اتوماسیون اداری و بهره وری:

یکی از دلایل عمده کاربرد فناوری اطلاعات در محیط اداری ، افزایش بهره وری کسانی است که در این ادارات کار می کنند . بررسیهایی که در نیمه دهه ۱۹۷۰ انجام گردید نشان داد که رشد بهره وری در این گروه از کارکنان نسبت به کارگران بخش صنعت و تولید دچار کندی و عقب ماندگی می باشد . بررسیهای شرکتهای آمریکایی در خلال یک دوره ده ساله  منتهی به اواخر دهه ۱۹۸۰ نشان داد که بهره وری در صنعت تقریباً۹۰% رشد داشته است . در حالی که در امور دفتری ۴% افزایش وجود داشته است . گزارشات دریافتی  از این شرکتها حاکی از آن است که در خلال این دوره  ده ساله کل هزینه امور دفتری از ۲۰ الی ۳۰ در صد به ۳۰ الی ۴۰ در صد کل بودجه افزایش یافته است . یکی از نتایج این مطالعه آن بود که هیچ گاه در محیط اداری و دفتری سرمایه گذاری کافی نشده است و دیگر این که فناوری مورد استفاده در این بخش نسبت به سایر بخشها ، دارای کارایی کمتری بوده است . بر آورد انجام  شده نشان می داد که سرمایه گذاری در محیط کارخانه که برای کنترل رایانه ی تجهیزات  ماشین آلات بکار رفته است . در حدود ۱۰ برابر سرمایه  گذاری در بخش اداری بوده است . نتیجه بدیهی این بود که سرمایه گذاری بیشتر در بخش امور اداری یک کارخانه که بهره وری بالایی دارد ، منجر به افزایش قابل توجهی در بهره وری امور اداری خواهد شد .

بنا به دلایل زیر باید نتیجه گیری فوق را پذیرفت :

۱- اندازه گیری بهره  در محیط اداری و مقایسه آن با ساخته های محیط صنعتی کار مشکلی است .

۲- ممکن است رابطه بهره وری و هزینه سرمایه ای هماهنگ نباشد عدم توجه به تاثیر عاملی انسانی در محیط اداری و استفاده از فناوری جدید ممکن است منجر به آشفتگی امور و بهره وری پایین شود .

۳- میزان بهره وری در آغاز بررسی های فوق مشخص نشده  بوده است . ممکن است کارکنان دفتری قبلاً کارایی بیشتری داشته اند و لذا با تغییر روش های انجام کار ، پیشرفت چندانی حاصل نشده باشد . در صورتی که با مکانیزه کردن  امور  واقعاً بهره وری افزایش یابد ، تاثیر آن بر سازمان به شرح زیر خواهد بود :

۱- استفاده بهتر از نیرو کار توام با کاهش تعداد کارکنان و یا افزایش بازده فردی پرسنل

۲- استفاده بهتر از زمان به جهت کارایی بیشتر .

۳- افزایش بازده مدیریت با تصمیم گیری بهتر .

۴- افزایش بازده با عملکرد بهتر افراد .

۵- اثر بخشی بیشتر با بهره گرفتن از اطلاعات موجود در محیط سازمان .

۲ – ۳۱   نکات برجسته درباره اتوماسیون ۱  و بهسازی روش های کار

اگر کامپیوتر نمی بود ، سخنی درباره ساختن مدلهای ریاضی، تحقق در عملیات ۲  یا علم مدیریت ۳ شنیده نمی شد . زیرا تمام اینها بستگی زیاد به سطوح محاسباتی دارد که اگر تنها ماشین حساب دستی به کار می رفت ، غیر اقتصادی از آب در می آمد . بنابراین ، اتوماسیون ارتباط بسیار نزدیکی با پیشرفتهای اخیر تئوریهای مدیریت دارد که متکی بر تحقیق در عملیات و ساختن مدلهای ریاضی است.

باز خود ۴:

در مواردی که گزارشهای ارائه شده نشان می دهد که چگونه عملکرد واقعی۵ در مواردی که گزارشهای ارائه شده نشان می دهد که چگونه عملکرد واقعی را می توان به عملکرد مورد انتظار ۶  مقایسه کرد ، چنین گزارشهایی به « باز خور » مرسوم اند . داشتن سیستم باز خور کارساز ، برای مدیریت مطلوب ، ضروری است . کامپیوتر با سرعت زیاد و ظرفیت ذخیره اطلاعات ، به سازماندهی باز خور کمک زیادی می کند .

