برنامه ریزی بودجه^[۳۷]
خرید و دریافت^[۳۸]
سفارش فروش و حمل^[۳۹]
عملیات هر روند^[۴۰]
مدیریت تولید ^[۴۱]
کنترل سطح کارخانه ^[۴۲]
سر برنامه تولید^[۴۳]
پیگیری پروژه^[۴۴]
حسابهای قابل دریافت^[۴۵]
معین عام^[۴۶]
حسابهای قابل پرداخت^[۴۷]
انبار و توزیع^[۴۸]
مشخصه های بارز سیستم^[۴۹]
هر یک از قسمتهایی که در بالا اشاره کردیم خود به قسمتهای مختلفی تبدیل می‌شوند.
۲-۳ نحوه عملکرد در سازمان
ERP تمامی جریانهای اطلاعات قسمتهای مختلف سازمان را به یک مخزن یا سیستم کامپیوتری منحصر به فرد هدایت می‌کند و بخشهای مختلف سازمان می‌توانند با پیمانه‌های مختلف کاربردی یک نرم‌افزار مشترک به اطلاعات مورد نیاز خود دست پیدا کنند و به مثابه ستون فقرات اطلاعاتی یک سازمان از لحاظ بانکهای اطلاعاتی و فرآیندهای سازمانی محسوب می‌شود.
جان لوییس^[۵۰] در کتاب خود تعریفی از ERP ارائه کرده است که آن را از لیست سایر نرم‌افزارها متمایز می‌کند. او می‌گوید: ERP باید حداقل سه خصوصیت زیر را به طور همزمان داشته باشد:
مدیریت مؤثر فعالیتهای مختلف سازمان
وجود یک بانک واژه مشترک
قابلیت نشان دادن واکنش سریع نسبت به قوانین اجرایی
راه‌ حل ‌های ERP از اوایل دهه ۱۹۸۰ وارد بازار شدند و علت اینکه مجموعاً ERP نامیده می‌شوند، این است که امکان مدیریت یکپارچه منابع محلی سازمان (بودجه‌ها، سرمایه‌های ثابت، مواد و منابع انسانی) و فرآیندهای مربوط به آن را به وجود می‌آورند و متضمن تجمع و هماهنگی بدون شک تمامی جریان اطلاعات درون سازمان بوده و امکان مدیریت و تحلیل اطلاعات را برای سازمانها فراهم می‌آورند.

این سیستم‌ها پتانسیل ساماندهی فرآیندهای کسب و کار را در سه دسته عمده برنامه‌ریزی استراتژیک، کنترل فرآیندها و کنترلهای مدیریتی دارا می‌باشند. این سیستمها جهت پشتیبانی و مکانیزه کردن فرآیندهای کسب و کارهای بزرگ و متوسط ایجاد شده‌اند.
شکل (۲-۲)- مفهوم شماتیک برنامه ریزی منابع سازمانی
۲-۴ ویژه گیهای بکارگیری مدیریت منابع سازمانی-
تمرکز اطلاعات - تمامی اطلاعات و داده‌های سازمان در سیستمهای ERP در یک پایگاه داده ذخیره می‌شوند و مانند سیستم‌های جزیره‌ای موجود در سازمانها، اطلاعات در پایگاه های داده متفاوت با یکدیگر از جنبه‌های مختلف ذخیره‌سازی نمی‌شوند.
پیمانه‌ای بودن نرم‌افزارها (ماژول) - بسته نرم‌افزارهای کاربردی ERP مجموعه‌ای از پیمانه‌های یکپارچه می‌باشند. در ادبیات برنامه‌نویسی پیمانه‌ها به مجموعه برنامه‌های مستقل اطلاق می‌شود که در داخل سایر برنامه‌ها به اجرا درمی‌آیند. در تعریف ERP منظور از پیمانه‌ای بودن، استقلال بخشهای مختلف برنامه از یکدیگر است، بدین معنا که وجود برنامه‌ها یا نرم‌افزارها یا پیمانه‌های مختلفی از جمله مالی، حسابداری، منابع انسانی، برنامه‌ریزی و کنترل تولید، عملیات و… در دل یک بسته ERP مانع از توسعه بخشهایی از ERP در سازمان نمی‌شود. بنابراین امکان انتخاب بخشهایی از نرم‌افزار ERP جهت پیاده‌سازی در سازمان وجود دارد. حتی ساختار پیمانه‌ای این امکان را فراهم می‌آورد که پیمانه‌های مختلف را از تأمین‌کنندگان مختلف تهیه و سپس مجموعه آنها را در کنار یکدیگر قرار داد. البته رعایت استانداردهایی از سوی تأمین‌کنندگان و فروشندگان این سیستمها باعث تسهیل در این امر خواهد شد. شکل ۴ بخشی از پیمانه‌های ERP را نشان می‌دهد.
