سیستم گزارشات مدیریت یک منبع اطلاعات گسترده در سطح سازمان است که توسط مدیران در کلیه سطوح و در تمام زمینه های فعالیتی مورد استفاده قرار می گیرد .

سیستم های گزارشات مدیریت ، گزارشات لازم را از سیستم های پردازشی تعاملات به صورت ترکیبی تهیه و در اختیار مدیران جهت تصمیم گیری قرار می دهند ( صرافی زاده ، ص ۵۷ : ۱۳۸۳)

سیستم گزارشات مدیریت در تقسیم بندی سیستم های اطلاعاتی به دلیل گزارشاتی که جهت پشپتیبانی از تصمیمات مدیران ارائه می دهد ، اهمیت دارد این سیستم گزارشات مختلفی را در اختیار  مدیران قرار می دهد . اگر چه گزارشات این سیستم ها در بتدای سالهای دهه ۷۰ به صورت ساخت یافته بود ، ولی امروزه با پیشرفت دانش برنامه نویسی و طراحی نرم افزار های تولید گزارشات ، کاربران قادرند تا انوع گزارشات را طراحی و از سیستم دریافت کنند . انواع گزارشات این سیستم را می توان به گروه های زیر تقسیم کرد :

گزارشات برنامه ای

گزارشاتی که ساختار آنها از قبل از سوی طرح سیستم و با توجه به نیاز در سیستم قرار داده شده است . این گزارشات غالباً گزارشاتی شناخته شده در حیطه های تصمیم گیری هستند ، مانند گزارش سود و زیان ، گزارش کارنامه دانشجو و تراز مالی.

گزارشات در خواستی

با توجه به ماهیت کار مدیران و تغییرات شرایط تصمیم گیری، مدیران به گزارشاتی نیاز دارند که پاسخ گوی موقعیت خاص تصمیم آنها باشد . امروزه مدیران می توانند انواع گزارشات را در سیستم طراحی و آن را دریافت کنند . به محض طراحی یک گزارش می توان آن را برای بهره برداری آتی در ساختار گزارشات ذخیره کرد .

 

گزارشات استثنایی ( خاص)

گزارشاتی هستند که ساختار آن از قبل طراحی شده و در سیستم قرار داده شده است ولی دریافت  آن مستلزم بروز شرایط خاص می باشد مثلاً در مدیریت مالی مایلم که میزان نقدینگی از میزان خاصی کاهش نیاید . لذا سطح مورد نظر  به عنوان یک شرط در سیستم تعریف می شود و در شرایط عادی یک نقدینگی بالای سطح مذکور است این گزارش اطلاعاتی را در درون خود ندارد ولی به محض رسیدن به سطح مورد نیاز سیستم گزارش را ارائه می دهد . این گزارش می تواند  پیامهای خاصی را به دنبال داشته باشد مانند عدم امکان صدور چک و یا پرداخت در سیستم . این گزارشات را می توان طوری تنظیم کرد که به صورت اتوماتیک به محض بروز شرایط به صورت پیام به کاربر ارسال شود . ماهیت این گزارشات هشدار دهنده است .

گزارشات تفصیلی

از طریق این گزارشات می توان ریز اقلامی را که منجر به تهیه گزارش شده است دریافت کرد . مدیران معمولاً برای کنترل اقلام اطلاعاتی گزارشات دریافتی نیاز به ریز اقلام دارند . این نیاز را می توان با گزارشات تفصیلی که به صورت سطح بندی تهیه می شود تامین کرد . مثلاً در گزارش فروش ماهیانه مبلغ فروش کل درج می شود . مدیر مایل است مبلغ فروش را بر اساس منطقه جغرافیایی ، نمایندگی ، فروشنده و یا محصول دریافت کند . گزارشات تفصیلی می توانند این نیاز های اطلاعاتی را پاسخگو باشند .

 

 

گزارشات شخص

انواع گزارشات سیستم را می توان بر اساس یک شاخص مرتب کرد . مثلاً بر اساس نام خانوادگی و یا بر اساس ارزش از بالا به پایین .

ویژگیهای سیستم گزارشات مدیریت را می توان به شرح زیر خلاصه کرد

این سیستم از نظر داده کاملاً وابسته به سیستم های پردازشی تعاملی سازمان هستند .

گزارشات سیستم تامین اطلاعات  ( تلفیقی ) جهت تصمیم گیری مدیران است ( صرافی زاده ، ص ۵۸-۵۹: ۱۳۸۳)

۲ – ۲۰  نقش فناوری اطلاعات در سازمان

تاثیر اتوماسیون در مرحله اول جایگزین کردن سرمایه به جای نیروی کار انسانی است .. تاثیر نظام اطلاعات پیشرفته این است که کارمندان و مدیران را در تصمیم گیری موثر تر یاری می دهد . اثر تغییر زمانی حاصل می شود که موسسه تصمیم می گیرد تا فرآیند خود را مهندسی مجدد کند تا به کارکرد بالاتری دست یابد ( صرافی زاده ، ص ۳۰ : ۸۳)

فناوری اطلاعات می تواند علاوه بر رشد در آمد ها و کاهش هزینه ها مزایای متعددی برای سازمان به همراه داشته باشد:

• توانایی کسب اطلاعاتی که در گذشته مکان پذیر نبوده است .
• کسب اطلاعات به هنگام و به موقع
• بهبود عملیات سازمان
• توانایی انجام محاسباتی که قبلاً میسر نبوده است .
• بهبود در کیفیت و دقت در کار ها
• بهبود تصمیم گیری
• ارتباطات و هماهنگی بیشتر در سطح موسسه
• بهبود خدمات مشتریان
• ایجاد پیوند میان مشتریان و تدارک کنندگان کالا
• کاهش زمان فرآیند کار
• پشتیبانی از استرتژیهای سازمان
• بهبود رقابت
• بهبود و طراحی مجدد فرآیند های کار
• سازماندهی و طراحی مجدد سازمان از طریق متغیر های فناوری اطلاعات ( صرافی زده ، ص ۳۵ : ۱۳۸۳)

۲ – ۲۱   ابعاد و جنبه های گوناگون فناوری اطلاعات

در عصر نوین سازمانها در ابعاد و جنبه های مختلف به طور چشمگیر بر اطلاعات تاکید دارند . اطلاعات قدرت است و هر کسی از آن برخوردار شود ، صاحب قدرت است . شرایط متغیر محیطی نیاز به اطلاعات را بیش از پیش نشان می دهد و این امر ضرورت جمع آوری ، ثبت ، پردازش و نیز توزیع اطلاعات را در سطوح مختلف سازمان  دو چندان می سازد . اطلاعات مفهومی نسبی است و ویژگیهای خاصی را به خود اختصاص می دهد . این ویژگیها بسته به سطح سازمانی متفاوت می باشند . جدول ویژگیهای اطلاعات و سطوح سازمان ( صرافی زاده ، ۸۳ )

۲ – ۲۲   طبقه بندی سیستم های ا طلاعاتی بر اساس نوع حمایتها

سیستم های پردازش تعامل

از پردازش سطوح عملیاتی که ماهیتی تکراری و حجم عظیمی از داده را در بر می گیرد . حمایت می کنند.

سیستم های گزارشات مدیریت

از فعالیتهای بخشی و نیز مدیران سطوح امنیت ازطریق ارائه اطلاعات و گزارشات تلفیقی حمایت می کند .

سیستم کارکنان دانش

این سیستم ها جهت حمایت از کارکنان دانش و حرفه ا ی طراحی می شوند .

سیستم های پشتیبانی تصمیم گیری

فرآیند تصمیمات مدیران و از طریق تحلیل مسائل پشتیبانی می کنند .

سیستم های اتوماسیون اداری

از طریق بکار گیری تکنولوژی اطلاعات مور دفتر را پشتیبانی می کند .

سیستم های پشتیبانی مدیران ارشد (اجرایی)

به منظور پشتیبانی کامل از فرآیند تصمیمات به صورت هوشمند طراحی می شود .

سیستم های خبره

به منظور پشتیبانی کامل از فرآیند تصمیمات به صورت هوشمند طراحی می شود .

 

سیستم های پشتیبانی تصمیمات گروهی

این سیستم ها به منظور پشتیبانی از افرادی که در تصمیم گیریهای گروهی مشارکت دارند ، طراحی می شوند ( صرافی زاده ، ۸۳)

۲ – ۲۳   اتوماسیون اداری

یافتن تعریفی مشخص سیستم های اتوماسیون اداری تعریف مشخصی ندارند بلکه تعریف آنها منحصربه تعیین دیدگاه های کاربر است و این خود بدین معنی است که سیستم های اتوماسیون اداری دارای تعاریف بی شماری است . در اینجا به برخی از آنها اشاره می کنیم .

