در عمل ما باید کمتر شاهد ارتکاب چنین بزهی از سوی سردفتر اسناد رسمی باشیم زیرا؛ محاکم دادگستری وقتی رأی بر بی اعتباری سند رسمی صادر می کنند مراتب را به سازمان ثبت اسناد و املاک کشور اعلام می کنند تا سازمان مذکور ابطال سند مذکور را به اداره تابع خود اعلام نماید.
(ماده ۷۱ قانون دفاتر اسناد رسمی و کانون سردفتران و دفتریاران). در عمل محاکم دادگستری پس از صدور رأی، آن را به اداره ای که ملک در آن واقع شده اعلام می کنند و اداره مذکور نیز به ناچار باید با ثبت استان و ثبت استان نیز با سازمان مکاتبه می نماید و این موجب اطاله وقت متقاضی می گردد. پس از اعلام سازمان ثبت اسناد، سندی را که از اعتبار افتاده در دفتر املاک و ستون ملاحظات ثبت دفتر اسناد رسمی منعکس خواهد شد.
و از طرفی چون، مسئول دفتر به هنگام ثبت سند مکلف است، از اداره ثبت استعلام به عمل آورد.^[۲۶] نتیجتاً: با توجه به مطالب فوق مسئول دفتر به هنگام ثبت سند از اسناد مجعوله و مزوره آگاه خواهد بود و چنانچه اقدام به ثبت چنین اسنادی نماید قابل مجازات خواهد بود.
در مورد کارکنان ثبت اسناد نیز باید گفت، چنانچه اسناد مجعوله که توسط مسئول دفتر، دفترخانه به ثبت رسیده و خلاصه معامله آن به اداره ثبت اسناد ارسال شده ومسئول دفتر املاک با علم به مجعول بودن سند، آن را ثبت نماید مشمول حکم ماده خواهد بود زیرا انتقال ملک و معاملات بعدی با توجه به اعلامی دفتر املاک به دفترخانه صورت می گیرد.
مشکلی که اخیراً ما در پاره ای از استانها با آن مواجه شده ایم این است که اسناد پس از ثبت باید وارد اطلاعات جامع املاک شود و ثبت رایانه می شود، حال چنانچه متصدی مربوطه که جزئی از اجزاء ثبت اسناد محسوب می شود اسناد مجعوله یا مزوره را با علم به جعل بودن آن ثبت رایانه نماید مشمول حکم این ماده خواهد بود یا خیر ؟
از آنجائیکه پاسخ استعلام دفاتر اسناد رسمی برای تنظیم و ثبت سند، در این استانها با توجه به اطلاعات جامع املاک تهیه و به دفترخانه ارسال می گردد و ثبت سند مجعول در رایانه باعث ضرر رساندن به اشخاص (خریدار) خواهد بود و از طرفی؛ قانونگذار فقط به ثبت اسناد مجعوله یا مزوره اشاره کرده است و اشاره ای به این نکرده که ثبت دفتر شود یا ثبت رایانه، بنابراین به نظر ما ثبت اسناد مجعوله در رایانه نیز مشمول حکم خواهد بود.

۲) سندی را بدون حضور اشخاصی که مطابق قانون حضور داشته باشند ثبت نمایند
قانونگذار برای جلوگیری از هرگونه سوء استفاده احتمالی مسئول دفتر ، حضور اشخاصی را به هنگام ثبت سند ضروری و لازم می داند و طی مواد مختلف متذکر آن شده است. از آن جمله می توان به حضور :
۱) طرفین معامله (متعاملین) یا وکلای آنها یا طرفی که تعهد می کند. (ماده ۵۰ و ۶۳ قانون ثبت ) ؛
۲) شهود معروف و متعهد در صورت تردید در هویت متعاملین (ماده ۵۰ قانون مذکور ) ؛
۳) معتمد و معرفین و یا مطلع با سواد برای شخصی که کور یا کر یا گنگ یا بی سواد است (ماده ۶۴ قانون مذکور)؛
۴) مدعی العموم یا نماینده وی و یا امین صلح و نیز مترجم رسمی در صورت نیاز (مادتین ۵۴ و ۶۱ قانون مذکور) و نیز ماده ۷ الی ۱۲ آئین نامه دفتر ثبت ازدواج و طلاق مصوب ۱۷/۷/۱۳۱۰ ، اشاره کرد.
