عقود و ایقاعات و قراردادهایی که مخالف قانون نبوده و موجب حق گردد.^[۴]
ماده ۱۳ کنوانسیون وین مقرر می‌دارد:«وصف نوشته از نظر مقررات این کنوانسیون، تلگرام و تلکس را شامل می‌شود».^[۵]ماده ۱۳ این کنوانسیون قبل از اینکه انعقاد قرارداد با بهره گرفتن از رایانه مطرح باشد، تدوین گردیده است.
سند به طور معمول برای اثبات اعمال حقوقی بکار می‌رود و بندرت در وقایع حقوقی استفاده می‌شود.^[۶]

بنابراین آنچه سندیت سند را محرز می کند و باعث می‌شود تا عنوان سند به آن صدق کند دو امر است اول قابلیت استناد است که صراحتا” در این تعریف نیز آمده است و دومین امر که از تعریف سند به طور غیر مستقیم استنباط می‌شود، حاصل فعل و تراوش اندیشه انسان بودن سند است.
نوشته اعم از سند است و سند در لغت یعنی هر چیزی که به آن اعتماد کنند.^[۷]
مقصود از نوشته خط یا علامتی است که بر روی کاغذ یا چیز دیگری رسم شده و حاکی از بیان مطلبی باشد.^[۸]
از این رو، در تعریف، لفظ نوشته خصوصیتی ندارد و به اطلاق خود شامل هر گونه نوشته فارغ از محل نوشتن و یا شکل نوشتن و یا حتی وسیله نوشتن می‌باشد.
نوشته فارغ از محل نوشتن مورد لحاظ واقع شده بنابراین، ممکن است نوشته بر روی یک قطعه سنگ، کلوخ، فلز، آجر، تخته، یخ و یا بر روی نرم‌افزار کامپیوتری باشد. خطی که بر صفحه نمایان است فرقی ندارد که به وسیله‌ی ماده‌ی رنگی با دست نوشته شده یا با ماشین کپی و یا چاپ شده باشد همچنان که فرقی نمی‌نماید که بر صفحه حک شده باشد یا آنکه به وسیله‌‍ی آلتی برجستگی بر صفحه ایجاد کرده باشند.^[۹]
نوشته فارغ از زبان نوشتن می‌باشد لذا بر اسنادی که به زبان‌های دیگر اعم از اینکه در ایران و یا در خارج از کشور تنظیم شده باشد، سند اطلاق می‌گردد. اما برای اینکه در محاکم ما قابل استناد باشند، بایستی وفق ماده ۵۸ (ق.آ.د. م)«توسط مترجم رسمی دادگستری ترجمه یا مطابقت آن‌ها با اصل توسط مأمورین کنسولی گواهی شده و پیوست شده و پیوست متن اصلی بشوند».
همچنین شکل نوشتن نیز خصوصیتی ندارد. نوشته ممکن است به صورت خط با حروف الفبایی، نقاشی یا خطوط مبهم بوده همچنانکه می‌تواند به شکل برجسته یا تورفته باشد. بنابراین ممکن است رسم یک جمجمه و دو استخوان متقاطع، سندی دال بر تهدید تلقی گردد.
نوشته‌ای که در اثبات اعمال حقوقی بکار می‌رود در صورتی سند است که بوسیله اشخاصی تنظیم و امضاء شود که در ایجاد آن اعمال اثر دارند. اطلاعات کسانی که عمل حقوقی را انجام نداده‌اند، اگر با نوشته‌ای اعلام شود شهادتنامه است نه سند. طبق ماده ۱۲۸۵ قانون مدنی شهادتنامه سند محسوب نمی‌شود و فقط اعتبار شهادت را خواهد داشت. شهادتنامه بیان کتبی اطلاع اشخاصی است که در وقوع عمل حقوقی یا واقعه مورد استناد دخالت نداشته‌اند. بنابراین شهادتنامه نمی‌تواند مصداق سند را داشته باشد چرا که شهود در ایجاد شهادت هیچ اثری ندارند.