اتوماسیون اداری ، مشتمل بر تمام سیستم های الکترونیک رسمی و غیر رسمی بوده که به بر قراری ارتباط اطلاعات بین اشخاص در داخل و خارج موسسه و بالعکس مربوط می شود .کلمه اصلی که اتوماسیون اداری را از داده پردازی ، سیستم اطلاعات مدیریت و سیستم پشتیبانی تصمیم متمایز        می سازد و ارتباطات  اتوماسیون اداری به منظور تسهیل انواع ارتباطات به هر دو صورت شفاهی و کتبی (۱۹۹۸)، RAYMOND )  سیستم های اطلاعات اداری (OIS=PFFICE  INFORMATION (SYSTEM  ) از امور اداری از طریق فناوری اطلاعاتی حمایت می کند . سیستم های اطلاعات مدرن از جمله اجزا سیستم اطلاعاتی مدیریت ( MIS ) است که ابزار هایی را برای ارتباطات و هماهنگی ما بین کارگران دانشی به وسیله ایجاد مدیریت اثر بخش اسناد و پیامها و جلسات الکترونیک فراهم       می کند. ( ۱۹۹۲ ، ZWASS ))

 

۲ – ۲۴   مزایا و معایب اتوماسیون اداری

مهمترین شرط کاربرد و استفاده از اتوماسیون در اکثر سازمانها ، صرف نظر از موارد استفاده دیگر آن مربوط ، به لزوم سرعت و دقت و صحت در کار آنها است . به خاطر توسعه دامنه عملیات سازمان است  که این امر احتیاج به گسترش مجاری ارتباطات با سرعت بیشتر است و اتوماسیون اداری موجب می گردد که مجاری ارتباطی کوتاه و ارتباطات لازم به سهولت در اختیار مدیران قرار گیرد .

به طور کلی ، مزایای کاربرد سیستم های اتوماسیون  اداری به دو دسته مزایای مستقیم و غیر مستقیم تقسیم می شود .

مزایای مستقیم

افزایش محصول یا بازده و صرفه جویی در وقت یا نیروی کار این مزایا که قابل اندازه گیری بوده و ممکن است تاثیر مستقیم و کوتاه مدت بر جریان نقدینگی داشته باشد عبارتند از :

الف ) کنترل بهتر بر کار ، به خاطر تقسیم کمتر نیروی کار ؛

ب)تبدیل اطلاعات از شکلی به شکلی دیگر کمتر صورت می گیرد ، مانند نوشتن روی نوار که پس از آن روی کاغذ تایپ می شود ؛

ج) فعالیتهای غیر مولد مانند بایگانی ، نگهداری سوابق و به هنگام رسانی کمتر می شود ؛

د) سازماندهی غیر مولد مانند بایگانی ، نگهداری سوابق و به هنگام رسانی کمتر می شود ؛

۲-۳۵-۲  مزایای غیر مستقیم

این مزایا غیر کمی هستند و ممکن است ازطریق سودآوری و رشد در بلند مدت سازمان را غنی سازند ،

الف ) وابستگی کمتر به ادارات دیگر برای تهیه کپی ، چاپ و امور مشابه دیگر ؛

ب) نیاز کمتر به تشریفات و کنترل جهت نظارت بر جریان کار بین ادارات .

ج) به دلیل افزایش اثر بخشی  کارکنان در انجام کار های خاص ، رضایت شغلی آنها افزایش       می یابد ؛

د) به دلیل ارائه بهتر اطلاعات و خدمات به موقع ، ضرایت مشتریان بیشتر می شود ؛

ه ) رقایت بیشتر سازمانها از طریق استفاده از منابع اطلاعاتی و قابلیت برای عکس العمل نسبت به فشار ها و فرصتها .

معایب سیستم اتوماسیون اداری

اما کاربرد سیستم های اتوماسیون اداری معایبی را نیز در بر دارد که عبارتند از :  از ایجاد تغییرات در محیط انسانی ، نادیده گرفته شدن برخی از روابط اجتماعی و انسانی در کار ها و به صورت مکانیزه درآمدن فعالیتها ، پیچیده شدن و سختی کار با سیستم ها ، بروز اخلاق توجیه اشتباهات صورت گرفته و نسبت دادن آنها به سیستم ، مشکلات جسمانی کارکنان در کار با رایانه ، نپذیرفتن سیستم های مکانیزه توسط مدیران یا کارکنان ، کم شدن امنیت اطلاعات هم از نظر دسترسی و هم از نظر تخریب .

انواع کاربرد ها یا زیر سیستم های اتوماسیون اداری :

از دیدگاه های متعددی به انواع کاربرد های اتوماسیون اداری پرداخته شده است که در این جا به دو نمونه از آنها می پردازیم.

در یک دیدگاه انواع دستگاه های مکانیزه اداری اصلی عبارتند از :

۱- در زمینه کسب و اطلاعات و کپی کردن آنها : واژه ها ، پردازها ، ماشینهای کپی هوشمند ، سند خوانها ، سیستم های صوتی دیجیتالی ، حروف چینی  نوری .

۲- در زمینه ذخیره سازی اطلاعات : کشورهای بایگانی الکترونیک ، زیر نگاشته ها (میکروگراف)

۳- در زمینه ارتباطات : سیستم تلفن رایانه ، پست الکترونیک ، ارسال فاکس ، کنفرانس از راه دور.

از دیدگاه دیگر عناصر اصلی سیستم های مکانیزه اداری. ( صرفی زاده ، ص ۲۴۱:۱۳۸۰)

۲ – ۲۵   ارگونومی در مکانیزاسسیون اداری

پیشرفت فناوری در قرن گذشته و بویژه از جنگ جهانی دوم به بعد در رشد اقتصادی و پیشرفت اجتماعی جهان صنعتی اثر چشمگیر داشته است . بی تردید پیشرفت فناوری علاوه بر ارتقای سطح زندگی بشر در کاهش شدید بسیاری از منابع حوادث ، آسیبها و تنشهای کاری ، نقش برجسته ای داشته است . با این حال ، فناوری پیشرفته به همراه خود منابع جدیدی از آسیب و تنش ناشی از کار آورده است و بایستی در نظر داشته باشیم که ما به شرطی می توانیم  عملکرد را بهینه کرده و به بهره وری بیشتر و تامین بهداشت و سلامت کارکنان برسیم که اصول ارگونومی را در طراحی ، عرصه و استفاده از فناوری منظور کنیم .

اصطلاح ارگونومی، مطالعه عواملی را شامل می شود که راحتی ، ارضا ء و کارایی افرادی را که با سیستم ها و وسایل تولید ، کار می نمایند ، تشریح می کند .

وقتی کارکنان در وضعیتی تحت فشار قرار گیرند و برای مدت مدیدی به صفحه  مانیتور نگاه کنند ، اغلب آنها دچار سردرد ، کمر درد و چشم درد و … می شوند با در نظر گرفتن بسیاری از مسائل ایمنی و بهداشتی در سخت و تولید و عرضه وسایل اتوماسیون اداری در واقع ما در نظر گرفته ایم که کارکنان دفتری قسمت مهمی از داراییهای سازمان هستند و اگر خسته و تحت تاثیر باشند ، نمی توانند به بهترین وجه کار کرده و کارایی سیستم و فراهم ساختن اطلاعات لازم جهت پشتیبانی مدیران با مشکل مواجه می شود .

از طرف دیگر ، می توان اتوماسیون اداری فراتر از اضافه کردن سیستم های نرم افزاری جدید است و بایستی مسائل مربوط به تغییر و مقاومت در برابر تغییر را هم مد نظر داشت ، یک تحقیق پیمایشی انجام شده در سوئد نشان داده است که هر تغییر روانی – اجتماعی در محیط کاری ، همانند رایانه ی شدن ، سیستم نرواندوکرین بدن را فعال کرده و موجب واکنشهای فیزیولوژیکو روانی او می شود که فرد را برای مبارزه یا فرار تحریک می کند و در واقع فرد با مکانیزاسیون که نوعی تغییر محسوب      می شود مقاومت می کند . و مدیران و سایر طراحان و مسئولان ذیربط باستی با کاربرد تکنیک های غلبه بر مقاومت که مهمترین آنها مشارکت  و آموزش کاربران است ، بر این مقاومت غلبه کرده و یا میزان آن را کاهش دهند .