برابر ماده ۶۳ قانون ثبت اسناد، متعاملین یا وکلای آنها باید به هنگام ثبت سند در دفترخانه حاضر شده و مطابقت ثبت سند را با اصل سند با مسئول دفتر تصدیق نمایند. (این موضوع با نوشتن عبارت «ثبت با سند برابر است» محقق می شود).
مسئول دفتر طبق ماده ۵۰ قانون ثبت مکلف است، قبلاً هویت متعاملین یا متعهد را احراز نماید و چنانچه در هویت آنها تردید داشته باشد دو نفر از اشخاص معروف و معتمد حضوراً هویت آنها را تصدیق نماید.
در این جا لازم است؛ این ماده را مورد نقد و بررسی قرار دهیم و مطالعه تطبیقی با قانون دفاتر رسمی ژاپن داشته باشیم؛ مسئول دفتر در صورت تردید در هویت متعاملین یا طرف تعهد، مکلف است، دو نفر از اشخاص معروف و معتمد را بخواهد که حضوراً هویت متعامل یا متعاملین را تصدیق نماید؛ مشکل اینجاست که مسئول دفتر چگونه معروف و معتمد بودن آنها را باید احراز کند؟!
در عمل؛ به ویژه در شهرهای بزرگ، اشخاص به عنوان معتمد و معروف در دفترخانه حاضر می شوند و هویت متعاملین را تصدیق می کنند بدون آنکه متعامل یا متعاملین را بشناسد.
رأی صادره مؤید این مطلب است :
شماره دادنامه ۴۷۹ – ۳۰/۹/۱۳۷۳ – کلاسه پرونده ۱۲/۷۳ – ۱۳۳ مربع رسیدگی : شعبه ۱۳ دادگاه عمومی قم :
۱) آقای مجید … فرزند محمد به اتهام استفاده از سند مجعول و خیانت در امانت، ۲) احمد … فرزند حسین، ۳) محمدرضا … فرزند حسین سردفتر و کارمند دفترخانه اسناد رسمی شماره ۲ به شرکت در جعل رسمی، ۴) عزیز اله … ، ۵) محسن … به معاونت در استفاده از سند مجعول تحت تعقیب قرار گرفته اند که در خصوص اتهام، متهمین ردیف ۱ – ۲ – ۳ با توجه به شکات و وکیل مدافع آنان اقرار و اعتراف متهم ردیف اول مبنی بر اخذ وام با سند متعلق به شکات بدون اطلاع آنان، دو سری وکالتنامه مجعول به شماره های …، …. صورت مجلس بازرسی دفترخانه و نظریه اداره ثبت اسناد و املاک قم، سایر قرائن و امارات موجود در پرونده جرم محرز و مسلم است، مستند به مواد ۲۸ – ۱۱۹ از قانون تعزیرات اسلامی ۱۴ آئین دادرسی کیفری و ۲۵ از قانون مارالذکر و بند دوم ماده ۱۰۰ از قانون ثبت اسناد و ۴۶ مجازات اسلامی متهم ردیف اول مجید و ردیف ۲ و ۳ احمد …. و محمدرضا …. هرکدام به یک سال حبس محکوم می گردند …. »
ملاحظه می شود که دادگاه سردفتر را به دلیل عدم احراز هویت امضاء کنندگان مشول بند دوم ماده ۱۰۰ قانون ثبت دانسته و به مجازات یکسال حبس محکوم نموده است.
