به طور معمول برای پیاده سازی سیستم های ERP رویکردهای مختلفی وجود دارد که هر رویکردی که برای پیاده سازی انتخاب شود باید بیان روشنی از کار و حوزه پروژه داشته باشد. این حوزه باید شامل سلولهای انتخاب شده برای پیاده سازی و مشخص نمودن فرآیندهای کسب و کار درونی و بیرونی حوزه باشد.

نتایج مطالعات انجام شده بر روی شرکت هایی که سیستم ERP را بکار گرفته اند نشان می دهد که نوع رویکرد پیاده سازی انتخاب شده بر مدت زمان، هزینه پیاده سازی و میزان رضایت از آن تاثیر دارد.

۲-۱۲-۵-۲-۲  اجتناب از سفارشی سازی

شرکتی که اقدام به پیاده سازی سیستم های ERP نموده است به هر میزان که ممکن باشد بایستی تلاش کند فرآیندها و ویژگیهای فرآیند خود را با پیش فرضهای سیستم خریداری شده منطبق نماید. اگر مدیریت تصمیم به پیاده سازی بسته های استاندارد ERP بدون اعمال اصلاحات اساسی داشته باشد، موجب می شود که حداقل سفارشی سازی در کد نویسی ERP لازم شود و این نیز به نوبه خود کاهش پیچیدگی پروژه شده و به انجام پروژه طبق زمان بندی طراحی شده کمک می نماید.

یکی از ویژگیهای مشترک شرکتهایی که توانسته اند سیستم ERP خود را در طی زمان و بودجه برنامه ریزی شده انجام دهند، این است که تغییرات لازم در کد منبع ERP در حداقل سطح ممکن در نظر گرفته شده است.

۲-۱۲-۵-۲-۳  نسخه مناسب از سیستم های ERP

سازمان بایستی در مورد نسخه مناسب با نوع کسب و کار سازمان شناخت پیدا نموده و اقدام به پیاده سازی همان بنماید. بروز رسانی های متعدد باعث بروز مشکلات عدیده ای برای سازمان می شود و نسخه های جدید از هر سیستم نیازمند به کنترل یکپارچگی، آموزش قابلیتهای جدید و رفع مشکلات ناشی از ارتقاء و نصب غیر کامل می باشد.

۲-۱۲-۵-۲-۴  پیکر بندی مناسب نرم افزار

پیکر بندی سیستم های ERP عملکردهای کلی بسته ERP را برای یک سازمان خاص مشخص می نماید. همچنین در بعضی مواقع لازم است که واسط کاربری نیز جهت کارکرد بهتر با نیازهای سازمان تغییر کند. امروزه بعضی ابزارهای مدل سازی این کار را انجام می دهند که قبل از عملیاتی شدن کامل سیستم بایستی آزمونهای اعتبارسنجی پیکره بندی انجام شود.

۲-۱۲-۵-۲-۵ سیستم های سنتی

سیستم های سنتی، سیستم های اطلاعاتی موجود در سازمان هستند که فرآیندهای تجاری فعلی، ساختار سازمانی، فرهنگ و فناوری اطلاعاتی سازمان را پوشش می دهند. این سیستم ها منبع مناسبی برای اطلاعات مورد نیاز چهت پیاده سازی سیستم های ERP می باشند. در فرآیند پیاده سازی سیستم های ERP مطالعه سیستم های سنتی موجود بایستی انجام شود تا در مورد اینکه کدامیک از سیستم ها جایگزین شوند و کدامیک از سیستم های سنتی را می شود دوباره مورد استفاده قرار داد، تصمیم گیری گردد.

 ۲-۱۲-۶  مدل  Mohammad Zairi

این تحقیق بر پایه متدولوژی الگوبرداری[۱] براساس شکل (۲-۸) و همچنین تحقیقات صورت گرفته توسط سایر محققین متخصص در حوزه پیاده سازی ERP می باشد (زییری[۲]، ۲۰۰۳)

شکل ۲-۸ : عوامل بحرانی موفقیت و سطوح ارتباطات

این تحقیق در برگیرنده نتایج تجزیه وتحلیل ۹۴ تحقیق از عوامل کلیدی موفقیت می باشد که پیاده سازی پروژهERP   را تحت تاثیر قرار می دهند. اکثر این عوامل در ارتباط با تکنولوژی نیستند. آنها اکثراً به مسائل انسانی و فرآیندهای کسب و کاری می پردازند. نکته قابل توجه این است که اکثر این عوامل با هم در ارتباط می باشند (غیر مستقل). به عبارتی شکست در یکی از این عوامل می تواند منجر به شکست کلی موفقیت پروژه ERP گردد. جدول (۲-۶) لیست عوامل بحرانی موفقیت شناسایی شده در تحقیق و مراحل مرتبط با پیاده سازی پروژه ERP را نشان می دهد.

