سیستم گزارشات مدیریت یک منبع اطلاعات گسترده در سطح سازمان است که توسط مدیران در کلیه سطوح و در تمام زمینه های فعالیتی مورد استفاده قرار می گیرد .

سیستم های گزارشات مدیریت ، گزارشات لازم را از سیستم های پردازشی تعاملات به صورت ترکیبی تهیه و در اختیار مدیران جهت تصمیم گیری قرار می دهند ( صرافی زاده ، ص ۵۷ : ۱۳۸۳)

سیستم گزارشات مدیریت در تقسیم بندی سیستم های اطلاعاتی به دلیل گزارشاتی که جهت پشپتیبانی از تصمیمات مدیران ارائه می دهد ، اهمیت دارد این سیستم گزارشات مختلفی را در اختیار  مدیران قرار می دهد . اگر چه گزارشات این سیستم ها در بتدای سالهای دهه ۷۰ به صورت ساخت یافته بود ، ولی امروزه با پیشرفت دانش برنامه نویسی و طراحی نرم افزار های تولید گزارشات ، کاربران قادرند تا انوع گزارشات را طراحی و از سیستم دریافت کنند . انواع گزارشات این سیستم را می توان به گروه های زیر تقسیم کرد :

گزارشات برنامه ای

گزارشاتی که ساختار آنها از قبل از سوی طرح سیستم و با توجه به نیاز در سیستم قرار داده شده است . این گزارشات غالباً گزارشاتی شناخته شده در حیطه های تصمیم گیری هستند ، مانند گزارش سود و زیان ، گزارش کارنامه دانشجو و تراز مالی.

گزارشات در خواستی

با توجه به ماهیت کار مدیران و تغییرات شرایط تصمیم گیری، مدیران به گزارشاتی نیاز دارند که پاسخ گوی موقعیت خاص تصمیم آنها باشد . امروزه مدیران می توانند انواع گزارشات را در سیستم طراحی و آن را دریافت کنند . به محض طراحی یک گزارش می توان آن را برای بهره برداری آتی در ساختار گزارشات ذخیره کرد .

 

گزارشات استثنایی ( خاص)

گزارشاتی هستند که ساختار آن از قبل طراحی شده و در سیستم قرار داده شده است ولی دریافت  آن مستلزم بروز شرایط خاص می باشد مثلاً در مدیریت مالی مایلم که میزان نقدینگی از میزان خاصی کاهش نیاید . لذا سطح مورد نظر  به عنوان یک شرط در سیستم تعریف می شود و در شرایط عادی یک نقدینگی بالای سطح مذکور است این گزارش اطلاعاتی را در درون خود ندارد ولی به محض رسیدن به سطح مورد نیاز سیستم گزارش را ارائه می دهد . این گزارش می تواند  پیامهای خاصی را به دنبال داشته باشد مانند عدم امکان صدور چک و یا پرداخت در سیستم . این گزارشات را می توان طوری تنظیم کرد که به صورت اتوماتیک به محض بروز شرایط به صورت پیام به کاربر ارسال شود . ماهیت این گزارشات هشدار دهنده است .

گزارشات تفصیلی

از طریق این گزارشات می توان ریز اقلامی را که منجر به تهیه گزارش شده است دریافت کرد . مدیران معمولاً برای کنترل اقلام اطلاعاتی گزارشات دریافتی نیاز به ریز اقلام دارند . این نیاز را می توان با گزارشات تفصیلی که به صورت سطح بندی تهیه می شود تامین کرد . مثلاً در گزارش فروش ماهیانه مبلغ فروش کل درج می شود . مدیر مایل است مبلغ فروش را بر اساس منطقه جغرافیایی ، نمایندگی ، فروشنده و یا محصول دریافت کند . گزارشات تفصیلی می توانند این نیاز های اطلاعاتی را پاسخگو باشند .

 

 

گزارشات شخص

انواع گزارشات سیستم را می توان بر اساس یک شاخص مرتب کرد . مثلاً بر اساس نام خانوادگی و یا بر اساس ارزش از بالا به پایین .