در کشورهای دیگر مقدار وسیعی از اسناد رسمی نیز با توجه به امضای دیجیتال و ثبت دیجیتال داخل در تعریف سند رسمی می‌شوند و بدیهی است اسناد الکترونیکی جایگاه خاصی در حقوق آن کشورها پیدا نکرده‌اند. مثلاً در قوانین فدرال ایالات متحده به«داده‌هایی که به‌طریقِ الکترونیکی یا مغناطیسی» ضبط شده‌اند، اطلاق می‌شود و از این جهت به اسناد الکترونیکی و مغناطیسی تصریح دارد.
به هر تقدیر، سند باید علاوه بر کتبی بودن، دو ویژگی اساسی داشته باشد تا اطلاق سند بر آن ممکن باشد: اولا” باید قابلیت استناد داشته باشد و ثانیا” محصول کار و اندیشه بشری باشد. بنابراین، بر اثر انگشت که به طور غیرارادی بر جایی نقش می‌بندد، هر چند قابلیت استناد داشته باشد و بتواند امری را به اثبات رساند، نمی‌توان اطلاق سند نمود.^[۱۰]
همواره باید این نکته را در نظر داشت، اسناد فقط یکبار بوجود می‌آیند و سپس مدیریت شده و به مدت لازم نگهداری می‌شوند. مدیریت مطلوب اسناد نیز فرع بر شناخت خصوصیات و ویژگی آن‌هاست.
اسناد بطورکلی دارای چهار ویژگی اصلی هستند:
۱- اصالت^[۱۱]:اسناد باید بر آنچه که محتوای آن‌ها ادعا می‌کنند دلالت داشته باشند محتوای سند، تولید و یا ارسال کننده و همچنین زمان تولید و یا ارسال را بیان می‌دارد تطابق این دو وجه با واقعیت، اصالت سند را رقم می‌زند.
۲- اعتبار :^[۱۲]می‌توان به اسناد به عنوان بازنمای کامل و صحیح از یک دوره عملکرد سازمانی، استناد و اعتماد کرد.
۳- یکپارچگی ^[۱۳]: اسناد،کامل و بدون تغییر باقی می‌مانند و در برابر تغییرات غیر مجاز حمایت می‌شوند این خصوصیت به غیر قابل تغییر بودن اسناد پس از تولید، اشاره دارد.
۴- قابلیت استفاده^[۱۴]: اسناد می‌توانند در جای معینی قرار داده شده و یا مورد بازیابی قرار گیرند، نگهداری شده و یا مورد تفسیر واقع شوند.
سند به طور کلی عبارت است از مطلق دلیل اعم از مکتوب یا ملفوظ و مرادف مدرک است و در همین معنی عبارت«سند کتبی» به‌کار رفته که تلویحاً از وجود سند غیرمکتوب حکایت دارد. مکتوب بودن شرط صحت سند نمی‌باشد. یک سند تنها مجموعه‌ای از داده‌ها نیست بلکه نتیجه یا محصولی از یک فعالیت و رویداد است و به همین خاطر نیز با فعالیت‌های کاری، مرتبط هستند. پس سند مربوط به اعمال حقوقی می‌باشد و در وقایع حقوقی راهی ندارد. از آنجا که از شیوه‌های نوین کتابت ما، نگارش رایانه‌ای است، سند رایانه‌ای نیز داخل در تعریف خواهد شد. هر گونه‌ی دیگر نگارش الکترونیکی نیز سند الکترونیکی را در تعریف وارد می‌کند. بنابراین، از نظر تحدید قانونی، منعی بر لحاظ کردن اسناد الکترونیکی نداریم. در نتیجه اسناد با اشکال متفاوت از جمله در شکل الکترونیکی یافت خواهند شد.