۲ – ۲۶  بکار گیری تکنولوژی در اتوماسیون اداری

در تکنولوژی پیشرفته اطلاعاتی موضوعی به نام جریان کار خودکار۱ وجود دارد که  افراد         می توانند با بهره گرفتن از این نرم افزار اسناد و مدارک ( مثل فاکتور خرید و فروش ، چک یا سفارش مشتری ) رد و بدل نمایند و آنها را جهت اقدم و پردازش به محل ها مربوطه بفرستند . برای مثال ،     می توان با بهره گرفتن از کامپیوتر یک سند هزینه تهیه کرد که مدیر مربوطه می تواند آن را کنترل کند و از طریق پست الکترونیکی به اطلاعات کارکنان ذیربط برساند . با بهره گرفتن از این  سیستم می تواند بدون دخالت دست  انسان تمام امور را انجام داد . شرکت های کوچک هم می توانند با بهره گرفتن از این سیستم کار های خود را انجام دهند .

چنین پرسشی برای مدیریت سازمان ها مطرح است . « چگونه می توان از این توان بسیار بالای محاسباتی استفاده کرد ؟ » همانند مورد بالا ، تکنولوژی اطلاعاتی پیشرفته می تواند به گونه ای عمل کند که محیط خارجی سازمان و اطلاعات مربوط به آن بر روی یک صفحه ، در جلوی چشمان مدیریت عالی اجرایی نقش ببندد . حال این پرسش مطرح است که آیا مدیریت سازمان باید از این توان قدرت بالا برای هر چه بیشتر متمرکز نمودن امور یا اعمال کنترل شدید تر بر سازمان استفاده کند ، یا اینکه باید به اعضای  سازمان اطلاعات لازم را بدهد که با استقلال بیشتری کار کنند ؟ تکنولوژی پیشرفته اطلاعاتی می تواند همه نوع اطلاعات  درباره مشتریان ، بازار ، نوع خدمات و کارایی واحد یا سازمان به کارکنان بدهد و بعضی از سازمان ها در جهت تشدید سلسله مراتب اداری ، متمرکز نمودن فرآیند تصمیم گیری و یکنواخت کردن کار ها ، از این تکنولوژی جدید  استفاده می کنند . ولی در بیشتر موارد سازمان ها تکنولوژی مزبور را در جهت غیر متمرکز نمودن سازمان به کار می برد . و اثرات آن در فرآیند های مدیریت و طراحی سازمان ها قابل مشاهده است . ( دفت ، ۱۳۸۰ )

سیستم های جامع اتوماسیون اداری ، به نقشی حساس در ادارات مدرن دست یافته اند . واژه پردازها جای ماشین های تحریر را گرفته اند و کاربرگهای الکترونیکی ، دفاتر کل را بی استفاده کرده اند .

برنامه ­های پایگاه اطلاعاتی اوراق حجیم اطلاعات کاغذی را حذف کرده و برنامه های نگهداری  اطلاعات شخصی ، جایگزین پرونده های حجیم و کاغذی و اطلاعات کارکنان شده اند     (۲۰۰۱green ).

یک مجموعه کار آمد از نرم افزار های اتوماسیون اداری در قالب یک نرم افزار جامع می تواند مشتمل بر نرم افزار های ذیل باشد :

• واژه پردازها
• برنامه های صفحه گسترده
• برنامه های پایگاه اطلاعاتی
• برنامه های انتشار دسکتاپ
• برنامه های مدیریت پروژه
• برنامه های ارائه علمی در قالب اسلاید
• برنامه های مدیریت فایلهای کامپیوتری
• برنامه های مرتبط با پست الکترونیکی
• جستجوگرهای وب
• برنامه های انتشار دهنده اینترنتی
• برنامه های مدیریت پرونده های شخصی
• برنامه های مدیریت سیستم مالی
• برنامه های نگهداری ا طلاعات پرسنلی ( ۲۰۰۱، green )

۲ – ۲۸  دستیابی به تعریفی بنیادین ؛ اتوماسیون چیست ؟

اتوماسیون عبارت است از : »«تکنولوژی که با دو ابزار اساسی در ارتباط است : ۱- مکاترونیک

۲- کامپیوتر  و در تولید محصولات و یا ارائه خدمات بکار گرفته  می شود »

 

اتوماسیون بطور موسع به دو دسته اساسی تقسیم می شود :

اتوماسیون کارخانه ای

اتوماسیون خدمات

از جهت ماهیت نیز اتوماسیون به سه دسته اصلی تقسیم می شود :

اتوماسیون ثابت، اتوماسیون برنامه پذیر و اتوماسیون منعطف

اتوماسیون ثابت متشکل از دسته ای از ابزار های خود کار سازی محیط کاری در جهت اهداف مشخص و با یک طراحی مهندسی از پیش سفارش شده است . این نوع از اتوماسیون سخت نیز نامیده می شود ، در ارتباطی تنگاتنگ با تلاش برای یجاد « کارایی حداکثر » قرار داشته و از انعطاف آنچنانی در مقابل تغییرات اساسی در مجموعه کاری بر خوردار نیست . اتوماسیون ثابت یا سخت تنها زمانی قابل کاربرد اصولی است که طراحی مجموعه کاری از ثبات بر خوردار بوده و محصولات و خدمات مجموعه نیز دارای چرخه عمر طولانی تری باشند .

اتوماسیون برنامه پذیر : حاوی یک برنامه قابل کنترل به عنوان برنامه پشتیبان نهایی در مجموعه است که در آن قابلیت سازگاری مجدد با پاره ای از تغییرات از پیش دسته بندی شده وجود درد . در این نوع از اتوماسیون الگو های معینی برای تغییرات متناسب با محیط وجود دارد که از آنها در طراحی برنامه کنترلی مزبور استفاده میشود .

اتوماسیون منعطف : حاصل ایجاد حداکثر تغییر در فناوری برای ایجاد بیشترین کارایی در ارائه محصول و خدمات است در کمترین زمان ممکن در یک سیستم اتوماسیون منعطف ، اجزاء بسیاری در سیستم فعلی تغییر می یابند  تا امکان ارائه محصول مطلوب فراهم شود . به همین ترتیب در اتوماسیون منعطف امکان زمانبدی منعطف تر برنامه های تولید و ارائه خدمات ، به تناسب برنامه ریزیهای رقابتی برای شرکتهای بزرگ در بازار متحول امروز دارند ، آنها قادرند بیشترین میزان ادغام فعالیتهای هماهنگ را برای ایجاد حداکثر سازگاری با شرایط موجود صورت دهند .(Kumar, 2002 )

اتوماسیون غیر کار آمد مسلماً اتوماسیون ساده فرآیند های غیر کارای فعلی ، بسیار بسیار نا کار آمد خواهد بود . چنین عملی  ناقض اهمیت بالای بکار گیری تکنولوژی در ایجاد کارایی بیشتر و نیز بدست آوردن منافع بیشتر سازمانی خواهد بود . فرآیند های مورد تجدید نظر قرار گرفته ، باید سر آغازی برای باز  تعریف رفتارها و ارزشها در مجموعه دولتی و نیز اهداف و معیار های ارزیابی آن باشندinfoemation  society  commission 2033  ) ).

اداره مجازی  ( Virtual   office )