ویژگیهای سیستم گزارشات مدیریت را می توان به شرح زیر خلاصه کرد

این سیستم از نظر داده کاملاً وابسته به سیستم های پردازشی تعاملی سازمان هستند .

گزارشات سیستم تامین اطلاعات  ( تلفیقی ) جهت تصمیم گیری مدیران است ( صرافی زاده ، ص ۵۸-۵۹: ۱۳۸۳)

۲ – ۲۰  نقش فناوری اطلاعات در سازمان

تاثیر اتوماسیون در مرحله اول جایگزین کردن سرمایه به جای نیروی کار انسانی است .. تاثیر نظام اطلاعات پیشرفته این است که کارمندان و مدیران را در تصمیم گیری موثر تر یاری می دهد . اثر تغییر زمانی حاصل می شود که موسسه تصمیم می گیرد تا فرآیند خود را مهندسی مجدد کند تا به کارکرد بالاتری دست یابد ( صرافی زاده ، ص ۳۰ : ۸۳)

فناوری اطلاعات می تواند علاوه بر رشد در آمد ها و کاهش هزینه ها مزایای متعددی برای سازمان به همراه داشته باشد:

• توانایی کسب اطلاعاتی که در گذشته مکان پذیر نبوده است .
• کسب اطلاعات به هنگام و به موقع
• بهبود عملیات سازمان
• توانایی انجام محاسباتی که قبلاً میسر نبوده است .
• بهبود در کیفیت و دقت در کار ها
• بهبود تصمیم گیری
• ارتباطات و هماهنگی بیشتر در سطح موسسه
• بهبود خدمات مشتریان
• ایجاد پیوند میان مشتریان و تدارک کنندگان کالا
• کاهش زمان فرآیند کار
• پشتیبانی از استرتژیهای سازمان
• بهبود رقابت
• بهبود و طراحی مجدد فرآیند های کار
• سازماندهی و طراحی مجدد سازمان از طریق متغیر های فناوری اطلاعات ( صرافی زده ، ص ۳۵ : ۱۳۸۳)

۲ – ۲۱   ابعاد و جنبه های گوناگون فناوری اطلاعات

در عصر نوین سازمانها در ابعاد و جنبه های مختلف به طور چشمگیر بر اطلاعات تاکید دارند . اطلاعات قدرت است و هر کسی از آن برخوردار شود ، صاحب قدرت است . شرایط متغیر محیطی نیاز به اطلاعات را بیش از پیش نشان می دهد و این امر ضرورت جمع آوری ، ثبت ، پردازش و نیز توزیع اطلاعات را در سطوح مختلف سازمان  دو چندان می سازد . اطلاعات مفهومی نسبی است و ویژگیهای خاصی را به خود اختصاص می دهد . این ویژگیها بسته به سطح سازمانی متفاوت می باشند . جدول ویژگیهای اطلاعات و سطوح سازمان ( صرافی زاده ، ۸۳ )

۲ – ۲۲   طبقه بندی سیستم های ا طلاعاتی بر اساس نوع حمایتها

سیستم های پردازش تعامل

از پردازش سطوح عملیاتی که ماهیتی تکراری و حجم عظیمی از داده را در بر می گیرد . حمایت می کنند.

سیستم های گزارشات مدیریت

از فعالیتهای بخشی و نیز مدیران سطوح امنیت ازطریق ارائه اطلاعات و گزارشات تلفیقی حمایت می کند .

سیستم کارکنان دانش

این سیستم ها جهت حمایت از کارکنان دانش و حرفه ا ی طراحی می شوند .

سیستم های پشتیبانی تصمیم گیری

فرآیند تصمیمات مدیران و از طریق تحلیل مسائل پشتیبانی می کنند .

سیستم های اتوماسیون اداری

از طریق بکار گیری تکنولوژی اطلاعات مور دفتر را پشتیبانی می کند .

سیستم های پشتیبانی مدیران ارشد (اجرایی)

به منظور پشتیبانی کامل از فرآیند تصمیمات به صورت هوشمند طراحی می شود .