ب: سندازمنظر فقه

هر چند در فقه با سند کتبی به عنوان دلیل اثباتی مخالفت شده ولی به نظر ما برای حجیت سند کتبی می‌توان حتی به سوره بقره و دعای جوشن کبیر استناد نمود که خداوند در آیه ۲۸۲ سوره بقره می‌فرماید:«یا ایها الذین آمنوا اذا تداینتم بدین الی اجل مسمی فاکتبوه و لیکتب بینکم کاتب بالعدل…. فلیکتب و لیملل الذی علیه الحق»^[۱۵]. در این آیه بر مؤمنین تکلیف شده که اگر وامی از کسی می‌گیرند، آن را به صورت مکتوب درآورند و نوشتن بدهی توسط یک فرد عادل، ضروری دانسته شده است. همچنین برای پرهیز از کم و زیاد نمودن دین و شرایط آن، نویسنده را که باید بدهکار دین باشد مکلف به املای دین یا نوشتن و همراه دقت در تحریر مطالب نموده است. اگر تکلیف به ثبت دین در این آیه وجود دارد، قطعا” بایستی سند مکتوب، مربوط به دین بتواند در جایی هر چند اجمالی کارایی داشته باشد و حجیت آن فراتر از ضرورت پیشگیری از فراموشی مد نظر قرار گیرد. در مورد وصیت نیز ظاهرا” حکم مشابهی در قرآن کریم وجود دارد. ناگفته نماند از منظر فقه اعتبار سند در چنین صورتی تابع اعتبار اقرار خواهد بود، زیرا اگر سندی با این مشخصات تهیه شد، اقرار به دین محسوب می‌شود. شاید هم علت مسکوت گذاشتن اعتبار سند کتبی به عنوان دلیل، ماهیت اقرار داشتن آن بوده باشد.^[۱۶]
در فراز ۲۹ دعای جوشن کبیر نیز سند از نظر لغوی به معنای تکیه‌گاه بکار گرفته شده است:«یا سند من لا سند له» به معنای«ای نگهدار افتادگان»،که در این دعا سند به خداوند اطلاق شده که تکیه‌گاه همه می‌باشد.^[۱۷]
بعلاوه بنا به حکم عقل که یکی از ادله استنباط احکام فقهی می‌باشد باید بی‌تعهدی مردم و رنگ باختن اخلاقیات در جامعه را با بهره گرفتن از تکنولوژی مدرن در امر تنظیم اسناد و تربیت افراد مجرب در این امر جبران نمود و اینکه عاقلان سند را به عنوان یکی از ادله مهم اثبات دعوی قرار می‌دهند. همچنین امروزه در مناسبات خود از خط استفاده می‌کنند و قادر به تنظیم سند کتبی می‌باشند، و سند برای پرهیز از فراموشی محتوای اعمال حقوقی وسیله مهمی است، مضاف بر اینکه تکنیک‌های بررسی جعل و کشف خدشه به مفاد اسناد روز به روز پیشرفته‌تر می‌شود، لذا نمی‌توان از ارزش اثباتی این دلیل غافل شد و اعتبار آن را تنها در قالب اقرار مورد بررسی قرار داد یا شهادت را در اثبات مدعا، قوی‌تر از آن دانست و حکم به بطلان سند رسمی در مقام معارضه با شهادت شهود داد.