جدول ۲-۶ : عوامل بحرانی موفقیت در مراحل پروژه ERP

همانطور که جدول نشان می­دهد، ۶ عامل غالب موفقیت شناسایی شده اند. نتایج تایید می­ کند که در پیاده سازی پروژه ERP فرآیندهای کسب و کار نسبت به مسائل تکنولوژی از درجه اهمیت بالاتری برخوردار می باشند.

۲-۱۲-۶ -۱  حمایت وپشتیبانی مدیریت عالی سازمان

پروژه باید به تصویب مدیریت عالی سازمان رسیده و مورد حمایت قرار گیرد. مدیریت عالی باید به صورت تلویحی و آشکار از پروژه به عنوان اولویت بالا (مهم و تاثیرگذار بر سازمان) یاد کند. مدیریت عالی تعهد خود را به وسیله مشارکت در پروژه و تخصیص منابع ارزشمند به آن اعلام می کند. تعهد مدیریت عالی نسبت به پروژه منجر به تعهد سازمانی می گردد که یکی از عوامل کلیدی تاثیرگذار در موفقیت پیاده سازیERP  می باشد. مدیریت عالی در همه مراحل پروژه و تا پایان آن حمایت خود را به صورت علمی ابراز می نماید (ناه و همکارانش[۳]، ۲۰۰۱)

۲-۱۲-۶ -۲  مورد کاری[۴]

در این سند شما می بایست به بررسی تبعات انجام پروژه از نظر تجاری بپردازید، انجام پروژه چه سودی دارد، چه هزینه هایی را کسر می کنم، در مقایسه با محصولات مشابه چه مزایا و معایبی را دارد و در انتها می بایست هزینه پروژه و معمولاً زمان انجام آنرا مشخص کنید (این سند معمولا به عنوان قرارداد بکار می رود).

۲-۱۲-۶-۳  مدیریت تغییر

مدیریت تغییر یکی از موضوعات اساسی در پیاده سازی ERP می باشد. سیستم های  ERPارائه گر یک سری تغییرات با مقیاس بزرگی می باشند که می تواند منجر به مقاومت، سردرگمی، خطاها و اشتباهات گردد (اپلتون[۵]، ۱۹۹۷).

پیش بینی می گردد که نصف پروژه های ERP به علت تخمین پایین تلاشهای مدیریت تغییر نتواند به منافع کامل دستیابی داشته باشند. تحقیقات نشان می دهد که مدیریت مؤثر تغییر برای پیاده سازی موفق تکنولوژی و مهندسی مجدد فرآیندهای کسب وکار ی مهم می باشد (گروور و همکاران[۶]، ۱۹۹۵)

۲-۱۲-۶-۴  مدیریت پروژه

وجود مدیریت پروژه در پیاده سازی ERP  همانند اکثر پروژه های IS ضروری می باشد. زیرا موفقیت پروژه بر اساس برآورده شدن الزامات و زمان مشخص شده و با بودجه تعریف شده ارزیابی می گردد. پروژه به صورت رسمی و بر اساس خروجی ها در مقطع زمانی مشخص، اهداف وحوزه پروژه مشخص می گردد. در طول پروژه همواره ابزارهای کنترل پروژه مورد بهره برداری قرار می گیرند (ناه و همکارانش، ۲۰۰۱).

۲-۱۲-۶-۵  آموزش

آموزش نامناسب یکی از مهمترین دلایل شکست بسیاری از پروژه های ERP می باشند. به رغم سرمایه گذاری میلیونها دلار و هزاران ساعت کار در پروژه های پیاده سازی ERP این پروژه ها به دلیل عدم آموزش با شکست مواجه می شوند. یک مسئله خاص و ویژه در پیاده سازی سیستم ERP، گزینش برنامه مناسب آموزش و تعلیم کاربر نهایی می باشد. اما بهر حال یادآوری این نکته مهم است که هدف عمده و اساسی از آموزش ERP، درک صحیح و مؤثر از فرآیندهای کسب وکاری مختلف نهفته شده در سیستم ERP می باشد. برنامه آموزش دربرگیرنده تمام جنبه های سیستم بوده و به طور مستمر ادامه می یابد (نلسون و چنی[۷]، ۱۹۸۷).