سیستم های خبره

به منظور پشتیبانی کامل از فرآیند تصمیمات به صورت هوشمند طراحی می شود .

 

سیستم های پشتیبانی تصمیمات گروهی

این سیستم ها به منظور پشتیبانی از افرادی که در تصمیم گیریهای گروهی مشارکت دارند ، طراحی می شوند ( صرافی زاده ، ۸۳)

۲ – ۲۳   اتوماسیون اداری

یافتن تعریفی مشخص سیستم های اتوماسیون اداری تعریف مشخصی ندارند بلکه تعریف آنها منحصربه تعیین دیدگاه های کاربر است و این خود بدین معنی است که سیستم های اتوماسیون اداری دارای تعاریف بی شماری است . در اینجا به برخی از آنها اشاره می کنیم .

اتوماسیون اداری ، مشتمل بر تمام سیستم های الکترونیک رسمی و غیر رسمی بوده که به بر قراری ارتباط اطلاعات بین اشخاص در داخل و خارج موسسه و بالعکس مربوط می شود .کلمه اصلی که اتوماسیون اداری را از داده پردازی ، سیستم اطلاعات مدیریت و سیستم پشتیبانی تصمیم متمایز        می سازد و ارتباطات  اتوماسیون اداری به منظور تسهیل انواع ارتباطات به هر دو صورت شفاهی و کتبی (۱۹۹۸)، RAYMOND )  سیستم های اطلاعات اداری (OIS=PFFICE  INFORMATION (SYSTEM  ) از امور اداری از طریق فناوری اطلاعاتی حمایت می کند . سیستم های اطلاعات مدرن از جمله اجزا سیستم اطلاعاتی مدیریت ( MIS ) است که ابزار هایی را برای ارتباطات و هماهنگی ما بین کارگران دانشی به وسیله ایجاد مدیریت اثر بخش اسناد و پیامها و جلسات الکترونیک فراهم       می کند. ( ۱۹۹۲ ، ZWASS ))

 

۲ – ۲۴   مزایا و معایب اتوماسیون اداری

مهمترین شرط کاربرد و استفاده از اتوماسیون در اکثر سازمانها ، صرف نظر از موارد استفاده دیگر آن مربوط ، به لزوم سرعت و دقت و صحت در کار آنها است . به خاطر توسعه دامنه عملیات سازمان است  که این امر احتیاج به گسترش مجاری ارتباطات با سرعت بیشتر است و اتوماسیون اداری موجب می گردد که مجاری ارتباطی کوتاه و ارتباطات لازم به سهولت در اختیار مدیران قرار گیرد .

به طور کلی ، مزایای کاربرد سیستم های اتوماسیون  اداری به دو دسته مزایای مستقیم و غیر مستقیم تقسیم می شود .

مزایای مستقیم

افزایش محصول یا بازده و صرفه جویی در وقت یا نیروی کار این مزایا که قابل اندازه گیری بوده و ممکن است تاثیر مستقیم و کوتاه مدت بر جریان نقدینگی داشته باشد عبارتند از :

الف ) کنترل بهتر بر کار ، به خاطر تقسیم کمتر نیروی کار ؛

ب)تبدیل اطلاعات از شکلی به شکلی دیگر کمتر صورت می گیرد ، مانند نوشتن روی نوار که پس از آن روی کاغذ تایپ می شود ؛

ج) فعالیتهای غیر مولد مانند بایگانی ، نگهداری سوابق و به هنگام رسانی کمتر می شود ؛

د) سازماندهی غیر مولد مانند بایگانی ، نگهداری سوابق و به هنگام رسانی کمتر می شود ؛

۲-۳۵-۲  مزایای غیر مستقیم

این مزایا غیر کمی هستند و ممکن است ازطریق سودآوری و رشد در بلند مدت سازمان را غنی سازند ،

الف ) وابستگی کمتر به ادارات دیگر برای تهیه کپی ، چاپ و امور مشابه دیگر ؛

ب) نیاز کمتر به تشریفات و کنترل جهت نظارت بر جریان کار بین ادارات .