چنانچه مسئول دفتر ، سندی را بدون حضور یکی از متعاملین، یا هر دو، یا وکیل آنها، در صورتی که به وکالت از طرف آنها اقدام نموده باشند، ثبت و امضاء نماید مشمول حکم ماده بوده و جاعل در اسناد رسمی می باشد.
با دو مثال ذیل به تشریح موضوع می پردازیم :
مثال اول ) اگر ملکی را سه نفر به طور مشاع مالک باشند (به طور قهری) به سه قطعه تفکیک شده باشد و یک قطعه آن در تعریض خیابان قرار گرفته باشد و عملاً در موقعیت محل دو قطعه باشد؛ دو نفر از مالکین با حضور در دفترخانه اظهار نمایند که دو قطعه را مالک هستند، (هر کدام یک قطعه را) و قطعه واقع شده در تعریض خیابان متعلق به نفر سوم می باشد؛ در این حالت، چنانچه مسئول دفتر برابر تقسیم نامه ای که تنظیم و ثبت می نماید قطعه اول را در مالکیت یک نفر و قطعه دوم را در مالکیت نفر دیگر قرار دهد و این تقسیم نامه بدون حضور نفر سوم تنظیم گردد؛ به نظر نگارنده، مسئول دفتر مشمول این بند از ماده ۱۰۰ قانون ثبت خواهد بود و جاعل در اسناد رسمی می باشد، زیرا نفر سوم نیز صاحب حق بوده و مطابق قانون باید حضور داشته باشد؛ النهایه چنانچه اظهار کرد که راضی است سهم وی در تعریض خیابان واقع شود در تقسیم نامه یا اقرارنامه جداگانه ای ثبت شود.
مثال دوم )- (الف) با سوء استفاده از بنچاق ساختگی خود را مالک زمینی به مساحت ده هکتار معرفی می کند و با کمک متصدی یک بنگاه معاملات ملکی به نام (ب) ، موجبات فروش ملک را به (ج) فراهم می کند، سپس جریان ملک مزبور را در دفتر اسناد رسمی به سردفتری (د) فراهم کرده و به جای مالک اصلی آن ملک، سند انتقال را امضاء و ثمن معامله را دریافت نموده است. بر فرض صحت واقعه و اثبات سوء استفاده و تقلب (الف) و تبانی وی با متصدی بنگاه و سردفتر اسناد رسمی ، آقای (د) به عنوان سردفتر اسناد رسمی که با علم به عدم مالکیت (الف) و تبانی با وی و بدون حضور مالک اصلی، جریان بیع ملک را فراهم نموده ، به استناد بند دوم ماده ۱۰۰ قانون ثبت اسناد و املاک عمل وی جعل در سند رسمی محسوب و به مجازات جاعل در اسناد رسمی یعنی مجازات مندرج در ماده ۵۲۳ قانون مجازات اسلامی یعنی حبس از یک تا ۵ سال یا پرداخت جزای نقدی از ۶ تا ۳۰ میلیون ریال محکوم خواهد شد.^[۲۷]
۲۲-۲ حقوق مقایسه
در قانون دفاتر اسناد رسمی ژاپن سردفتر باید هنگام تنظیم سند از نام شخص معامله کننده آگاه بوده و با او آشنا باشد. ماده ۲۸ قانون دفاتر اسناد رسمی ژاپن می گوید:
«به هنگام تنظیم سند سردفتر باید از نام شخصی که معامله می کند آگاه بوده و با او آشنا باشد. وقتی سردفتر نام شخصی را که معامله می کند نمی داند یا با او آشنا نیست، باید از او بخواهد هویت خود را با ارائه گواهی مهر شده صادره از طرف دولت یا مراجع دولتی رسمی یا منابع قابل اعتماد دیگر معرفی کند … »
در حقوق ایران – قانون ثبت – حضور دو نفر به عنوان معرف و متعهد در نزد مسئول دفتر و تصدیق متعامل از سوی آنها برای سردفتر کافی خواهد بود تا هویت متعامل یا متعاملین را احراز کرده و سند را تنظیم و ثبت نماید.