ترموستات نیز یک مثال عالی باز خور است . ترموستات درجه حرارت واقعی اتاق را می سنجد و با درجه برنامه ریزی شده مقایسه می کند و این اطلاعات را به منبع اصلی حرارت می فرستد و برای اصلاح لازم ، سوپاپ را باز می کند یا می بندد. مفهوم کنترل به وسیله باز خور به طور کلی و به خصوص در صنایع پردازش ۷ حایز اهمیت است .

خودکارسازی

جایی که در یک سازمان مواد با دست جابجا نمی شوند، چنین حالتی خودکار (یا اتوماسیون) نامیده می شود. خودکار کردن دستگاه ها به علت افزایش استفاده از وسایلی حساس برای تعیین و انتقال اطلاعات مربوط به وزن ، حجم ، ابعاد ، عمق شکافها ، وضعیت جای گیری ، کشش انبساطی ، درجه حرارت ، فشار ، میزان روانی (یا جاری بودن)، تعداد واحد ها و ویژگیهای شیمیایی گوناگون امکان پذیر است.

اتوماسیون عملاً عبارتست از تولید مستمر با فرایندهای مجزا ولی به هم پیوسته به گونه ای که تمام اجزا در سلسله ای قرار می گیرند که به صورت خودکار (برقی یا مکانیکی) با هم پیوستگی کامل دارند. در مواردی که عملکرد خودکار وجود نداشته باشد، اتوماسیون هم وجود ندارد.

کنترلی اتوماتیک عبارتست از به  کار بردن وسایل حساس مکانیکلی یا الکتریکی که عملیات ماشینی و محصول آن را در مقایسه با معیارهای از پیش تعیین شده کنترلی می کند . در پرداختن به مواد رادیواکتیو، اتوماسیون ضروری است ، زیرا عاملی ایمنی حایز اهمیت است. در عملیات هواپیما و موشکها از کنترل اتوماتیک باید استفاده شود، زیرا فضای کار محدود است و اقدام سریع نیاز دارد که خارج از ظرفیت انسان است (پارکینسون، و رستوم جی، ص ۱۴۴).

۲ – ۳۲   اتوماسیون و تصمیمات مدیریت

مشاهده شخصی یک مدیر لزوماً باید نمونه کوچکی از کلی فعالیت او را تشکیلی دهد. بنابراین ، وقتی که وی براساس مشاهدات شخصی، اقدام اصلاحی به عمل می آورد ، باید به دلایل ذیل دقت کافی داشته باشد.

اولاً، به سبب اینکه اقدام اصلاحی ممکن است لازم نباشد، ثانیاً وقتی که لازم هم باشد، ممکن است نتواند دست به اقدام اصلاحی بزند، زیرا هنگام مشاهده ممکن است واقعه ای رخ نداده باشد. این جاست که اتوماسیون می تواند فوق العاده سودمند واقع شود. اتوماسیون به مدیر، یک تصویر کلی خوب ارائه می دهد و بنابراین او را در تصمیم گیری یاری می کند (در مقایسه با وقتی که بر مبنای مشاهده شخصی تصمیم می گیرد).

روند کنونی این است که فعالیت های ثانوی تولید مانند جمع آوری قراضه ها و دم قیچی ها، بازرسی ، شمارش، روغن کاری و قسمتهائی از فعالیت های مربوط به کنترل ابزار، مکانیزه شود. همچنین، مکانیزه کردن تا حدود زیاد در فعالیتهایی نظیر طراحی مهندسی، کنترلی موجودی ، استفاده از ماشینهای پنجاه ساله در بارگیری سیستم های دریافت سفارش و آزمایش به کار برده می شود. (پارکینسون و رستوم جی، ص ۱۴۵).

۲ – ۳۳  ضرورت تفکر برای آینده

خط تولید ماشینهای اتوماتیک در تولید محصولاتی که به همان منظور طراحی شده، بازدهی بالائی دارد، اما نمی تواند چیز دیگری تولید کند. اما نمی تواند چیز دیگر تولید کند. بنابراین ، با اتوماسیون، مدیریت نمی تواند در مورد تولید یا طراحی سیستم های تولیدی، روشی آسان گیر و به اصطلاح لسه فر (laiseesz fair داشته باشد.