ج) به دلیل افزایش اثر بخشی  کارکنان در انجام کار های خاص ، رضایت شغلی آنها افزایش       می یابد ؛

د) به دلیل ارائه بهتر اطلاعات و خدمات به موقع ، ضرایت مشتریان بیشتر می شود ؛

ه ) رقایت بیشتر سازمانها از طریق استفاده از منابع اطلاعاتی و قابلیت برای عکس العمل نسبت به فشار ها و فرصتها .

معایب سیستم اتوماسیون اداری

اما کاربرد سیستم های اتوماسیون اداری معایبی را نیز در بر دارد که عبارتند از :  از ایجاد تغییرات در محیط انسانی ، نادیده گرفته شدن برخی از روابط اجتماعی و انسانی در کار ها و به صورت مکانیزه درآمدن فعالیتها ، پیچیده شدن و سختی کار با سیستم ها ، بروز اخلاق توجیه اشتباهات صورت گرفته و نسبت دادن آنها به سیستم ، مشکلات جسمانی کارکنان در کار با رایانه ، نپذیرفتن سیستم های مکانیزه توسط مدیران یا کارکنان ، کم شدن امنیت اطلاعات هم از نظر دسترسی و هم از نظر تخریب .

انواع کاربرد ها یا زیر سیستم های اتوماسیون اداری :

از دیدگاه های متعددی به انواع کاربرد های اتوماسیون اداری پرداخته شده است که در این جا به دو نمونه از آنها می پردازیم.

در یک دیدگاه انواع دستگاه های مکانیزه اداری اصلی عبارتند از :

۱- در زمینه کسب و اطلاعات و کپی کردن آنها : واژه ها ، پردازها ، ماشینهای کپی هوشمند ، سند خوانها ، سیستم های صوتی دیجیتالی ، حروف چینی  نوری .

۲- در زمینه ذخیره سازی اطلاعات : کشورهای بایگانی الکترونیک ، زیر نگاشته ها (میکروگراف)

۳- در زمینه ارتباطات : سیستم تلفن رایانه ، پست الکترونیک ، ارسال فاکس ، کنفرانس از راه دور.

از دیدگاه دیگر عناصر اصلی سیستم های مکانیزه اداری. ( صرفی زاده ، ص ۲۴۱:۱۳۸۰)

۲ – ۲۵   ارگونومی در مکانیزاسسیون اداری

پیشرفت فناوری در قرن گذشته و بویژه از جنگ جهانی دوم به بعد در رشد اقتصادی و پیشرفت اجتماعی جهان صنعتی اثر چشمگیر داشته است . بی تردید پیشرفت فناوری علاوه بر ارتقای سطح زندگی بشر در کاهش شدید بسیاری از منابع حوادث ، آسیبها و تنشهای کاری ، نقش برجسته ای داشته است . با این حال ، فناوری پیشرفته به همراه خود منابع جدیدی از آسیب و تنش ناشی از کار آورده است و بایستی در نظر داشته باشیم که ما به شرطی می توانیم  عملکرد را بهینه کرده و به بهره وری بیشتر و تامین بهداشت و سلامت کارکنان برسیم که اصول ارگونومی را در طراحی ، عرصه و استفاده از فناوری منظور کنیم .

اصطلاح ارگونومی، مطالعه عواملی را شامل می شود که راحتی ، ارضا ء و کارایی افرادی را که با سیستم ها و وسایل تولید ، کار می نمایند ، تشریح می کند .

وقتی کارکنان در وضعیتی تحت فشار قرار گیرند و برای مدت مدیدی به صفحه  مانیتور نگاه کنند ، اغلب آنها دچار سردرد ، کمر درد و چشم درد و … می شوند با در نظر گرفتن بسیاری از مسائل ایمنی و بهداشتی در سخت و تولید و عرضه وسایل اتوماسیون اداری در واقع ما در نظر گرفته ایم که کارکنان دفتری قسمت مهمی از داراییهای سازمان هستند و اگر خسته و تحت تاثیر باشند ، نمی توانند به بهترین وجه کار کرده و کارایی سیستم و فراهم ساختن اطلاعات لازم جهت پشتیبانی مدیران با مشکل مواجه می شود .