به نظر نگارنده، شایسته است در کشور ما نیز، مسئولین دفاتر اسناد رسمی در صورت تردید در هویت متعاملین، برای احراز هویت آنها، گواهی مهر شده از طرف مراجع رسمی یا دولتی یا منابع قابل اعتماد دیگر، همچون نیروی انتظامی یا شورای محلی بخواهند.
همچنین حضور معتمد و مترجم همچون قانون ثبت ایران الزامی است، در تنظیم سند در ژاپن مسئول دفتر مکلف است چنانچه شخص معامله کننده زبان ژاپنی را نداند یا کر و لال باشد یا به هر دلیلی نتواند صحبت کند و یا بخواند، باید از حضور مترجم و معتمد در زمان تنظیم سند استفاده کند (ماده ۲۹ قانون دفاتر اسناد رسمی ژاپن) و اگر شخصی که معامله کرده، کور است یا نمی تواند بخواند سردفتر باید از حضور شاهدی در زمان تنظیم سند استفاده کند.
۳) سندی را به اسم کسانی که آن معامله را نکرده اند ثبت کند
اکثر متعاملین به هنگام حضور در دفترخانه بدون اینکه موارد ثبت شده توسط مسئول دفتر را مطالعه هرچند مختصر و گذرا بنمایند، آن را امضاء می کنند و حتی در بعضی موارد مشاهده شده، بدون آنکه سردفتر چیزی را در دفتر خود ثبت کند آن را امضاء می نمایند و این سهل انگاری، بعضی مواقع به ضرر آنان تمام می شود. قسمت سوم ماده ۱۰۰ قانون ثبت، معمولاً از این سهل انگاری متعاملین ناشی می شود و می توان آن را در دو حالت زیر تصور کرد :
الف) گاهی طرفین معامله (متعاملین) در دفترخانه تنظیم سند حاضر می شوند لیکن موارد ثبت شده توسط محرّر را بدون مطالعه امضاء می نمایند. مثلاً احدی از وراث متوفی، به نام حسن ، سهم الارث ورثه دیگر به نام حسین را با تبانی سردفتر می خواهد تصاحب نماید، به هنگام تنظیم سند حسن و حسین در دفترخانه حاضر می شوند، سردفتر از حسین می خواهد به عنوان شاهد، دفتر را امضاء نماید، در حالی که حسین (بدون مطالعه و با سهل انگاری) دفتر ثبت را به عنوان معامل امضاء می نماید این مورد بیشتر در مورد اشخاص بی سواد و کم حافظه اتفاق می افتد.
ب) گاهی یکی از طرفین معامله (متعاملین) به هنگام تنظیم و ثبت سند در دفترخانه اسناد رسمی حاضر نیست، اما مشخصات وی به عنوان احدی از متعاملین توسط سردفتر، در دفتر ثبت معاملات (ثبت سند) ثبت شده است و این در حالی است که امضاء کننده دفتر شخص دیگری است. مورد فوق غالباً در مورد معامل اتفاق می افتد، بعضی از حقوقدانان از آن به عنوان استبدال شخصی یاد می کنند.
استبدال شخصی: وقتی است که شخصی با غصب هویت دیگری در محضر به عنوان طرف معامله (معامل) حاضر می شود و طرف ثبت را امضاء می نماید در حالی که طرف حقیقی معامله شخصی به غیر از او می باشد.
مثال : ششدانگ یک قطعه زمین به نام قطعه ۲۸۴ مجزی از پلاک ثبتی ۴۴۳۹/۳۸ بخش سه زنجان برابر سند رسمی ۱۷۱۲۶ – ۱۹/۱۲/۵۵ از طرف برادران جاف (معامل) به آقای م.ک. انتقال قطعی یافته است که توسط دادگاه اصل ۴۹ قانون اساسی به نفع ستاد اجرائی امام (ره) توقیف شده بود.