ج: اسناد عادی

سند را از جنبه‌های مختلف می‌توان تقسیم‌بندی کرد:۱)از لحاظ طول عمر، شامل سند جاری، نیمه جاری، و راکد؛۲)از نظر ارزش، شامل اسناد دارای ارزش اولیه(اداری یا استنادی)، و اسناد دارای ارزش ثانویه(آرشیوی یا اطلاعاتی)؛۳)از حیث اعتبار قانونی، شامل سند رسمی و سند عادی؛۴)از نظر درجه حساسیت، شامل اسناد عادی، محرمانه، سری، و کاملا سری؛ و ۵)از لحاظ محتوا و موضوع، مانند اسناد اداری، مالی، علمی و فنی، قانونی، تاریخی، فرهنگی، سیاسی، نظامی، اقتصادی، و عمرانی. ما در اینجا سند را فقط از لحاظ حقوقی بررسی می کنیم. وفق ماده ۱۲۸۷(ق.م) سند بر دو نوع رسمی^[۱۸] وعادی^[۱۹] تقسیم شده است و ماده ۱۲۸۷(ق.م)در مقام تعریف سند رسمی مقرر می‌دارد«اسنادی که در اداره ثبت اسناد و املاک و یا دفاتر اسناد رسمی یا در نزد سایر مأمورین رسمی در حدود صلاحیت آن‌ها بر طبق قوانین تنظیم شده باشند، رسمی است». و طبق ماده ۱۲۹۳ قانون مدنی بقیه اسناد عادی می‌باشند مگر اینکه قانون آن‌ها را حکما” رسمی بداند طبق ماده ۱۲۹۳(ق.م)«هر گاه سند بوسیله یکی از مأمورین رسمی تنظیم اسناد تهیه شده لیکن مأمور صلاحیت تنظیم آن سند را نداشته باشد و یا رعایت ترتیبات مقرره قانونی را در تنظیم سند نکرده باشد، سند مزبور در صورتی که دارای امضاء یا مهر طرف باشد عادی است».  بنابراین نوشته‌هایی که افراد با یکدیگر برای تنظیم امور جاری‌شان تنظیم می‌کنند و نیز نوشته‌هایی که فاقد هریک از شرایط سه گانه مذکور در بالا باشند سند عادی به شمار می‌آیند.
اصل بر عادی بودن سند است. سند عادی با سرعت و بدون تشریفات خاصی تنظیم می‌شود اما تنظیم سند رسمی دارای تشریفات است.
عناصر متشکله سند عادی عبارتند از:
۱- شیئی که بتوان روی آن نوشت، خواه کاغذ باشد خواه سنگ و پوست و غیره.
۲- نوشته به هر خط و زبان و به هر صورت (نظم یا نثر). می‌توان گفت اولین شرط هر سند آن است که به صورت نوشته و کتبی باشد و بند ۲ ماده ۱۲۸۵(ق.م) نیز سند کتبی را جزء دلایل قرار داده است. با وجود این گفته شده است:«وصف سند به کتبی در ماده ۱۲۸۵ که ذکر شد حشو قبیح است و وصف کتبی یا غیر کتبی راجع به دلایل می‌تواند باشد نه سند».^[۲۰]
۳- این نوشته باید در دعوا یا دفاع قابل استناد باشد. اصولا” سند نوشته‌ای است که با هدف استناد به آن تنظیم می‌شود.
۴- باید خود سند، دلیل کامل یا جزء دلیل باشد یا حاکی از دلیل دیگری از ادله اثبات دعوا(مانند اقرار) باشد.
۵- مفاد سند: خواه عقد باشد، خواه ایقاع، خواه اقرار و سایر امور مانند سال فوت و تولد که در شناسنامه می‌نویسند.
۶- سند خاص اعمال حقوقی باشد. سند معمولا” برای اثبات اعمال حقوقی بکار می‌رود و بندرت در وقایع حقوقی مورد استفاده قرار می‌گیرد مانند سند مالکیت و شناسنامه.^[۲۱]
۷- به وسیله شخص یا اشخاصی که در ایجاد آن اثر دخالت دارند تنظیم شود.
۸- معمولا” پیش از دعوا تنظیم می‌شود.
۹– گذشت زمان از اعتبار آن نمی‌کاهد.
۱۰- رکن اصلی هر سند امضاء آن است و اصولا” هیچ نوشته‌ای بدون امضاء سندیت ندارد.^[۲۲]
امضای سند در تعریف ماده ۱۲۸۵(ق.م.)نیامده است ولی نه تنها از اصول کلی حقوقی و عرف مسلم این رکن سند به خوبی قابل استنباط است، استقراء از شرایط اسناد در قوانین گوناگون نیز ضرورت امضاء را به عنوان رکن اصلی سند تأیید می‌کند.^[۲۳]
امضای منتسب‌الیه نیز رکن اصلی سند عادی است. امضاء زیر سند و معمولا” در خود سند درج می‌شود. امضای سنتی به مفهوم اعم هرگونه علامت انحصاری شخصی است که زیر نوشته ترسیم یا گذاشته شده و دلالت بر هویت امضاکننده و تأیید متن نوشته توسط او می‌کند. اما قانونگذار در مواردی نوشته‌ی بدون امضا را نیز سند دانسته است (مانند دفاتر تجاری بازرگانان؛ ماده ۱۴ قانون تجارت و ماده ۱۲۹۷ قانون مدنی).^[۲۴]