اتوماسیون فقط می تواند بعد از اینکه یک موسسه در مورد تولید یک محصول خاص تصمیم گرفت و تعهد کرد به کار گرفته شود. قبل از اینکه هر نوع اتوماسیونی که (البته بسیار گران قیمت است) به کار افتد، همه چیز باید روشن و  مشخص شود. بدین سبب ، با بکارگیری اتوماسیون ، مدیریت باید قبلاً در این باره بیندیشد و تا آنجا که ممکن است در تشخیص نیاز برای تغییر، حساسیت به خرج دهد. تغییر اتوماسیون بسیار پرهزینه است، اما بعضی اوقات این کار لازم است. و نمی توان با خوش خیالی چنین پنداشت که در آینده کارها خود به خود درست خواهد شد. تصمیم گیری درخصوص از رده خارج کردن یا تغییر کارخانه اتوماسیون بایستی بسیار سنجیده باشد.

اتوماسیون با ویژگیهای حرکت و آزمایش خودکار (غیر یدی) که دارد و یکپارچگی کاملی که در چارچوب فیزیکی کارخانه پدید می آورد، مدیریت را با معارضه ای (چالشی) سخت روبرو می کند. مدیریت نه تنها بایستی به فکر آینده باشد، بلکه باید تمام وجوه و جنبه های یک سازمان را به صورت یکپارچه درآورد تا اتوماسیون به نحو موثر به کار برده شود (همان منبع، ص ۱۴۶)

۲ – ۳۴   بهبود کار و اتوماسیون

برای بهبود کار، دامنه وسیعی وجود دارد. این نکته ای است که باید برای همه کس جاذبه داشته باشد، زیرا هدف، حداکثر صرفه جوئی در تلاش برای به دست آمدن حداکثر ستاده ها با حداقل داده ها است.

قدمهای اساسی برای بهبود کار عبارتند از :

آیا می توان قسمتی از عناصر کار را با اطمینان خاطر حذف کرد ؟

آیا می توان بعضی از قسمتهای عملیات را تلفیق کرد ؟

آیا با تغییر توالی مراحل کار می توان عملیات را ساده تر کرد ؟

آیا محل استقرار ابزارها و مواد در فرایند تولید را می توان مجدداً سازماندهی کرد، به طوری که افراد وقت کمتری روی اینها صرف کنند ؟

برای اینکه یک شغل مکانیزه شود، تصمیم گیری درخصوص سرمایه گذاری لازم است. چنانچه فعالیتی مکرر یا پرهزینه نباشد، مکانیزه کردن آن سودی ندارد. بررسیها نشان داده است که جابجایی مواد بین ۱۰ تا ۹۰ درصد کل هزینه نیروی کار کارخانه را تشکیل می دهد.

ابزارهای مکانیکی کار یدی در مورد جابه جائی مواد، مفید است. اما اغلب ایده های ساده، نیاز به ابزارهای گران قیمت و پیچیده با هزینه نگهداری بالا را کاهش می دهد. به عنوان مثال، وسائل ساده ای را می توان با بهره گرفتن از مایعات و نیروی جاذبه، طراحی کرد.

قبل از اینکه هرگونه اتوماسیونی به کار گرفته شود، لازم است که روشها و تجهیزات، استاندارد شود. بنابراین نخست باید بررسی مبسوطی برای آماده شدن جهت اتوماسیون و مکانیزه کردن به عمل آورد.

غالباً اتفاق افتاده است که کار مفصل مقدماتی پیش از مکانیزه کردن، خود به آنچنان بهبودی در کار منجر شده است که سرمایه گذاری اضافی در مکانیزه کردن، دیگر ضروری نبوده است. زیرا توجیه قابل قبولی نداشته است.

معیارهای زمانی اساس مدیریت مطلوب است، برای همه فعالیتها، بایستی معیارهای زمانی وضع کرد. تعیین معیارهای زمانی برمبنای میانگین های گذشته ، چندان مناسب نیست. معیارهای زمانی موثر آنهایی هستند که به ما می گویند انجام یک فعالیت چقدر طول می کشد. برای بررسی زمان انجام کار، باید نخست یک فعالیت را برحسب عناصر مختلف تشکیل دهنده آن تجزیه کرد. مرحله دوم، استاندارد کردن بهترین راه انجام کار است و سپس معیارهای زمانی را می توان وضع کرد.

هیچ کاری نیست که آن را نتوان برحسب سنجش زمان بررسی کرد ، اما زمان سنجی، خود مستلزم صرف وقت زیاد و باارزشی است. صدها مرحله از کار وجود دارد که در میان بیشتر بنگاههای بزرگ مشترک است. چنانچه زمان این مراحل کار ثبت شود و در اختیار همه تولیدکنندگان قرار گیرد، می توان در وقت و هزینه برای تعیین استانداردها، صرفه جوئی بسیاری کرد. این کاری است که اینک به گونه فزآینده ای صورت می گیرد (همان منبع، ص ۱۴۸-۱۴۷).

