در سطوح برگزیدگان اولیه و برندگان جایزه مقدماتی قرار خواهند گرفت و سازمانی که بتواند بیشترین امتیاز را ( به شرط داشتن حداقل ۷۰۰ امتیاز ) کسب نماید. عنوان برنده نهایی جایزه کیفیت اروپا معرفی خواهد شد. این به آن معنی است که ممکن است در یک سال بخصوص این فرآیند برنده نهایی برای جایزه کیفیت اروپا نداشته باشد. ضمناً باید توجه کرد که سطوح جایزه برای دسته‌ه ای مختلف متقاضیان به طور جداگانه ارزیابی می‌شود. از سال ۲۰۰۳ تنها شرکتهایی می‌توانند برنده جایزه مقدماتی باشند که حداقل در یکی از مفاهیم بنیادین به عنوان مدل الگو انتخاب شوند. بدین ترتیب یک شرکت می‌تواند برنده چند جایزه گردد. به عنوان مثال در سال ۲۰۰۳ میلادی یکی از واحد‌های عملیاتی شرکت بوش در ترکیه ضمن کسب جایزه کیفیت اروپا برنده مقدماتی در مفهوم رهبری و ثبات در مقاصد نیز گردید(فیروزی، ۱۳۸۴: ۱۱۹-۱۲۴).

۲-۳-۸- مدل تعالی سازمانی در ایران

مدل تعالی سازمانی در شرایطی در ایران مطرح می شود که در جهان بیش از ۷۰ مدل سرآمدی ملی و ۹۰ جایزه کیفیت وجود دارد که عموماً بهره گرفته از مدل های EFQM و بالدریج بوده و بسوی یکدیگر همگرا شده اند . گویا زبان رقابت در همه جای دنیا یکی است که موسسات اقتصادی را از آموختن الفبای مدیریت فراگیر سازمانی گریزی نیست.لزوم رقابت پذیرشدن بخش صنعت و معدن با رویکرد جهانی و توصیه های مشارکت ها و ادغام های صنعتی با جهان برای امکان دستیابی به بازار جهانی و ایجاد اعتبار جهانی برای این بخش باعث شد که در وزارت صنایع و معادن طراحی مدلی جهانی مورد توجه و اقدام قرار گیرد مدلهایی که چندین سال بود جوامع صنعتی جهانی آنها را پذیرفته و دنبال کرده بودند.طی سالهای ۱۳۷۸ تا ۱۳۸۱ دو مدل اصلی مالکوم بالدریج و EFQM و تغییراتی که احیاناًُ برخی کشورهای دیگر روی این دو مدل صورت داده بودند توسط وزارت صنایع و معادن و موسسه مطالعات بهره وری و منابع انسانی مورد بررسی قرار گرفت . فرآیند انتخاب نیز با تشکیل گروه های کارشناسی و جمع آوری اطلاعات وانجام ارتباطات با موسساتی که این مدلها را دنبال می کردند و تهیه پیش نویس های لازم صورت گرفت پس  در جلسات متعدد کمیته های علمی مرکب از کارشناسان و متخصصین سیستم های مدیریت این پیش نویس ها مطرح و در نهایت توسط کمیته علمی مدل تعالی سازمانی EFQM در تاریخ ۱۰/۳/۸۲ به تصویب رسید. با تصویب مدل EFQM از سال  ۱۳۸۲  این مدل در زیر مجموعه های وزارت صنایع و معادن به اجرا در آمد و این وزارتخانه و موسسه مطالعات بهره وری و منابع انسانی مقدمات جایزه ملی بهره وری و تعالی سازمانی را پی ریزی کردند که در طول دو دوره از برگزاری جایزه ملی بهره وری و تعالی سازمانی تعدادی از شرکتهای بزرگ دولتی و تعداد محدودی از شرکتهای بخش خصوصی این مدل را دنبال کردند که پس از طی مرحله خودارزیابی موفق به پر کردن اظهار نامه جهت دریافت گواهینامه شدند(دل قوی، ۱۳۸۶: ۷۴).

۲-۳-۹- جایزه ملی تعالی سازمانی

جایزه تعالی سازمانی با هدف ایجاد فضایی برای تبادل تجربیات موفق سازمان ها و معرفی مدل تعالی سازمانی به عنوان چارچوبی برای اعمال شیوه های مناسب مدیریتی، خود ارزیابی و شناخت نقاط قوت و زمینه های قابل بهبود به سازمان های ایرانی معرفی شده است.کلیه سازمان‌ها و بنگاه‌های ایرانی که در زمینه‌های مختلف فعالیت می‌کنند، می‌توانند متقاضی این جایزه باشند. این جایزه به تفکیک در پنج بخش “ساخت و تولید"، “خدمات"، “سلامت"، “آموزش” و “عمومی” به اجرا در می‌آید. هر یک از بخش‌‌های پنج گانه فوق نیز می‌توانند در دو گروه “سازمان‌‌های کوچک و متوسط” و “سازمان‌های بزرگ” تقسیم بندی ‌شوند که متناسب با تعداد کارکنان آنها این تقسیم‌بندی صورت می‌پذیرد.سازمان های متقاضی پس از تدوین اظهارنامه آن را به دبیرخانه ارسال می کنند. دبیر خانه جایزه با تخصیص تیم ارزیابی به سازمان ها، اظهارنامه های آنها را در اختیار تیم های مشخص شده قرار می دهد. طبق برنامه زمانی اعلام شده توسط دبیرخانه پس از برگزاری ارزیابی انفرادی، ارزیابی تیمی، بازدید از محل، اجماع نهایی و تایید درکمیته های نظارت، از سازمان های موفق، در همایش تعالی سازمانی که در اسفند ماه برگزار می شود، قدردانی می شود.جایزه تعالی سازمانی، دارای سطوح گواهی تعهد به تعالی، تقدیرنامه برای تعالی و تندیس‌های بلورین، سیمین و زرّین است. این سطوح، سازمان‌ها را در دستیابی به تعالی متمایز می‌کند و میزان موفقیت آنها را در دستیابی به تعالی، نشان می‌دهد.فرآیند جایزه در هر کدام از این سطوح و در هر کدام از بخش‌های جایزه تعالی سازمانی به تفکیک به اجرا گذاشته شده و برندگان هر یک از سطوح در هر گروه، بطور جداگانه انتخاب و معرفی می‌شوند. سازمان‌هایی که به هر یک از سطوح تعالی دست پیدا کنند، می‌توانند از نشان (نشان های تعالی) مربوط به همان سطح در تبلیغات خود استفاده کنند. دستیابی به هر یک از سطوح فوق به میزان امتیاز کسب شده در ارزیابی بستگی دارد.متقاضیانی که مدل تعالی سازمانی را بطور کامل بکار گرفته و طی دوره عملکرد حداقل ۳ سال اخیر، بهبود مستمر را در فعالیت‌های خود نشان داده‌اند،‌ به شرط کسب حد نصاب تعیین شده، به تندیس‌های بلورین، سیمین و زرین دست خواهند یافت.به متقاضیانی که با مدیریتی خوب به پیشرفت‌هایی در جهت تعالی سازمانی نائل شده‌اند، به شرط کسب حد نصاب تعیین شده برای این سطح “تقدیرنامه” اعطاء می‌شود.سازمان‌هایی که با برنامه‌های آموزشی و اجرای یکی از فرایندهای خود ارزیابی، در مسیر تعالی گام نهاده‌اند، می‌توانند برای سطح گواهی تعهد به تعالی تقاضا کنند(الوداری و همکاران، ۱۳۹۲: ۱۶۸).