۲-۱۲-۶-۶  ارتباطات

پینتو و اسلوین[۸] (۱۹۹۸) ، ارتباطات را به عنوان یک جزء کلیدی در طول ۱۰ فاکتور پیاده سازی پروژه فرض کرده و عنوان می کنند که ارتباطات در داخل تیم پروژه، بین تیم و بقیه سازمان و همچنین خدمت گیرنده ضروری می باشد. ارتباطات ضعیف بین اعضای تیم مهندسی مجدد(جزئی از سیستم پیاده سازی ERP) و سایر اعضای سازمان باعث بروز مشکلات در پیاده سازیهای مهندسی مجدد فرآیندهای کسب و کاری می گردد.

۲-۱۲-۶-۷ ارزیابی سیستم موجود

سیستم­های سنتی، سیستم های اطلاعاتی موجود در سازمان هستند که فرآیندهای تجاری فعلی، ساختار سازمانی، فرهنگ و فناوری اطلاعاتی سازمان را پوشش می دهند. این سیستم ها منبع مناسبی برای اطلاعات مورد نیاز چهت پیاده سازی سیستم های ERP می باشند. در فرآیند پیاده سازی سیستم های ERP مطالعه سیستم های سنتی موجود بایستی انجام شود تا در مورد اینکه کدامیک از سیستم ها جایگزین شوند و کدامیک از سیستم های سنتی را می­شود دوباره مورد استفاده قرار داد،تصمیم گیری گردد (استیوز و پاستور[۹]، ۲۰۰۰).

۲-۱۲-۶-۸  آرمان پروژه

نظر به اینکه پیاده سازیهایERP از چهارچوب زمانی یک پروژه معمولی کسب و کاری فراتر می روند، بنابراین اهداف روشن، طرح کسب وکاری و آرمان برای جهت دهی تلاشهای مستمر سازمانی لازم می باشند. برنامه کسب و کاری باید دارای منافع استراتژیک و مشهود در سازمان بوده و منابع، هزینه ها، ریسکها و خطوط زمانی را در نظر داشته باشد (ناه و همکارانش، ۲۰۰۱).

۲-۱۲-۶-۹  استراتژی پیاده سازی

گرایش سازمان به تغییر، گزینه استراتژی ERP را تحت تاثیر قرار می دهد. به طور مثال، ابتدا می توان چهار چوب کلی بسته نرم افزاری را پیاده سازی کرد و با عملیاتی شدن سیستم و آشنا شدن کاربران با آن، به تدریج می توان قابلیتهای دیگر را اضافه کرد. مزیت عمده این نوع پیاده سازی سرعت و سادگی آن می باشد. نوع دیگر استراتژی، پیاده سازی کل سیستم به صورت همزمان می باشد . همچنین رویکردهای مختلفی برای مرتبط کردن سیستم های موجود در سازمان با ERP وجود دارد (هولند و لایت، ۱۹۹۹).

۲-۱۲-۶-۱۰  استخدام مشاوران

بسیاری از سازمانها از مشاوران در جهت تسهیل فرآیند پیاده سازی استفاده می کنند. مشاوران ممکن است در صنایع خاصی مجرب بوده، دانش کافی درباره ماژولهای خاصی داشته باشند و بتوانند نرم افزار مناسب سازمان را تعیین کنند. این مشاوران در مراحل مختلف پیاده سازی از جمله: تجزیه و تحلیل الزامات، توصیه و سفارش نرم افزار مناسب و مدیریت پیاده سازی بکار گرفته شوند. دلایل مختلفی از جمله توصیه فروشنده نرم افزار، فقدان متخصصان ERP و متخصصان کسب و کار در سازمان منجر به استفاده از مشاوران می گردد (سورمز و نلسون، ۲۰۰۱).

۲-۱۲-۶-۱۱  محک زنی

در محک زنی روش های بکار گرفته شده در یک سازمان با سایر سازمان های هم خانواده مقایسه می شود و هدف آن شناختن بهترین اقداماتی است که عملکرد بهتری را بدست می دهد. بهترین اقدامات اغلب در هنگام فاز محک زنی مهندسی مجدد شناسایی می شوند.

بهترین اقدامات اغلب جو سازمانی را تغییر می دهد و تلاش می کند تا بهبودهای چشمگیری را در عملکرد به همراه داشته باشد (استیوز و پاستور، ۲۰۰۰).

[۱]- Benchmarking

[۲] - Zairi

[۳] -Nah et al

[۴]- Business case

[۵] -Appleton

[۶] -Grover et al

[۷] - Nelson and Cheney

[۸] - Pinto and Slevin

[۹] - Esteves and Pastor