ابزارهای مکانیکی کار یدی در مورد جابجائی مواد، مفید است، اما اغلب ایده های ساده، نیاز به ابزارهای گران قیمت و پیچیده با هزینه نگاهداری بالا را کاهش می دهد. به عنوان مثال، وسایل ساده را می توان با بهره گرفتن از مایعات و نیروی جاذبه، طراحی کرد. قبل از اینکه هرگونه اتوماسیونی به کار گرفته شود، لازم است که روشها و تجهیزات، استاندارد شود. بنابراین نخست باید بررسی مبسوطی برای آماده شدن جهت اتوماسیون و مکانیزه کردن به عمل آورد.

غالباً اتفاق افتاده است که کار مفصل مقدماتی پیش از مکانیزه کردن، خود به آنچنان بهبودی در کار منجر شده است که سرمایه گذاری اضافی در مکانیزه کردن، دیگر ضروری نبوده است. زیرا توجیه قابل قبولی نداشته است.

معیارهای زمانی اساس مدیریت مطلوب است. برای همه فعالیتها، بایستی معیارهای زمانی وضع کرد. تعیین معیارهای زمانی بر مبنای میانگینهای گذشته، چندان مناسب نیست. معیارهای زمانی موثر آنهایی هستند که به ما می گویند انجام یک فعالیت چقدر طول می کشد. برای بررسی زمان انجام کار، باید نخست یک فعالیت را برحسب عاصر مختلف تشکیل دهنده آن تجزیه کرد. مرحله دوم، استاندارد کردن بهترین راه انجام کار است و سپس معیارهای زمانی را می توان وضع کرد.

هیچ کاری نیست که آن را نتوان برحسب زمان بررسی کرد، اما زمان سنجی، خود مستلزم صرف وقت زیاد و با ارزشی است. صدها مرحله از کار وجود دارد که در میان بیشتر بنگاههای بزرگ مشترک است. چنانچه زمان این مراحل کار ثبت شود و در اختیار همه تولیدکنندگان قرار گیرد، می توان در وقت و هزینه برای تعیین استانداردها، صرفه جوئی بسیار کرد. این کاری است که اینک به گونه فزآینده ای صورت می گیرد (همان منبع، ص ۱۴۸-۱۴۷).

۲ – ۳۵   تحقق دولت الکترونیک در ایران

شورای عالی اداری در نود و سومین جلسه مورخه ۱۵/۴/۱۳۸۱ بنا به پیشنهاد سازمان مدیریت و برنامه‌ریزی کشور در جهت تحقق اهداف قانون برنامه سوم توسعه، به منظور دستیابی به اطلاعات دقیق و به هنگام در بخشهای مختلف اقتصادی ، اجتماعی و فرهنگی از طریق  اتوماسیون  فعالیتها، تسریع در اجرای امور، بهبود ارائه خدمات به مردم، با حداکثر نظم و دقت و افزایش کیفیت تصمیم گیری در سطوح مختلف و ارائه خدمات ضروری ، همچنین کاهش هزینه ها، افزایش کارایی و اثربخشی در بخشهای مختلف ، ایجاد گردش سریع و صحیح اطلاعات بین دستگاه های اجرایی و در راستای تحقق دولت الکترونیکی تصویب نمود.

۲ – ۳۶   اتوماسیون  فعالیتهای اختصاصی

ماده ۱ . به منظور استقرار سیستم های مکانیزه در زمینه فعالیتهای اختصاصی دستگاه های اجرایی، سازمان مدیریت و برنامه ریزی کشور ، از طریق کمسیون  اتوماسیون  اداری، حداکثر تا پایان مرداد ماه   ۸۱ ، ده فرآیند اختصاصی دستگاه های اجرایی را از نظر حجم فعالیتها، گستره ی جغرافیایی، جامعه ای تحت پوشش، میزان ارتباط و ارائه خدمات به مردم احصاء نموده و به دستگاه های اجرایی ذیربط اعلام خواهد نمود تا نسبت به بازبینی، اصلاح، مهندسی مجدد فرآیندها و مکانیزه نمودن مراحل آن ظرف مدتی که توسط سازمان مدیریت و برنامه ریزی کشور تعیین خواهد شد اقدام نمایند. در سالهای بعد نیز حداکثر تا پایان اردیبهشت ماه هر سال ده فرآیند اختصاصی دستگاه های اجرایی احصاء و جهت انجام اقدامات مذکور به دستگاه های ذیربط ابلاغ خواهد شد.