گفتیم که امروزه MIS  از مفهوم اولیه خود گسترش پیدا کرده کلاً به صورت کاربرد رایانه در زمینه تجارت و موسسات در آمد است . اولین پدیده ای که ورود این نگرش به موسسه در بر خواهد داشت اتوماسیون خواهد بود که در نهایت منجر به دفتر مجازی می شود . اولین اتوماسیون داری ( Office ) در فعالیتهای دفتری و منشی گری بکار برده می شد . بعد ها نیاز های ارتباطی  مدیران و دیگر به کاربرندگان دانش تشخیص داده شد . در سالهای اخیر ، دامنه کار اداری از مکانهای ثابت به موقعیتهای از راه دور گسترش یافته است که پیوند در این نوع ادارات ازطریق ارتباطات داده ها صورت می گیرد . موقعیتهای از راه دور که شامل خانه ، اتاقهای متصل ، خودرو ها و هر مکان دیگری که کارکنان اداره ممکن است باشند ، اداره  مجازی نامیده می شود ، اداره مجازی برای شرکتها مزایایی چون کاهش هزینه امکانات و تجهیزات یک شبکه رسمی ارتباطی ، کاهش توقف کاری و یک نوع کمک اجتماعی را دارد . البته در برابر این مزایا اشکالاتی هم در بر دارد . اشکالات عمدتاً شامل کارکنان می شوند به طوریکه آنها احساس عدم تعلق به شرکت ، ترس از دست رفتن شغل ، وجدان کاری کمتر ، و تنش خانوادگی خواهند داشت . که البته شرکتها می توانند حلقه ارتباط خود را با کارکنان ازطریق تماسهای تلفنی مداوم ، بکار بردن کنفرانس های تلفنی ، ملاقات های منظم همیشگی ، حفظ کرده و با این کار اشکالات را کاهش دهند . هدف اصلی اتوماسیون اداری بدون توجه به اینکه چه کسی آن را بکار   می برد . افزایش بهره وری می باشد . اولین کاربرد اتوماسیون اداری واژه پرداز بود که روشی استاندارد تولید اسناد چاپی مانند نامه ها ، یاد داشتها و گزارشها  بود . نامه الکترونیکی و نامه صوتی ، راهکار هایی بودند که ارتباط تلفنی را به چالش طلبیدند . در هر دو مورد فوق ، جعبه پستی کاربران در حافظه رایانه قرار دارد . تقویم الکترونیکی شخص را در شرکت برای دسترسی به تقویتهای ملاقات دیگران برای ملاقات و جلسه با آنان یاری می کند . کنفرانس  از راه دور از دیگر امکانات اداره مجازی می باشد . سه نوع  کنفرانس از راه دور وجود دارند : کنفرانس ویدئویی دو عنصر صوت و تصویر را با هم ترکیب می کند . کنفرانس رایانه ای مشابه نامه الکترونیکی می باشد به جز اینکه  شرکت کنندگان و موضوعات آنها خیلی محدود تر هستند. فاکس یک دستگاه یک برنامه با ارزش برای اتوماسیون اداری است ولی عمومیت آن از بوجود آمدن یک اداره بدون کاغذ جلوگیری می کند . ویدئوتکست . مواد متنی و گرافیکی را از طریق حافظه رایانه قابل دسترس میسازد . سیستم های تصویری مدرن بر محدودیتهای کاغذ و ذخیره میکروفرم ، با به کار بردن OCR و فن آوریهای دیسک فشرده غلبه کرده است . نشر رومیزی برنامه کاربردی در اتوماسیون ادارات می باشد که  توانایی تولید ارتباطات چاپی یا تصویری حرفه ای  و تخصصی را دارد . اتوماسیون اداری می تواند با ارائه پیوند های ارتباطی به حل مشکل کمک نماید . ترکیب اتوماسیون اداری برای یک مدیر بر اساس خصوصیات سازمان ، سلیقه های شخصی و منابع دسترسی شکل می گیرد . بعضی برنامه های کاربردی اتوماسیون اداری ، جایگزین هایی برای روش های ارتباطی سنتی هستند در حالی که دیگر برنامه ها فرصتهای جدیدی را ارائه می دهند ( مک لوید ، ص ۳۹۴- ۳۹۳ )

۲ – ۲۹   سیستم های اطلاعاتی اتوماسیون اداری

برای ارائه راه حلهای موثر بمنظور پردازش شخصی و سازمانی داده ها ، انجام محاسبات و تهیه اسناد و مدارک سازمانی

کاربران سیستم :

هر کس که داده های شخصی را نگهداری می کند ، اسناد را تهیه می کند و یا  محاسبه انجام       می دهد .

اثر روی ارتباطات :

از طریق ابزار ایجاد اسناد و مدارک ، از قبلی واژه پردازها و نرم افزار های نمایش اسلاید مانند  پاورپوینت .

اثر روی تصمیم گیری :

ازطریق کاربریهای الکترونیکی مانند  ام . اس . اکسل و دیگر نرم افزار ها ی تجزیه و تحلیل اطلاعات .

نمونه کاربرد های سیستم اتوماسیون اداری

سیستم اطلاعاتی اتوماسیون اداری  ( OAS )

مثالهای فروش :کار برگهای الکترونیکی برای تجزیه تحلیل قیمتهای مختلف ، واژه پردازها برای تهیه اسناد مناقصه و قرار داد های فروش.

مثالهای تولید : کاربرگهای الکترونیکی برای تجزیه تحلیل یک برنامه تولید ، واژه پردازها برای نوشتن راهنما و توضیحات کاربا دستگاه ها یا نگهداری آنها .

مثالهای مالی : کاربرگهای الکترونیکی برای مقایسه چندین منبع وام و تسهیلات پولی ، واژه پردازها برای نوشتن توضیحات و روالهای مالی جدید .

سیستم های اطلاعاتی ارتباطات الکترونیکی  ( ECS )

مثالهای فروش : فاکس و پست الکترونیکی برای تماس مشتری ، کنفرانسهای ویدئویی برای ارائه اقلام جدید فروش و توضیحات و ترغیب بازار ، سستم مدیریت جریان کار برای ایجاد اطمینان از اینکه تمام مراحل  فروش انجام شده است ، هماهنگ کردن تمام مراحل کار در فرایند های پیچیده فروش .

مثالهای تولید : پست الکترونیکی برای ارتباط و توضیحات رفع مشکلات کار با دستگاه های  جدید، کنفرانسهای ویدئوئی برای هماهنگی تولید با برنامه های فروش ،سیستم مدیریت جریان کار برای ایجاد اطمینان از اینکه تغییرات تولید پس از تصویب و مجوز های لازم بوده است .

مثالهای مالی : پست الکترونیکی و فکس برای ارتباط با بانک درباره وام و تسهیلات مالی ، کنفرانسهای ویدئویی برای تشریح اثرات مالی روی سرمایه گذاریها ، تبادل آخرین وضعیت و اطلاعات در ارتباط با دعاوی  حقوقی .

سیستم های اطلاعاتی عملیاتی  ( TPS )

مثالهای فروش : استفاده  از پی . او. س برای انتقال طلاعات فروش ، نگهداری  اطلاعات تماس مشتری در جریان سیکل فروش.

مثالهای تولید : ردیابی حرکت کار های در جریان ساخت در یک کارخانه ، ردیابی دریافت مواد از تامین کننده ها .

مثالهای مالی : پردازش پرداختها ازطریق کارتهای اعتباری پرداخت سود سهامداران .

سیستم های اطلاعاتی مدیریت  ( MIS )

مثالهای فروش : گزارش هفتگی فروش بر اساس مناطق فروش ، مقایسه پیش بینی فروش و فروش واقعی ، تفکیک اقلام و مناطق فروش ، دسترسی دلخواه به داده های فروش به تفکیک محصول و مناطق فروش .

مثالهای تولید : گزارش هفتگی تولید بر اساس محصول و عملیات تولید ، تعیین خرید های برنامه ریزی شده بر اساس برنامه تولید ، دسترسی دلخواه به اطلاعات تولید به تفکیک محصول و عملیات تولید .

مثالهای مالی : گزارش صورتحسابها و دریافتها ، برنامه های مالی ماهیانه ، دسترسی به اطلاعات برنامه های مالی سازمان بر اساس جزئیات دلخواه.

سیستم های مطالعاتی کمک به تصمیم گیری ( DSS )

مثالهای فروش : مدلسازی برای بررسی راه حلهای جدید فروش ، مدلسازی دده های بازار یابی برای تجزیه تحلیل فروش

مثالهای تولید : مدلسازی برای تعیین الویت عملیاتی یا تعمیراتی دستگاه ها بر اساس شرایط جاری ، مدلسازی داده های تولید برای تجزیه تحلیل نتایج تولید .

مثالهای  مالی : تجزیه و تحلیل رفتار مشتریها در مقابل اطلاعیه بدهی و صورتحسابها ، بانک اطلاعاتی سهام و مدلسازی برای تصمیم به خرید یا فروش سهام.

 

سیستم های اطلاعاتی جامع و یکپارچه (ES )

مثالهای فروش : کمک به برنامه فروش برای اطمینان از وجود ظرفیت کافی برای پشتیبانی از برنامه های فروش .

مثالهای تولید : کمک به مدیران برای برنامه ریزی تعمیرات بر اساس کمترین توقف فروش .

مثالهای مالی : کمک به حوزه مالی برای رد یابی هزینه های تولید و مشاهده آثار سفارشات خرید .

سیستم های اطلاعاتی اتوماسیون اداری  ( OAS )

سیستم های اتوماسیون اداری یا او . ای . اس پردازش اطلاعات روزانه مرتبط با فعالیتهای و وظائف اداری و زیر ساختهای سازمانی را بر عهده دارند . در این سیستم ها از ابزار ها و نرم افزار های عمومی مختلف از جمله واژه پرداز ها مانند MSWord ، کاربرگهای الکترونیکی مانند MSExcel , Quattropropro   نمایش اسلاید ها مانند powerPoint و بانکهای اطلاعاتی شخصی مانند MSAccess   استفاده می شود . از امکانات دیگری از قبیل پست الکترونیکی ، فاکس و امثال آنها در سیستم های اتوماسیون اداری برای بر قراری ارتباطات و انجام امکانات و ارسال پیامها هم استفاده      می شود این ابزار ها در سیستم ارتباطات الکترونیکی دسته بندی شده اند  و در سیستم های اتوماسیون اداری به آنها پرداخته نمی شود .

