سیستم های مدیریت دانش به استفاده از فناوری نوین اطلاعات (مثل اینترنت، شبکه داخلی، شبکه خارجی، فیلترهای نرم افزاری، انبارهای داده) برای سازماندهی، ارتقاء و تسریع مدیریت دانش درون و برون سازمانی، اشاره دارند (علوی و لیدنر^[۷۱]، ۲۰۰۱).

سیستم های مدیریت دانش، در پی آن هستند که با فراهم آوردن امکان دسترسی گسترده به مهارت سرمایه انسانی سازمان، به آن در تطابق با شرایطی نظیر ریزش نیروها تغییرات سریع و کوچک شدن اندازه سازمان کمک کنند.
یک سیستم مدیریت دانش فعال، شش گام را در یک چرخه دنبال می‌کند (ریاحی، ۱۳۸۶). مطابق شکل دلیل چرخه مانند بودن سیستم، بهبود پویایی آن در طول زمان است در یک سیستم مدیریت دانش مناسب دانش هرگز تمام نمی‌شود زیرا با گذشت زمان محیط تغییر می‌کند ودانش برای اینکه این تغییرات را منعکس کند باید به روز شود چرخه سیستم مدیریت دانش به صورت زیر، عمل می‌کنند.
شکل ۲-۴- چرخه سیستم مدیریت (ریاحی، ۱۳۸۶)
۱- خلق دانش: دانش هنگامی‌که افراد، روش های نوین انجام کارها را دریافته با مهارت جدیدی کسب می‌نمایند خلق می‌شود گاهی اوقات دانش خارجی، وارد سازمان می‌شود.
۲- کسب دانش: دانش جدید باید ارزشمند تلقی شود و به صورتی معقول ارائه گردد.
۳- پالایش دانش: دانش جدید باید با شرایط تطبیق داده شود و بدین ترتیب کاربردی گردد اینجاست که بینش های انسان (قابلیت های ضمنی) باید در راستای حقایق عینی، به کار گرفته شوند.
۴- ذخیره دانش: سپس دانش مفید باید به شکلی منطقی در یک مخزن دانش، به گونه ای ذخیره شود که دیگران نیز در سازمان بتوانند به آن دسترسی داشته باشند.
۵- مدیریت دانش: دانش مانند یک کتابخانه، باید به روز نگه داشته شود. بررسی های لازم جهت تایید مرتبط بودن و صحیح بودن آن، باید دائما انجام شود.
۶- اشاعه دانش: دانش باید همیشه و همه جا در قالبی مناسب، برای هر کسی که در سازمان به آن نیاز دارد، قابل دسترس باشد (ریاحی، ۱۳۸۶).
جدول ۲-۱- انواع فرایندهای مدیریت دانش (شفیعی نیک آبادی، ۴:۱۳۹۱)