شکل (۲-۳) - پیمانه‌های تشکیل‌دهنده ERP
یکپارچگی - از جمله مشخصات اصلی سیستمهای ERP وجود یکپارچگی در آنهاست. یکپارچگی در سیستمهای ERP می‌تواند به معانی مختلفی باشد:
یکپارچگی اطلاعاتی و عدم تکرار و تمرکز داده‌های سازمان
یکپارچگی از لحاظ پوشش دادن به تمامی فرآیندهای مورد نیاز یک سازمان یا یک بخش از سازمان
یکپارچگی از نظر عدم تکرار برخی فرآیندها و یا حتی بخشهایی از یک فرایند
یکپارچگی به این علت که سیستمهای ERP مجموعه‌ای از چندین نرم‌افزار مستقل ولی مرتبط با یکدیگر هستند که امکان تبادل اطلاعات بین آنها وجود دارد. سیستمهای ERP یک مجموعه نرم‌افزاری^[۵۱] هستند.
یکپارچگی به علت پیمانه‌ای بودن نرم‌افزارها و امکان افزودن پیمانه‌های جدید
یکپارچگی به علت ایجاد بستری یکپارچه برای تبادل سریع اطلاعات بین بخشها و فرآیندهای مختلف
استاندارد بودن نرم‌افزارها - یکی دیگر از مشخصات سیستمهای ERP که آنها را از سایر سیستمهای اطلاعاتی یکپارچه متمایز می‌سازد، استاندارد بودن آنهاست. همانگونه که در تعریف ERP ذکر شد، ERP یک بسته نرم‌افزاری استاندارد مشتمل بر پیمانه‌های مرتبط و یکپارچه است که کلیه فرآیندهای تجاری یک سازمان را پشتیبانی می کند. در حقیقت این سیستمها بر اساس رویه‌های استانداردی طراحی شده‌اند که به تجربه ثابت شده است بهترین راه‌حل برای انجام فرآیندهای خاص می‌باشند.
ERP به خاطر این مهم است که:
از ۱۰۰۰ شرکت برتر ۸۰۰ شرکت موفقیت خود را مدیون ERP می دانند،
ERP مهمترین ابزار IT است که مدیران را قادر می سازد تا کلیه امور سازمان را تحت کنترل خود درآورند،
ERP بهترین ابزار مدیریتی برای حفظ و ارتقاء سازمان در بازار رقابتی است.
۲-۵ مشکلات پیاده سازی مدیریت منابع سازمانی
تجربه نشان داده است که مهمترین عامل ناکامی در پیاده سازی و اجرای ERP، کارکنان و پرسنل استفاده کننده از نرم‌افزارها ( بخصوص کاربران عملیاتی سیستم ها ) در بخشهای مختلف سازمان هستند که اگر آموزش فرهنگی و علمی مناسبی در خصوص تغییر روش های سنتی خود نبینند و نپذیرند که ERP روند اجرای کارها و فعالیتهای آنها را نسبت به سیستمهای قبلی بهبود می بخشد ، در برابر اجرای آن مقاومت نشان می‌دهند و آن را با شکست مواجه می‌کنند. و همچنین اگر مدیر ارشد سازمان بطور مستقیم از مجریان حمایت نکند و با تفویض اختیار به مدیران زیر مجموعه و کم رنگ کردن حضور خود در اجرای پروژه و همچنین تشکیل ندادن به موقع کمیته های مدیریت تغییر و مدیریت بحران که از مباحث عمده در مدیریت بشمار می‌رود اقدام نکند، ناکامی ودرصد شکست پروژه را افزایش خواهد داد.  طبق تحقیقات صورت گرفته تقریبا نیمی از پروژه‌های ناکام مانده ERP به این دلیل شکست خورده اندکه مدیران آنها تلاش لازم برای اعمال مدیریت تغییر صحیح و مناسب را در نظرنگرفته اند. بهترین پیشنهاد برای کاهش مقاومت، مشارکت دادن کارکنان در فرایند تغییر است. تشکیل جلسه با کاربران صاحب نظر و استفاده از تجربه‌های آنها می تواند به میزان قابل توجهی مقاومت سایر کابران را کاهش دهد .