د: اسناد رسمی

بنابر ماده ۱۲۸۷ قانون مدنی همچنانکه قبلا” بیان شد اسناد رسمی عبارت است از«اسنادی که در اداره ثبت اسناد و املاک و یا دفاتر اسناد رسمی یا در نزد سایر مأمورین رسمی در حدود صلاحیت آن‌ها بر طبق قوانین تنظیم شده باشند». ثبت اسناد عبارت است از تنظیم و ثبت(نوشته، قرارداد و صورت معاملات)در دفاتر رسمی با تشریفات مخصوص قانونی.^[۲۵]
وفق این ماده سه شرط برای رسمیت داشتن سند رسمی مورد نظر قرار گرفته که آن‌ها را به طور جداگانه مورد بررسی قرار می‌دهیم.

۱- تنظیم در اداره ثبت اسناد و املاک یا در دفاتر اسناد و یا در نزد مأمورین رسمی

وفق این شرط، محل تنظیم سند برای احراز رسمی شدن برخی اسناد موضوعیت دارد. بنابراین، سندی که محل خاصی برای تنظیم آن در نظر گرفته می‌شود مثل اسناد مربوط به معاملات املاک غیر منقول و یا اسناد مربوط به ازدواج و طلاق و رجوع و بذل مدت حتما” باید در همان محل خاص یعنی در دفترخانه تنظیم شوند. لذا چنانچه سردفتر هر چند واجد صلاحیت دفتر را به خارج از محل کار برده باشد و در آنجا مبادرت به تنظیم سند نماید، این سند شرط اول از شرایط اساسی رسمیت را ندارد. با این حساب، می‌توان در خصوص سند رسمی محل تنظیم سند را نیز برای برخی اسناد موثر در تشخیص سند دانست. البته، اگر به دلایل قانونی مثل حبس و مرض، امکان حضور امضاکننده سند در دفتر خانه نباشد، طبق مقررات قانونی مندرج در ماده ۱۴ آیین‌نامه دفاتر اسناد رسمی مصوب ۱۳۱۷ دفتر به رؤیت و امضاء ذی نفع در خارج از دفترخانه می‌تواند برسد و دفتر از رسمیت خارج نمی‌شود. ولی در غیر این موارد، می‌توان از صدر ماده ۱۲۸۷(ق.م)این امر را استنباط کرد که سندی که محل خاصی برای تنظیم آن پیش‌بینی شده است، باید در همان محل خاص تنظیم شود. مثلا اگر سردفتر ازدواج، ثبت ازدواج را در محل برگزار مراسم جشن عقد تنظیم نماید و یا حسب تقاضای یکی از دوستان سردفتر، سند در باغ و یا منزل شخصی سردفتر و یا دوست وی در یک روز تعطیل تنظیم شود، سند تنظیمی شرط اول از شرایط رسمیت داشتن سند را نخواهد داشت.^[۲۶]
مقصود از مأمورین رسمی و حدود صلاحیت آنان در تعریف سند رسمی چیست؟ مأمور رسمی کسی است که از سوی حکومت به انجام کاری مأمور شده است و لازم نیست که حتماً بین مأمور و دولت رابطه استخدامی برقرار شده باشد مانند دفاتر اسناد رسمی، زیرا سردفتر کارمند دولت نیست، گرچه سردفتری شغلی غیردولتی محسوب می‌شود ولی از آنجایی که سردفتر از سوی دولت مأمور به تنظیم معاملات است، سردفتر مأمور رسمی به حساب می‌آید ممکن است ایراد شود که با توجه به عبارت«یا اینکه در نزد مأمورین رسمی تنظیم شده باشد» همچنین در تعریف دیگری از مأمور رسمی آورده‌اند که:«مأمور رسمی کسی است که از طرف مقامات صالح برای تنظیم سند تعیین شده است و مدت مأموریت او هم خاتمه نیافته است».^[۲۷]
همین که سند در نزد مأمورین رسمی تنظیم شود، شرط اول را خواهد داشت ولی به نظر ما این شق سوم به مواردی بر می‌گردد که محل خاصی برای تنظیم سند و یا محل دیگر تنظیم یابد. اما در مورد سندی که محل خاصی برای تنظیم آن پیش‌بینی شده، حتما” باید در همان محل خاص تنظیم شود. دلیل ما این است که اگر قرار باشد تنظیم در همان محل خاص انجام نشود آنچه در صدر ماده ۱۲۸۷(ق.م) آمده لغو خواهد شد. زیرا از نظر اصول تفسیر قانون باید قانون را به گونه‌ای تفسیر نمود که همه عبارات و الفاظ به کار رفته در آن معنا داشته باشند. بنابراین تنها توجیهی که می‌توان برای لزوم قید عبارت صدر(ماده ۱۲۸۷)آورد، این است که بگوییم این عبارت به اسنادی برمی‌گردد که محل خاصی برای تنظیم آن‌ها وجود دارد. شایان گفتن است از نظر مقررات مربوط به سردفتران، چنانچه دفتر در غیر موارد ماده ۱۴ به بیرون از دفتر برده شود، تخلف محسوب شده و چنانچه سوء نیت سردفتر احراز گردد، در آن صورت سند از حجیت و اعتبار ساقط می‌شود و اماره سوءنیت موجب می‌گردد که شخص سردفتر عدم سوء نیت خود را در اخراج دفتر از دفترخانه و در نتیجه اعاده اعتبار دفتر به اثبات رساند ولی اگر سوءنیت وی احراز نشود، دفتر از حجیت ساقط نمی‌شود. ولی ما این رویه اخیر را با استدلال فوق الذکر مخدوش دانسته معتقدیم در چنین موردی نیز دفتر از دلیلیت ساقط می‌گردد. بدیهی است در صورت خروج از رسمیت، دفتر فقط در همان قسمت که به دلیل عدم تنظیم در محل ایراد پیدا کرده، مردود است و کل دفتر از اعتبار ساقط نمی‌گردد. بنابراین، اثر داشتن سوءنیت یا عدم آن فقط در مجازات سردفتر موثر است، ولی در اعتبار دفتر تأثیری ندارد. لذا مندرجات دفتری که به هر دلیل به خارج از دفترخانه برده شده و سندی در آن تنظیم گردد، در همان قسمت، بی‌اعتبار است.