شاید رایج ترین سیستم های اطلاعاتی ، همین سیستم های اتوماسیون اداری باشند که در اکثر سازمانها از آنها  استفاده می شود . اما نکته مهم در این موضوع عدم سازگاری بسیاری از نرم افزار های مشابه در برخی از سازمانهاست . یکی از وظایف مهم توسعه فن آوری  طلاعات در سازمانها ، استاندارد سازی فرمتهای کاری و سازگاری برخی از ابزار های سیستم های اتوماسیون اداری مطابق محیط ارتباطی داخل و خارج سازمانهاست .

برخی سازمانها از نرم افزار های ویژه اتوماسیون اداری به طور یکپارچه و هوشمند استفاده می کنند تا وظایف گردش و تولید اسناد و مکاتبات  و تصمیم گیریها به اضافه عملیات دبیرخانه نیز به طور سیستماتیک و اتومات انجام گیرد . برخی دیگر از سازمانها به طور  پراکنده و اغلب بدون ارتباط شبکه ای و غیر سیستماتیک از ابزار های مستقل سیستم های اتوماسیون اداری استفاده می کنند . شرکت نرم افزاری مایکروسافت ، یک مجموعه سازگار و عالی از این نوع نرم افزار ها را به نام مجموعه Office تولید و مدام کارایی آنها را توسعه می دهد . با توجه به امکانات  نصب شبکه ای مجموعه Office به راحتی می توان بسیاری از خدمات  اتوماسیون اداری را در آنها طراحی و پشتیبانی نمود ( زرگر ، ص ۳۱ : ۱۳۸۳)

نگاه  عامه ، بسیاری فناوری اطلاعات را برابر با این مفهوم می دانند . اتوماسیون اداری ، کاربرد فناوری رایانه و ارتباط به منظور تسهیل امور اداری در سازمان به منظور ارتقاء کارایی آنهاست . استفاده از رایانه جهت تهیه اسناد ، نگهداری و باز یافت آنها و نیز ارسال داده به بخشهای مختلف سازمان و خارج از آن اثرات چشمگیری را به همراه داشته است . ایده دفاتر بدون کاغذ و نتایج مفید حاصل از آن تنها ازطریق به کار گیری سیستم های اتوماسیون اداری تحقق می یابد .

با پیدایش سیستم های پست الکترونیکی ، کارکنان اداری برای یکدیگر پیام نیز ارسال می کنند. در ضمن از آنجایی که کارکنان اداری می توانند از فایلهای مشترک استفاده کنند ، تابلو های اعلانات الکترونیکی نیز ایجاد شده است . این فایلها پست الکترونیکی هستند که مردم می توانند پیامهای عمومی خود را بر روی آنها قرار دهند . این امکانات بسیار جالب توجه هستند ، به طوری که با پیشرفت فناوری می توان نمودار هایی با کیفیت عالی در این پیام ها قرار داد . به علاوه با پیدایش هزینه مکاتبات  کاهش یافته ، به طوری که مدرک حاوی متن ، تصویر و نمودار را با قیمت ارزان   می توان ازطریق خطوط تلفن انتقال داد . به موازات این پیشرفتها فناوری رایانه ی ، سیستم های صوتی اداری را نیز ارتقاء بخشیده است . تلفنهای اداری به سیستم های اختصاصی مبادله خیلی پیچده مرتبط می شوند .

سیستم های نوشتار گروهی نیز تهیه شده است . این سیستم ها به کارکنان کمک می کنند تا بتوانند به صورت کارآموزی و گروهی با یکدیگر کار کنند. ، هدف از تهیه سیستم های نوشتار گروهی آن است که کار  افراد به تلاشهای گروهی منجر شود و هم این که بتوان به بخشی از کار دیگران که تهیه شده است، دسترسی داشت . کاربرد سیستم های ویدئویی نیز رو به گسترش است . سازمان های بزرگ از قابلیت کنفراس ویدئویی ستفاده می کنند تا کارکنان بدون نیاز به مسافرت بتوانند به صورت رو در رو با یکدیگر ارتباط بر قرار کنند . در ابتدای کار ، از این قابلیتها برای ارتباط چند مدیر در دو سه محل استفاده می شد. اما اخیراً از این سیستم ها برای ارتباط هزاران نفر بر روی یک موضوع استفاده می شود .

اتوماسیون اداری ( Office Automation ) : مکانیزمی است در راستای بهبود بهره وری سازمان از طریق  اعمال مدیریت اثر بخش و کاربر مجموعه فعالیتهای سازمان با بهره گیری از : گردش الکترونیکی مکاتبات  در سطح سازمان ، جستجوی اسان در اطلاعات ذخیره شده ، پاسخگویی سریع و به موقع به مراجعان ، حذف کاغذ از چرخه مکاتبات اداری ، اعمال کنترل مناسب بر کاربران ، ثبت و نگهداری بهینه اطلاعات ، بهبود ارتباطات درون سازمانی .

سیستم اتوماسیون اداری وظیفه بر قراری ارتباطات داخلی سازمان و همچنین افراد سازمان با خارج از سازمان را عهده دار است . این ارتباط به بهبود هماهنگی فعالیت ها و کیفی کردن کار کمک می کند . پردازشگر های متن ، پست الکترونیک ، ارسال صدا ، ارسال فاکس ، ویدئو کنفرانس و کنفرانس کنفرانس صوتی از ابزار هایی که می تواند در این مجموعه  به کار رود . سیستم اتوماسیون اداری از سیستم کار تابل و مدیریت فرایند ها تشکیل می شود  که با سیستم دبیر خانه ، سیستم های پردازش عملیات و سیستم آرشیو در ارتباط است . بنابراین در یک مجموعه کامل اتوماسیون اداری کلیه عملیات سازمان ازطریق سیستم های نرم افزار های سازماندهی می شود .

باید توجه کرد که ازطریق مدیریت فرایند ها در یک سیستم جامع نرم افزاری می توان تمامی عملیات یک سازمان را با بهره گرفتن از ابزار های پیش گفته به نحو مطلوب سازماندهی کرد . می توان با بهره گرفتن از سیستم مدیریت فرایند گردش کلیه فرمهایی را که در سیستم های پردازش عملیات (TPS ) وجود دارند را از طریق سیستم کارتابل به انجام رساند . به این ترتیب بدون استفاده از فرمهای کاغذی  ” تایید های ” مورد نیاز هر فرم تعریف می شود و با گردش آن در سیستم کارتابل هر  فرایند تکمیل     می شود . بنابراین اتوماسیون اداری فراتر از بکار گیری تنها یک سیستم کارتابل در سازمان است ولی بخشی از ان محسوب می گردد . ضمن انکه باید توجه داشت با بهره گرفتن از سیستم های یکپارچه که در ان کلیه فرایند های سازمانی با یکدیگر مرتبط هستند می توان به مفهوم کامل به سمت سازمانی حرکت کرد که در آن گردش اطلاعات سریع به موقع و با اطمینان را انتظار داشت و حتماً بدون استفاده از حتی یک برگ کاغذ .

اشتغال در دنیای امروز به سرعت در حال تحول است سازمان ها در حال کوچک تر شدن و رفتن به سمت دنیای مجازی هستند که البته ارتباط بینشان روز به روزبیشتر و پیچیده تر میشود.سازمان ها تبدیل به هسته های مرکزی شده و سایر اجزا و کارمندان در اطراف آن قرار گرفته اند.در این سیستم هر کس برای خود کار میکند وبه اندازه ای که ارزش افزوده ایجاد میکند از درآمد نیز سهم می برد و پرداخت به صورت دستمزد جای خود را به درصدی از سود و…داده است. شرکت ها و ادارات تمایلی به استخدام افراد ندارند و معمولا با قراردادهایی سعی در جذب نیروی مورد نیاز خود دارند و این روندی است که در تجاری شدن و جهانی شدن اقتصاد اجتناب ناپذیر است. این روندی است که در کشورهای توسعه یافته سالها پیش رخ داده و امروز در کشورهای در حال توسعه در حال وقوع است.پس در اینجا امنیت شغلی افراد به شدت در معرض خطرقرار خواهد گرفت. (وهابی، ۱۳۸۵).

۲-۷-۳- ۴-۱-  

در مفهوم امنیت شغلی موضوعاتی چون تغییرات شغلی ، از دست دادن شغل ، عدم دستیابی به شغل مناسب گنجانده شده است . بنابراین اعتقاد روان شناسان صنعتی و سازمانی امنیت شغلی یکی از عوامل بوجودآورنده رضایت شغلی است . نیازهای تامینی کاملاً آشکار و در بین اغلب مردم بسیار متداول اند.همه ما میل داریم از آسیبهای زندگی نظیرتصادف ، جنگها، امراض ، و بی ثباتی اقتصادی وشغلی در امان باشیم . از این رو افراد و سازمانها علاقه مندند که تا اندازه ای اطمینان فراهم کنند که از این قبیل فاجعه ها حتی الامکان مصون خواهند بود.( کرم،۱۳۷۵)

۲-۷-۳- ۴-۲-  

۱ – جابجایی کمتر درشغل :

جابجایی کمتر در شغل بیانگر وجود امنیت شغلی است که حاصل آن تخصصی و خبرگی است و زمانی که افراد در یک شغل خبرگی وتخصص پیدا کردند بخشی از امنیت شغلی آنهاشکل می گیرد .