یک سیستم فرایند نگر است و این نوع دیدگاه در تناقض با روند انجام فعالیتهای اکثر سازمانها و شرکتهای کشور که بصورت وظیفه ای انجام می‌شود است. دید فرایندی به روند تولیدات یک شرکت‌، بعضا باعث تغییر ساختار آن سازمان می‌شود که در بیشتر مواقع در میان کارکنان و حتی مدیران ارشد آن سازمان تنش ایجاد می کند. بنابراین سازمانی موفق خواهد بود که قابلیت تغییر ساختار سازمانی و فرایندهای کسب و کار را در جهت انطباق با فرآیندهای بهینه داشته باشد.
با توجه به اینکه تصمیم گیری جهت پیاده سازی چنین پروژه سنگینی که از نظر مالی ، زمانی ، محدوده عملیاتی و منابع مورد نیاز، بحث برانگیز است، قبل از اجرا باید از منظرهای مختلف مورد ارزیابی قرارگیرد یا به عبارتی امکان سنجی دقیقی صورت گیرد‌. برای اطلاع از ضرورت انجام امکان سنجی ، بهتر است اینگونه تصور شود که اگر پیاده سازی موفقیت آمیز باشد منافع بسیاری برای سازمان خواهد داشت و در صورت عدم موفقیت، شرکت را به ورطه نابودی خواهد کشاند. [۷]
اکثرسازمانها و شرکتهای بزرگ کشور، دهه‌ های اخیر فقط توانسته‌اند برای سیستم‌‌های قدیمی و دستی خود بطور جزیره ای نرم افزار تهیه و آنها را مکانیزه کرده و در قالب رایانه‌های منفرد و یا تحت شبکه اجرا کنند .
تجربه نشان داده است در صورتی که یکسری داده از چندین کانال ارتباطی وارد نرم افزارها شود، اختلاف عمیق در اطلاعات و گزارشهای حاصل شده به‌وجود خواهد آمدو به دنبال آن داده ها با افزونگی وناسازگاری مواجه خواهند شد. خلاصه اینکه سازمانها ، به‌جای تهیه سیستم بر مبنای توانمندی فناوری و فرایندهای بهینه ، برای همان سیستمهای قدیمی ،سنتی و دستی موجود، نرم افرار تهیه کردند که این تغییر روند، بدور از هدف اصلی مکانیزه کردن سیستم ها بود و در عمل هیچ اتفاق خاصی جهت بهبود سیستم و یکپارچه کردن آنها صورت نگرفت.
اغلب داده های سیستم ERP می بایست با داده های سیستم های خارجی به منظور تجزیه و تحلیل تلفیق گردند و کسانی که با حجم بالایی از دیتاها سروکار دارند باید جهت ذخیره این دیتاها در بودجه پیاده سازی مبلغی را اختصاص دهند.به روزآوری روزانه تمام دیتاهای تلفیق شده با سایر سیستم ها بسیار مشکل و زمان براست و سیستم های ERP به خوبی نمی توانند تغییر روزانه در این اطلاعات پشتیبانی نمایند. یک راه حل گران این است که برنامه به صورت اختصاصی انجام پذیرد. نتیجتاً حتماً قبل از طرح ریزی بودجه، حجم اطلاعاتی که مورد نیاز است مورد تجزیه و تحلیل قرار گرفته و سنجیده شود.
شکست بعضی از پروژه های ERP به این علت می باشد که ERP مجموعه‌ای از عملیات خوب برای انجام وظایف شرکت نظیر مالی، ساخت و غیره است. شما به منظور بهره برداری بهتر ار نرم‌افزار باید افرادی را در شرکت داشته باشید تا روش های کاری را با نرم‌افزار تطبیق دهند. اگر افراد واحدهای مختلف درباره برتری روش های کاری لحاظ شده در نرم‌افزار نسبت به روشهایی که آنها به کار می‌برند، به توافق نرسند، برای استفاده از نرم‌افزار مقاومت نشان می‌دهند یا از واحد تکنولوژی اطلاعات درخواست می‌کنند تا نرم‌افزاری تهیه نماید که متناسب با روش‌های کاری آنان باشد و در اینجاست که پروژه ERP شکست می‌خورد. از طرفی سفارشی سازی نرم‌افزار ،آن را ناپایدارتر و نگهداریش را دشوار می‌کند.