از طرف دیگر ، می توان اتوماسیون اداری فراتر از اضافه کردن سیستم های نرم افزاری جدید است و بایستی مسائل مربوط به تغییر و مقاومت در برابر تغییر را هم مد نظر داشت ، یک تحقیق پیمایشی انجام شده در سوئد نشان داده است که هر تغییر روانی – اجتماعی در محیط کاری ، همانند رایانه ی شدن ، سیستم نرواندوکرین بدن را فعال کرده و موجب واکنشهای فیزیولوژیکو روانی او می شود که فرد را برای مبارزه یا فرار تحریک می کند و در واقع فرد با مکانیزاسیون که نوعی تغییر محسوب      می شود مقاومت می کند . و مدیران و سایر طراحان و مسئولان ذیربط باستی با کاربرد تکنیک های غلبه بر مقاومت که مهمترین آنها مشارکت  و آموزش کاربران است ، بر این مقاومت غلبه کرده و یا میزان آن را کاهش دهند .

۲ – ۲۶  بکار گیری تکنولوژی در اتوماسیون اداری

در تکنولوژی پیشرفته اطلاعاتی موضوعی به نام جریان کار خودکار۱ وجود دارد که  افراد         می توانند با بهره گرفتن از این نرم افزار اسناد و مدارک ( مثل فاکتور خرید و فروش ، چک یا سفارش مشتری ) رد و بدل نمایند و آنها را جهت اقدم و پردازش به محل ها مربوطه بفرستند . برای مثال ،     می توان با بهره گرفتن از کامپیوتر یک سند هزینه تهیه کرد که مدیر مربوطه می تواند آن را کنترل کند و از طریق پست الکترونیکی به اطلاعات کارکنان ذیربط برساند . با بهره گرفتن از این  سیستم می تواند بدون دخالت دست  انسان تمام امور را انجام داد . شرکت های کوچک هم می توانند با بهره گرفتن از این سیستم کار های خود را انجام دهند .

چنین پرسشی برای مدیریت سازمان ها مطرح است . « چگونه می توان از این توان بسیار بالای محاسباتی استفاده کرد ؟ » همانند مورد بالا ، تکنولوژی اطلاعاتی پیشرفته می تواند به گونه ای عمل کند که محیط خارجی سازمان و اطلاعات مربوط به آن بر روی یک صفحه ، در جلوی چشمان مدیریت عالی اجرایی نقش ببندد . حال این پرسش مطرح است که آیا مدیریت سازمان باید از این توان قدرت بالا برای هر چه بیشتر متمرکز نمودن امور یا اعمال کنترل شدید تر بر سازمان استفاده کند ، یا اینکه باید به اعضای  سازمان اطلاعات لازم را بدهد که با استقلال بیشتری کار کنند ؟ تکنولوژی پیشرفته اطلاعاتی می تواند همه نوع اطلاعات  درباره مشتریان ، بازار ، نوع خدمات و کارایی واحد یا سازمان به کارکنان بدهد و بعضی از سازمان ها در جهت تشدید سلسله مراتب اداری ، متمرکز نمودن فرآیند تصمیم گیری و یکنواخت کردن کار ها ، از این تکنولوژی جدید  استفاده می کنند . ولی در بیشتر موارد سازمان ها تکنولوژی مزبور را در جهت غیر متمرکز نمودن سازمان به کار می برد . و اثرات آن در فرآیند های مدیریت و طراحی سازمان ها قابل مشاهده است . ( دفت ، ۱۳۸۰ )

سیستم های جامع اتوماسیون اداری ، به نقشی حساس در ادارات مدرن دست یافته اند . واژه پردازها جای ماشین های تحریر را گرفته اند و کاربرگهای الکترونیکی ، دفاتر کل را بی استفاده کرده اند .

برنامه ­های پایگاه اطلاعاتی اوراق حجیم اطلاعات کاغذی را حذف کرده و برنامه های نگهداری  اطلاعات شخصی ، جایگزین پرونده های حجیم و کاغذی و اطلاعات کارکنان شده اند     (۲۰۰۱green ).