۲ – تمرکز بر شغل توسط افراد :

بیانگر وجود ثبات شغلی است که این تمرکز از دو شغله شدن افرادجلوگیری و بخشی از امنیت شغلی را شکل می دهد.

۳ – انتخاب شغل مناسب :

انتخاب شغل مناسب زمینه ساز بروز و تقویت علاقه مندی از کار است که با امنیت شغلی رابطه مستقیم دارد .

۴ – رضایت در شغل :‌

رضایت در شغل موجب بروز خلاقیت در کارشده و نهایتا خلاقیتها استحکام بخش امنیت شغلی کارکنان خواهدبود .

۵ – رضایت اقتصادی :

رضایت اقتصادی موجب دلگرمی فرد در کارشده و احساس برابری در کارکنان شکل می گیردکه خود احساس برابری در سازمان نقش موثری در امنیت شغلی ایفا می کند.

۶- عاطفی بودن محیط کار :

ازجمله مولفه های امنیت شغلی ، عاطفی بودن محیط کار است که به ساختن روان سالم انسانهاکمک می کند و زمانی که انسانی ازطریق کارشخصیت و روان خود را تکامل بخشند امنیت شغلی آنها نیز تامین می شود.

۷ – احساس آرامش :

احساس آرامش در کار منجر به رهایی از فشارشغلی گردیده و درنتیجه بخشی از امنیت شغلی کارکنان که از طریق فشارهای شغلی تهدیدمی شود، تامین می گردد.

۸ – وابسته شدن فرد به سازمان :

وابسته شدن فرد به سازمان بیانگر وجودامنیت شغلی است که حاصل آن مدیریت و رهبری است . زمانی که کارکنان یک سازمان از سازمان خود دفاع کنند بطور مستقیم و غیرمستقیم اعتبارسازمان را تقویت کرده که در سایه آن امنیت شغلی افراد تامین می گردد.( آواژ ،۱۳۹۰)

۲-۷-۳-۴- ۳- ویژگیهای شخصیتی افراد،نظیر خود برتر بینی و …

فرد خود شیفته فقط و فقط خودش و عقایدش را می بیند و حتی به خود اجازه می دهد که برخی از مواقع بجای دیگران نیز نظر داده و تصمیم بگیرد.خودشیفتگی یک ویژگی فطری ، شخصیتی و بنیادی انسان است که بسته به نوع زمینه‌های ژنتیک افراد، تربیت خانوادگی، شرایط رشد و شرایط اجتماعی و محیطی، ممکن است تشدید شده و یا شدت یابد، به نحوی که بر سایر ویژگی‌های شخصیتی غالب شود. با توجه به اینکه افراد خودشیفته به دلیل عدم تعادل در ویژگی شخصیتی با پیامدهای رفتاری گوناگونی که ایجاد می‌کند، مشکلات فراوانی برای فرد، دیگران و جامعه ایجاد نموده و آنچنان تنش و درگیری ایجاد می کند که ادامه رابطه با مشکل مواجه می‌شود. در این میان اگر خودشیفتگی در بالای هرم سازمانی، یعنی مدیران شایع باشد، صدمات و لطمات آن جبران ناپذیر خواهد بود بطوری که حتی ممکن است ادامه حیات سازمان امری محال و ناممکن باشد.

۲-۷-۳-۵- ضعف فرهنگ کارآفرینی و مشارکت صنعتی

آنجایی که فرهنگ به مفهوم مجموعه‏ی ارزش‏ها، نگرش‏ها، هنجارها و رفتارهایی است که هویت یک جامعه را تشکیل می دهند؛ کارآفرینان به عنوان بخشی از جامعه پیرامونی، از مجموعه‏ی ارزش‏ها، نگرش‏ها، هنجارها و رفتارهای متمایزی برخوردارند که می‏توان به آن خرده ‏فرهنگ کارآفرینی اطلاق نمود(احمدپور داریانی، ۱۳۸۰). ساختار و عملکرد این خرده فرهنگ و عناصر درونی آن در سطوح مختلف فردی، اجتماعی و هم چنین ارتباط آن با فرهنگ مسلط پیرامونی، به نحوی است که می‏توان گفت: بر اساس اصل تأثیر متقابل حوزه‏های مختلف فرهنگ و اجتماع، فرهنگ کارآفرینی از حوزه‏های دیگر فرهنگ، از جمله حوزه‏ی اخلاق و مذهب، ارزش‏ها، عقاید اقتصادی و سیاسی تاثیر می‏پذیرد. از این رو ریشه‏های ضعف و قوت فرهنگ کارآفرینی را باید در حضور و وجود ارزش‏ها و عقایدی جستجو کرد که در فرهنگ و در سلسه مراتب ارزش‏ها جایگاهی فراتر از کار را به خود اختصاص داده ‏اند و در تعارض و تقابل با کار و یا همنوا و همساز با کارآفرینی هستند(رجب زاده، ۱۳۷۶).

قسمت اعظم فرهنگ کارآفرینی در جوامع کنونی متأثر از نهادینه شدن فرهنگ علم در جامعه است. واژه هایی مانند: مدیریت علمی، اقتصاد مبتنی بر دانش، خلاقیت در صنعت، نوآوری و… در سمینارها و همایش‏ها بسیار بکار برده می‏شود و همه این ها گواه این ادعا است که فرهنگ کارآفرینی در محیطی امکان‏پذیر است که هنجارهای غالب بر آن محیط، ارزش ها و باورهای فرهنگ کار و علم را تقویت نمایند. فرنچ معتقد است که یک سازمان مثل کوه یخ است که بخش عمده آن نامرئی است. در این تعبیر آنچه که در زیر آب قرار دارد(ایران زاده، ۱۳۷۷).

کشور های پیشرفته و صنعتی سابق وارد فاز اقتصاد دانش شده اند و در حال تحکیم پایه های خود که آن به عنوان اقتصاد مبتنی بر دانش هستند و همینطور اقتصادی می تواند پیشرفت کند که در مسیر توسعه صنعتی موفق باشد. پس ما باید سعی بر پیشرفت و توسعه صنعتی کشورمان داشته باشیم. با بکارگیری مطلوب مدیریت دانش و نهادینه سازی مدیریت دانش در دانشگاهها و موسسات می توانیم به توسعه صنعتی پایدار در صنعت برسیم و با سعی بر کارآفرین کردن دانشگاهها با ایجاد رشته های کار آفرینی و مربوط به آن و همچنین با گذاشتن دروسی برای دانشجویان فنی و مهندسی تحت عنوان کارآفرینی و با بهره گرفتن از اساتید برجسته که در صنعت کارکرده اند دانشجویان کار آفرین و مستعد کار آفرینی را شناسایی کرده و توان و قابلیت آنها را با حمایت های مالی ازمایشگاهی و … در دانشگاهها ی کار آفرین به ظهور برسانیم و دولت می تواند با تخصیص منابع مالی بیشتر به این بخش فرهنگ کار آفرینانه را در میان قشر دانشگاهی پیشرفت دهد که در روند توسعه صنعتی ایران تحول عظیمی داشته باشیم.