شخصی با جعل شناسنامه آقای م . ک. (استبدال شخصی ، بنابر ادعای ستاد اجرائی فرمان امام (ره) برابر نامه شماره ۹۰۳/۲۶۳ ن ۱۷/۴/۸۲ ) قطعه مذکور را برابر سند عادی و وکالتنامه رسمی ۴۴۹۰۳ – ۱۶/۷/۸۱ دفترخانه ۱۱ خرم دره به آقای ش . ک. فروخته است. وکیل متعامل (ش . ک) از معامل به عنوان کلاهبردار شکایت نمود که متعاقب آن دادیاری دادسرای عمومی خرم دره معامل (شخص متهم به جعل) را با صدور قرار منع تعقیب از کلاهبرداری تبرئه نمود و دادگاه اصل ۴۹ قانون اساسی به لحاظ صدور قرار منع تعقیب از دادیاری مذکور قضیه را از موارد مختوم بها تشخیص داده و برابر دادنامه  ، کلاسه پرونده ۸۲/۷۰/۴۹/ز قرار مختومه شدن پرونده را صادر نمود و از قطعه رفع توقیف به عمل آورد، این دو قرار صادره از جهاتی قابل تأمل است :
- احراز نشدن هویت شخص معامل؛ اینکه شخصی که در دفترخانه حاضر شده و وکالتنامه رسمی ۴۴۹۰۳ – ۱۶/۷/۸۷ را تنظیم کرد واقعاً آقای م.ک (مالک حقیقی) مالک قطعه مذکور بوده است یا شخص دیگر با غصب هویت وی در دفترخانه حاضر شده است؟
- آیا سردفتر عامداً چنین وکالتنامه ای را تنظیم نموده است یا در تنظیم آن عمدی نداشته است؟ در پاسخ به سوال اول، این ایراد وارد است که تنظیم وکالت نامه رسمی، دلیل ثبت معامله نیست؛ اما در پاسخ باید گفت که سند قطعی ۶۱۰۲ – ۱۸/۹/۸۵ دفترخانه ۲۸ به اعتبار همان وکالتنامه تنظیم و ثبت گردیده است به عبارتی در واقع معامل همان شخصی است که ادعای جاعل بودن وی می رفت.
در پاسخ به سوال دوم باید گفت که اگر سردفتر از جعلی بودن شناسنامه آگاهی داشته ، مقصر خواهد بود و باید به عنوان جاعل در اسناد رسمی مجازات شود در غیر این صورت نمی توان وی را جاعل در اسناد رسمی دانست :
ایرادی که به نظر نگارنده، به تصمیم این دو مرجع قضائی وارد است، این است که به موضوع اصلی که همانا رسیدگی به جاعل بودن معامل است (اینکه در تنظیم وکالتنامه رسمی مالک حقیقی بود یا شخصی غیر از مالک واقعی از نظر دور نگه داشته شد)، بهتر بود دادیاری محترم دادسرای عمومی با مداقه بیشتر رسیدگی می کرد تا حقایق روشن می شد.
۴) تاریخ سند یا ثبت سندی را مقدم یا مؤخر در دفتر ثبت کند
تاریخ سند یا ثبت سند از اهمیت ویژه ای برخوردار است و این تاریخ در سند رسمی، نه تنها بین متعاملین یا قائم مقام آنها معتبر است بلکه بر علیه اشخاص ثالث نیز معتبر می باشد، برخلاف اسناد عادی که تاریخ آن فقط درباره اشخاصی که شرکت در تنظیم آنها داشته اند و ورثه آنان و کسی که وصیت به نفع او شده معتبر است. (ماده ۱۳۰۵ قانون مدنی).