۲ – رعایت مقررات ماهوی و شکلی مربوط به تنظیم سند

ماده ۱۲۸۸(ق.م)مهم‌ترین امری که باید در این عنوان رعایت شود، این است که مفاد سند مخالف قوانین نباشد. عدم مخالفت هم به قوانین ماهوی بر‌می‌گردد و هم به قوانین شکلی مربوط به نحوه تنظیم سند.
الف- مفاد سند نباید مخالف قوانین ماهوی باشد. بنابراین، اگر مفاد سندی ناظر به اثبات معامله‌ای باشد که موضوع آن فروش انسان یا تسهیل استفاده نامشروع از جسم آدمی یا فروش عین موقوفه باشد، چنین سندی باطل است. همچنین است چنانچه سندی دال بر اقرار باشد ولی نحوه تقریر آن به گونه‌ای باشد که آنرا معلق گرداند. در اینجا بطلان سند به مفاد و مضمون آن برمی‌گردد نه به شرایط صوری مربوط به تنظیم آن. البته، شرط عدم مخالفت با قانون تنها از شرایط سند رسمی نیست بلکه سند عادی نیز باید چنین شرطی را دارا باشد. می‌توان به مورد عدم مخالفت با قانون، موارد مخالفت با نظم عمومی و اخلاق حسنه را نیز افزود. بنابراین، اگر مفاد سندی مبنی بر تبلیغات تابوت فروشی در تلویزیون باشد، چنین سندی فاقد اعتبار است.