 

 

تحلیل پوششی داده‌ها
روش‌های متعددی برای اندازه گیری کارایی ارائه شده که آن‏ها را به دو رویکرد پارامتریک و ناپارامتریک طبقه بندی می‌کنند رویکرد پارامتریک که از روش‌های آماری استفاده می‌نماید بیشتر در تجزیه و تحلیل مسایل اقتصادی کاربرد دارد . روند رویکرد پارامتریک این گونه است که با استفاده از داده‌های مشاهده شده پارامترهای یک تابع تولید مشخص برآورد می‌شود و سپس بر اساس آن میزان کارآیی واحدهای تحت ارزیابی مشخص می‌شود .از فرضیات مهم این رویکرد می‌توان به مشخص بودن نوع رابطه بین داده‌ها و ستانده‌ها اشاره کرد . این فرض قابلیت کاربردی این رویکرد را تا حدود زیادی کاهش داده است چرا که اغلب نوع تابع در صنایع مختلف مشخص نبوده و در اغلب موارد ارزش یا ضرایب نهاده‌ها و ستانده‌ها به ویژه در سازمان‌های غیرانتفاعی و دولتی مشخص و معین نیست  (‏مهرگان، ۱۳۸۳).
رویکرد ناپارامتریک  بیشتر در تجزیه و تحلیل مسایل مربوط به کارآیی کاربرد دارد و به ‏جای استفاده از روش‌های آماری به استفاده از روش‌های برنامه ریزی ریاضی تکیه دارد.تمرکز این رویکرد بیشتر بر روی مرز تولید ( مرز کارا ) به جای تابع تولید است (۱۹۸۸Coelli & Tim,) . در این رویکرد نیازی به مشخص بودن نوع تابع تولید ( به عبارت دیگر رابطه بین نهاده‌ها و ستانده‌ها ) و همچنین ارزش یا وزن نهاده‌ها و ستانده‌های واحدهای تحت ارزیابی وجود ندارد بلکه با استفاده از روش‌های برنامه ریزی ریاضی یک مرز تولید یا مرز کارآیی مشخص می‌شود به عنوان مبنا و معیار ارزیابی کارآیی واحدها مورد استفاده قرار می‌گیرد . این رویکرد به دلیل داشتن ماهیت تجربی و نداشتن مفروضات محدود کننده و انعطاف پذیری بالا قابلیت کاربردی بالایی دارد.
تحلیل پوششی داده‌ها یکی از رویکردهای ناپارامتریک و مبتنی بر برنامه ریزی ریاضی است که ارزیابی کارآیی واحدهای تصمیم‌گیری مشابه را که دارای داده‌ها و ستانده های چندگانه هستند امکان پذیر می‌سازد . در این روش با استفاده از یک سری بهینه سازی مبتنی بر برنامه ریزی خطی مرز کارا ایجاد می‌گردد . پس از تعیین مرز کارا مشخص می‌شود که آیا واحدهای مورد بررسی روی مرز کارا قرار گرفته‌اند یا خیر و به این وسیله واحدهای کارا و ناکارا از یکدیگر تفکیک می‌شوند که این امر تنها از طریق مشخص کردن ضرایب نهاده‌ها و ستانده‌ها برای هر واحد تصمیم گیری امکان پذیر خواهد بود . در واقع ویژگی تحلیل پوششی داده‌ها در تعیین ضرایب داده‌ها و ستانده‌ها با استفاده از برنامه ریزی خطی ریاضی است ( امامی میبدی، ۱۳۷۹ ) .
۲-۱-۲-مفهوم کارایی
تا کنون تعریف‌های زیادی از کارایی ارائه شده است. مفهوم کارایی در اقتصاد، تخصیص مطلوب منابع است. موارد زیر برخی از تعاریف متعدد و گوناگونی است که در مورد کارایی صورت گرفته است:
به طور کلی کارایی، معرف نسبت ستاده به نهاده در مقایسه با یک استاندارد مشخص است (برهانی، ۱۳۷۷).
کارایی بیانگر این مفهوم است که یک سازمان به خوبی از منابع خود در راستای تولید نسبت به بهترین عملکرد در مقطعی از زمان استفاده کرده است. محاسبه کارایی با توجه به مقدار خروجی مورد انتظار یا استاندارد با استفاده از نسبت زیر تعریف می‌گردد.
با توجه به گستره مفهومی کارایی، تعریف دیگری از کارایی به شرح زیر عنوان شده است که معیار خود را بر روی منابع معطوف ساخته است:
در این تعریف، صرفاً مقایسه ای بین منابع مورد انتظاری که برای رسیدن به مقاصد و فعالیت خاص باید مصرف شود و منابع مصرف شده می‌باشد، عنوان می‌شود(مهرگان،۱۳۸۳).
این دو تعریف بالا در واقع یک معیار را در مورد کارایی ارائه می‌دهند، یعنی استفاده از حداقل امکانات جهت به دست آوردن حداکثر تولید. بنابراین در این تعریف،کارایی معیار عملکرد یک سیستم سازمانی بوده که بر میزان منابع (ورودی‌ها) استوار گردیده است.کارایی در حقیقت نسبت بازدهی واقعی به بازدهی بالقوه (استاندارد) می‌باشد(علیزاده،۱۳۸۷).
۲-۱-۳- مفهوم کارآیی در تحلیل پوششی داده‌ها
همان گونه که بیان شد، کارآیی یک واحد مستلزم مقایسه داده‌ها و ستانده های آن واحد است . در ساده‌ترین حالت که تنها یک داده و یک ستانده وجود دارد کارآیی را می‌توان از تقسیم ستانده به داده به دست آورد.
اگر واحد تصمیم گیری دارای داده‌ها و ستانده های چندگانه باشد و ارزش (ضریب ) هر یک از داده‌ها و ستانده‌ها معلوم باشد می‌توان از تقسیم مجموع حاصلضرب مقدار ستانده‌ها در ضرایب (قیمت یا ارزش ) مربوط به مجموع حاصلضرب مقدار داده‌ها در ضرایب مربوطه میزان کارآیی را محاسبه کرد .
(مجموع وزن‏دار شده داده‌ها) / (مجموع وزن دار شده ستانده‌ها) = کارآیی
ولی در اغلب موارد ضریب ( قیمت یا ارزش )  داده‌ها و ستانده‌ها مشخص نیست و یا داده‌ها و ستانده‌ها مقیاس‌های متفاوتی دارند . در این موارد می‌توان از تحلیل پوششی داده‌ها استفاده کرد . در این روش ضرایب داده‌ها و ستانده‌ها برای هر واحد عملیاتی که یک واحد تصمیم گیری خوانده می‌شود به گونه‌ای تعیین می‌شود که کارآیی آن واحد نسبت به سایر واحدها حداکثر شود . در چنین شرایطی کارایی یک واحد عملیاتی در صورتی پایین ارزیابی می‌شود که واحد تصمیم گیری دیگری با در اختیار داشتن منابع کمتر در مقایسه با واحد تحت بررسی حداقل معادله ستانده آن واحد را تولید نماید و برعکس ،کارایی یک واحد تصمیم گیری در صورتی بالا ارزیابی می‌شود که شرط فوق برقرار نباشد (دیدگاه ورودی محور) همچنین می‌توان ا دعا کرد کارایی یک واحد عملیاتی در صورتی پایین ارزیابی می‌‏شود که واحد تصمیم گیری دیگری با در اختیار داشتن منابع کمتر یا مساوی با منابع تحت بررسی، ستانده بیشتری را تولید نماید و برعکس، کارایی یک واحد تصمیم گیری در صورتی بالا ارزیابی می‌شود که شرط فوق برقرار نباشد (دیدگاه خروجی محور) . همان‌گونه که در ادامه مطرح خواهد شد برای هر یک از این دو دیدگاه یک مدل متفاوت مبتنی بر تحلیل پوششی داده‌ها مورد استفاده قرار می‌گیرد.
۲-۲-۴- انواع کارایی
دو جزء از کارایی در سطح بنگاه مورد استفاده هستند. یکی  کارایی فنی و دیگری کارایی تخصیصی می‌باشد. ترکیب این دو جزء کارایی اقتصادی بنگاه را نشان می‌دهد. مفهوم سوم کارایی در نظر فارل، کارایی ساختاری است که می‌توان از آن برای سنجش کارایی صنعت استفاده کرد.
به طور کلی برای انواع کارایی چهار تعریف ذیل قابل ارائه می‌باشند:
الف) کارایی فنی: این کارایی نشان دهنده میزان توانایی یک بنگاه برای حداکثر سازی میزان تولید با توجه به منابع و عوامل تولید مشخص شده است. به عبارت دیگر میزان توانایی تبدیل ورودی‌ها مانند نیروی انسانی، ماشین آلات و … به خروجی‌ها، در مقایسه با بهترین عملکرد، توسط کارایی فنی سنجیده می‌شود. کارایی فنی تحت تاثیر عواملی مانند عملکرد مدیریت، مقیاس سازمان یا اندازه عملیات قرار می‌گیرد.
ب) کارایی تخصیصی: این کارایی بر تولید بهترین محصولات با استفاده از کمترین هزینه ترکیب ورودی‌ها دلالت می‌کند. پاسخگویی به این سوال که آیا «قیمت ورودی‌های مورد استفاده به گونه ای است که هزینه تولید را حداقل کند» به عهده این کارایی است. کارایی تخصیصی را کارایی قیمت نیز می‌گویند.
ج ) کارایی ساختاری: کارایی ساختاری یک صنعت از متوسط وزن کارایی شرکت‏های آن صنعت به دست می‌آید. با استفاده از معیار کارایی ساختاری می‌توان کارایی صنایع مختلف با محصولات متفاوت را مقایسه کرد.
د) کارایی مقیاس: این کارایی یک واحد از نسبت «کارایی مشاهده شده» آن واحد به «کارایی در مقیاس بهینه» به دست می‌آید. هدف این کارایی تولید در مقیاس بهینه است.
همان طور که بیان شد فارل کارایی اقتصادی کل را به دو جزء کارایی فنی و کارایی تخصیصی تقسیم کرده است یعنی :
کارایی تخصیصی *کارایی فنی =کارایی اقتصادی کل
۲-۱-۵- کارایی، بهره‏وری و اثر بخشی
مفهوم کارایی معمولاً با واژه«اثر بخشی» و «بهره‌وری» اشتباه می‌شود. «اثر بخشی» میزان هم جهت بودن انجام فعالیت‌های یک سازمان را با اهداف تعیین شده برای آن نشان می‌دهد به عبارت دیگر اثر بخشی درجه دستیابی(تکمیل) هدف را بیان می‌دارد، اما «بهره‌وری» ترکیبی از اثر بخشی و کارایی است. زیرا اثر بخشی با عملکرد و کارایی با استفاده از منابع در ارتباط است . این مفاهیم در تعریف بهره‌وری به صورت زیر بیان گردیده است.
در تعیین تفاوت‌های بین کارایی و بهره‌وری باید به نکات زیر توجه داشت:

1. کارایی به عنوان معیاری بین صفر تا یک و یا برحسب درصد بین صفر تا صد بیان شده است در حالیکه بهره‌وری می‌تواند بزرگ‌تر از یک باشد.
2. بهره‌وری را در ارتباط با تک تک عوامل مانند بهره‌وری نیروی انسانی یا سرمایه محاسبه شده ولی کارایی به عنوان معیاری کلی باید از ترکیب ورودی‌ها و خروجی‌ها حاصل گردد.

روش‌های برآورد کارایی

به طور کلی دو حیطه سنتی و علمی را می‌توان برای اندازه گیری کارایی واحدهای اقتصادی مطرح کرد که عبارتند از :

الف) روش‌های علمی : این روش‌ها به دو شاخه پارامتریک و ناپارامتریک تقسیم می‌شوند. در حوزه پارامتریک تابع تولید مشخصی با بهره گرفتن از روش‌های مختلف آماری و اقتصاد سنجی تخمین زده می‌شود و با به کار گیری این تابع نسبت به تعیین کارایی اقدام می‌شود. می‌توان به روش تابع مرزی تصادفیSFA و روش تابع مرزی قطعی و تحلیل رگرسیون اشاره کرد .

در حوزه ناپارامتریک دیگر نیازمند تخمین تابع تولید نمی‌باشیم، می‌توان روش گروه‏های شاخص و همچنین تحلیل پوششی داده‌ها را بر شمرد.

ب) روش‌های سنتی : از روش‌های سنتی می‌توان به روش تحلیل نسبت اشاره کرد. در این روش یک نسبت بین اقلام مربوط به هم در اطلاعات عددی مدیریت محاسبه و تحلیل می‌شود. به طور کلی روش‌های تحلیل نسبت عبارتند از :

1. روش روند
2. روش درصد
3. روش مقایسه
4. روش شاخص

۲-۱-۶-۱- برنامه‏ ریزی ناپارامتریک

روش‌های ناپارامتریک عموماً عملکرد یک بنگاه یا واحد تصمیم گیری را با بهترین عملکرد بالفعل بنگاه های داخل آن صنعت بررسی می‌کند. روش‌های ناپارامتریک را می‌توان ساده‌ترین روش‌های مشاهده و تخمین کارایی تلقی نمود. برای تشخیص کارایی هر مشاهده خاص باید حد استانداردی وجود داشته باشد که این امر مستلزم در نظر گرفتن مشاهدات با ویژگی مشتبه می‌باشد. در سطح الگوهای ناپارامتریک، روش‌های گوناگونی برای مشاهده ناکارایی وجود دارند که عبارتند از(کاظمی،۱۳۸۲) :

1. روش مشاهدات
2. روش پله ای
3. روش میانگین خطی
4. روش وصل نقاط حدی
5. روش تحلیل پوششی داده‌ها DEA

۲-۱-۶-۲-روش تحلیل پوششی داده‌ها

در چند دهه گذشته تحلیل پوششی داده‌ها DEA   به عنوان یک روش مهم برای سنجش کارایی مطرح شده است. استفاده از این روش برای ارزیابی روشی مناسب است که بر اساس سنجش عملکرد واحدهای تصمیم گیری و رتبه بندی به تصمیم گیرنده کمک می‌کند (امیری و جهانی، ۱۳۸۹). روش تحلیل پوششی داده‌ها برای محاسبه کارایی هر بنگاه به یک کسر که شامل مجموع وزنی خروجی‌ها به ورودی‌ها است را در نظر می‌گیرد. فارل۱۹۵۷اولین کسی بود که روش غیرپارامتری را با بهره گرفتن از برنامه ریزی خطی پیشنهاد کرد. (نجفی و آریانژاد، ۱۳۸۷) فارل با بهره گرفتن از روشی مبتکرانه اقدام به اندازه گیری عملکرد یک واحد تولیدی کرد. مدل مورد بررسی وی تنها یک ورودی و یک خروجی را در نظر می‌گرفت و وی نتوانست مدل خود را در حالت چند ورودی و چند خروجی توسعه دهد (امیری و جهانی، ۱۳۸۹). چارنز، کوپر و رودز (Charnes-Cooper-Rohdes) معیار فارل را توسعه دادند و مدلی ارائه دادند که توانایی اندازه گیری کارایی با چندین ورودی و چندین خروجی را داشت و آن ‌را تحلیل پوششی داده‌ها نامیدند و برای اولین بار در سال ۱۹۷۶ آن را مورد استفاده قرار دادند .آن‏ها مدل CCR را ابداع کردند و بعد بنکر Banker با کامل کردن مقاله آن‏ها مدل BCC را ایجاد نمود (احمدپور، ۱۳۸۵). این دو مقاله پایه  بسیاری از مطالعات تحلیلی کارایی شدند و این شاخه از علم پژوهش در عملیات به سرعت پیشرفت کرد و تحت عنوان تحلیل پوششی داده‌ها نامیده شد (علیرضایی و رفیعی ثانی، ۱۳۸۹). نام تحلیل پوششی داده‌ها به این دلیل است که ما مرز کارایی تمام داده ایی که در اختیار داریم پوشش می‌دهیم (احمدپور، ۱۳۸۵) تحلیل پوششی داده‌ها DEA برای اندازه گیری کارایی یک تعداد از واحدهای در حال فعالیت مشابه استفاده می‌شود که این واحدهای در حال فعالیت را واحدهای تصمیم گیری (Decision Making Unit) DMU می‌نامند . در DEA  عموماً برای ارزیابی کارایی هر DMU از مدل‌های جداگانه ای استفاده می‌شود . در نتیجه در تحلیل کارایی، هر یک از DMU ها به طور جداگانه بر روی مرز کارا تصویر می‌شوند( طلوع و جوشقانی، ۱۳۸۹). DEA یک روش ناپارامتری برای یافتن تابع تولید مجموعه ای از واحدهای تصمیم گیرنده است به عبارت دیگر ، DEA یک روش ناپارامتری است که هیچ فرضی را در خصوص شکل تابع تولید نیاز ندارد. (علیرضایی و رفیعی ثانی،۱۳۸۹)( تابع تولید به تابعی گفته می‌شود که برای هر ترکیب از ورودی‌ها ماکزیمم خروجی را بدهد) (هاشمی گرم داره، ۱۳۸۷).

۲-۱-۷- انتخاب نهاده‌ها و ستانده‌ها

انتخاب نهاده‌ها و ستانده‌ها یکی از مهم‌ترین موارد مرتبط با به کارگیری تحلیل پوششی داده‌‏ها است و باید با در نظر گرفتن قواعد خاصی صورت بگیرد . از جمله آ نکه در صورتی که تعداد عوامل نهاده و ستانده در مقایسه با تعداد واحدهای تصمیم گیری زیاد باشند نتایج حاصل اطلاعات مفیدی را در اختیار قرار نمی‌دهد و اغلب واحدها به عنوان واحد کارا معرفی می‌شوند . چارنز و کوپر به عنوان یک قاعده  تجربی تعداد واحدها را حداقل ۳ برابر مجمع نهاده‌ها و ستانده‌ها پیشنهاد می‌کنند . شرایطی که در انتخاب عوامل داده و ستانده باید در نظر گرفته شوند عبارتند از :

• یک ارتباط مفهومی بین داده‌ها و ستانده‌ها برقرار باشد .
• یک ارتباط مقداری بین داده‌ها و ستانده‌ها در عمل استنباط شود .
• ارتباط بین داده‌ها و ستانده‌ها مستقیم باشد .
• اندازه داده‌ها و ستانده‌ها مخالف صفر باشد (زارعی ۱۳۷۹ ) .