حال چنانچه تاریخ سندی مقدم یا مؤخر تنظیم شود مورد از مصادیق جعل و تزویر خواهد بود (ماده ۵۲۳ قانون مجازات اسلامی) و اگر این اتفاق در مورد اسناد رسمی اتفاق افتد مشمول حکم ماده ۱۰۰ قانون ثبت خواهد بود.
مسئول دفتر مکلف است، سندی را که تنظیم می کند در دفتر مخصوص که از طرف سازمان ثبت اسناد و املاک در اختیارش گذاشته شده به ترتیب تاریخ ورود ثبت کند و حق ندارد این ترتیب را رعایت نکند و هر سندی را که تنظیم و ثبت می کند باید در تاریخ همان روز که سند ثبت کرده، قید نماید. (ماده ۱۸ قانون دفاتر اسناد رسمی و ماده ۷ و ۹ آئین نامه آن).
اگر مسئول دفتری تاریخ سندی را که امروز تنظیم کرده، به چند روز یا چند هفته قبل برای فرار از دین معامل ثبت نماید، یا اینکه تاریخ سندی را که امروز تنظیم کرده به چند روز بعد ثبت نماید مرتکب جعل در اسناد رسمی شده مجازات جاعل در اسناد را متحمل خواهد شد.
همچنان که پیشتر گفتیم: قانون مجازات اسلامی در ماده ۵۲۳ متذکر این مطلب شده است و تقدیم و یا تأخیر سند نسبت به تاریخ حقیقی را از مصادیق جعل می داند، در اینجا سند اعم از سند رسمی یا عادی است و این تفاوت بین ماده مذکور و بند چهارم ماده ۱۰۰ قانون ثبت اسناد که موضوع آن فقط اسناد رسمی است، می باشد.
متأسفانه در عمل مشاهده می شود که بعضی از سردفتران در دفتر ثبت، صفحه یا صفحاتی را خالی می گذارند تا در موقع لازم، ثبت نمایند و از این راه به سود سرشار برسند، بدیهی است در چنین حالتی چون تاریخ ثبت مقدم بر تاریخ حقیقی سند می باشد، مسئول دفتر مشمول حکم ماده ۱۰۰ قانون ثبت بوده و جاعل در اسناد رسمی است.
اگر مالک ملکی فوت نماید و بعد از فوت وی، سردفتری، وکالتنامه ای تنظیم نماید مبنی بر اینکه مالک به احدی از اولاد خود (ورثه اش) وکالت در فروش ملکش را داده و لو به نفس خود، و با استناد به آن سندی به تاریخ قبل از فوت مالک تنظیم نماید مرتکب جعل در اسناد رسمی شده و به مجازات آن محکوم خواهد شد. به نظر ما، حتی اگر پس از تنظیم وکالتنامه در دفترخانه، سند انتقالی تنظیم و ثبت نشود باز هم سردفتر را باید جاعل در اسناد رسمی دانست.
جعل مذکور در این بند از ماده ۱۰۰ را باید جعل معنوی یا مفادی دانست زیرا مرتکب که سردفتر اسناد رسمی می باشد، هیچ گونه خدشه ای در اصل سند، از لحاظ اینکه آن را به طور متقلبانه بسازد یا تغییر دهد ایجاد نمی کند. بلکه حقیقی را بدون آنکه عمل فیزیکی بر روی سند انجام دهد تحریف می کند.
بند مذکور (بند چهار) ماده ۱۰۰ قانون ثبت را باید در مورد مستخدمین ثبت اسناد نیز جاری دانست و این نیست که این بند؛ صرفاً در مورد سردفتران جاری باشد.
با طرح دو سوال و پاسخ به آن به طور مختصر به این موضوع می پردازیم :
- چنانچه رئیس ثبت محل، ملکی را در دفتر ثبت اظهارنامه عالماً به تاریخ قبل از تاریخ حقیقی و واقعی ثبت نماید (اصطلاحاً پذیرش ثبت نماید) آیا جاعل در اسناد رسمی محسوب خواهد شد؟