ماده ۲ . دستگاه های مذکور مکلفند حداکثر تا پایان سال ۸۱ نسبت به استقرار شبکه اطلاع رسانی و اتصال آن به شبکه جهانی اطلاع رسانی (اینترنت) اقدام نمایند و آدرس اینترنتی شبکه را در سربرگ نامه های خود درج نمایند.

ماده ۳ . دستگاه های اجرایی مکلفند جهت تسهیل اطلاع رسانی به مردم، نحوه ارائه خدمات خود اعم از مراحل انجام کار، فرمهای مورد نیاز، زمان مراجعه، آدرس ساختمانهای مورد مراجعه را در شبکه اطلاع رسانی خود قرار دهند و حتی الامکان بخشی یا کل انجام خدمات را از طریق شبکه اطلاع رسانی ارائه نمایند.

ماده ۴ . سازمان مدیریت و برنامه ریزی کشور مکلف است نسبت به راه اندازی جایگاه اینترنتی (پورتال) به نام «مردم» به منظور دستیابی آسان و سریع عموم مردم به اطلاعات و خدمات دستگاه های اجرایی تا پایان سال ۸۲ اقدام نماید.

۲ – ۳۷   اتوماسیون فعالیتهای عمومی

ماده ۵ . به منظور ایجاد هماهنگی در استقرار سیستم های مکانیزه در فرآیندهای عمومی دستگاه های اجرایی، سازمان مدیریت و برنامه ریزی کشور در زمینه های امور پرسنلی، بودجه، عمرانی و وزارت امور اقتصاد و دارایی در زمینه های امور مالی و پشتیبانی مکلفند فرمتها و استانداردها و ویژگیهای مورد انتظار سیستم های مذکور اعم از گزارشهای خروجی، نحوه ارتباط با سایر سیستم ها، نحوه ارتباط با سایر سیستم ها، نحوه ارائه و تبادل اطلاعات را تدوین و پس از تصویب کمیسیون تخصصی اتوماسیون نظام اداری وابسته با سایر سیستم ها، نحوه ارائه و تبادل اطلاعات را تدوین و پس از تصویب کمیسیون تخصصی اتوماسیون نظام اداری وابسته به شورای عالی اطلاع رسانی حداکثر تا پایان نیمه اول سال ۸۲ به دستگاه های اجرایی ابلاغ نمایند.

تبصره ۱ . دستگاه های اجرایی مکلفند نسبت به انطباق سیستم های در حال اجرای خود با ضوابط مذکور این ماده حداکثر ظرف ۴ ماه از تاریخ ابلاغ ضوابط، اقدامات لازم را به عمل آورند و دستگاه های اجرایی که فاقد سیستم های کامپیوتری در زمینه های ابلاغ شده می باشند، مکلفند حداکثر ظرف مدت یک سال نسبت به مکانیزه نمودن سیستم های مذکور براساس ضوابط مورد انتظار اقدام نمایند.

ماده ۶ . سازمان مدیریت و برنامه ریزی کشور و وزارت امور اقتصاد و دارایی مکلفند حسب مورد نسبت به تهیه و به هنگام رسانی نرم افزارهای عمومی یا انتخاب نرم افزار بهینه از بین سیستم های مورد عمل در دستگاه های اجرایی اقدام نموده و نرم افزار های مذکور را به عنوان نرم افزار هماهنگ و استاندارد به دستگاه های اجرایی پیشنهاد نمایند .

ماده ۷ دستگاه های اجرایی مکلفند حداکثر از ابتدای سال ۸۲ اطلاعات مورد در خواست سازمان مدیریت و برنامه ریزی کشور وزارت امور اقتصاد و دارایی را نظیر رو نوشت احکام کار گزینی موضوع ماده ۲۹ قانون استخدام کشوری ، اطلاعات مربوط به بودجه ، تخصیص اعتبارات ، حسابداری را بر اساس مقررات مربوط از طریق رسانه های کامپیوتری  اعم از شبکه اطلاعاتی ، لوح فشرده یا دیسکت به دستگاه های مذکور ارسال نمایند .( صرافی زاده ، ص ۱۹۱ :۱۳۸۳ )

۵۰-۲ مزایای دولت الکترونیکی

* ارائه بهتر خدمات دولتی به شهروندان

* تعامل بهتر با شهروندان و بخش های بازرگانی و صنعتی

* افزایش توان از طریق دسترسی به اطلاعات

*ارائه خدمات به مردم ، در هر زمان و در هر مکان

* تسهیلات و سرعت بیشتر

* شفافیت بالاتر

* گسترش فرهنگ خود محوری در خدمات رسانی ( جراحی ، مقاله ، ص ۱ : اینترنت)