برون سپاری، یک فرآیند ارتباطی است که در یک سوی آن، سازمان برون­سپار(کارفرما، خریدار یا واگذارکننده خدمت) و در سوی دیگر آن تامین کننده (پیمانکار، فروشنده یا تدارک­دهنده خدمت) قرار دارد و حلقه واسط میان این دو، فعالیت مورد نظر برای واگذاری است. (چشم براه و مرتضوی، ۱۳۸۶)

لذا می توان اجزای اصلی تشکیل دهنده برون­سپاری را به سه جزء زیر تفکیک نمود :

• خریدار یا واگذارکننده خدمت[۱]
• تامین­کننده یا تدارک­دهنده خدمت[۲]
• فعالیت مورد برون­سپاری

۲-۲-۳- سطوح برون­سپاری

در یک تقسیم­بندی، برون­سپاری را می­توان در دو حوزه محصولات (ساخت وتولید) و خدمات (امور پشتیبانی) مورد بررسی قرار داد. در حوزه ساخت و تولید، امور تدوین تکنولوژی، ساخت قطعات، اجزا و زیر مجموعه­ها می­توانند برای تولید، به یک تامین­کننده واگذار گردند و در حوزه امور پشتیبانی خدماتی چون نگهبانی و امنیت، تدارکات، خدمات رفاهی، تامین نیروی کار موقت، امور حقوق کارکنان و …. به یک تامین­کننده واگذار گردند. (عبداله نژاد، ۱۳۸۴)

مطالعاتی که توسط شرکت اوسون در سال ۱۹۹۴ میلادی، در مورد ۴۰۰ شرکت انجام شد نشان می­دهد که ۴۵ درصد از شرکت­ها، مدیریت پرداخت حقوق خود را برون­سپاری کرده­اند.این شرکت­ها ۳۸ درصد اداره بخش مالیات، ۳۵ درصد مدیریت پاداش، ۳۴ درصد غرامت کارگری و ۳۰ درصد نیز قسمتی از استراتژی­های قابل­انعطاف مربوط به کارکنان خود را برون­سپاری نموده اند. (الوانی، ۱۳۸۳)

نتایج انجام یک بررسی دیگر در سال ۱۹۹۷ میلادی در انگلستان نیز نشان می­دهد که ۷۵ درصد از شرکت­ها، رویکرد برون­سپاری را تنها برای فعالیت­های پشتیبانی خود به کار گرفته­اند. (چشم براه و مرتضوی، ۱۳۸۶)

۲-۲-۴- فرآیند اجرایی برون­سپاری

اجرای هر تصمیمی نیاز به ساز وکار، رویه و نظام دارد، تا بتوان آن را به درستی پیش برد. هرچه حوزه تاثیرگذاری تصمیمات بزرگتر باشد، اهمیت این موضوع نیز بالاتر می رود. تصمیمات برون­سپاری نیز از این امر مستثنی نیست. برون­سپاری را می­توان از نظر اجرایی در الگویی مشتمل بر ۵ گام اصلی و یک گام با عنوان اقدامات اولیه و پیش­نیازی ارائه نمود. (چشم براه و مرتضوی، ۱۳۸۶) این الگو در شکل ۲-۵ نشان داده شده است.

۲-۲-۵- اقدامات اولیه

برای آغاز اجرای فرآیند برون­سپاری در هر سازمانی، انجام مجموعه ­ای از اقدامات اولیه، الزامی و اجتناب ناپذیر است. نتیجه این اقدامات فراهم­نمودن بستری مناسب برای اجرای فرآیند برون­سپاری خواهد بود. از جمله مهمترین اقدامات اولیه و پیش­نیازی در برون­سپاری می­توان به موارد ذیل اشاره نمود: (چشم براه و مرتضوی، ۱۳۸۶)

• خواست و عزم قاطع مدیریت ارشد مبنی بر لزوم و ضرورت برون­سپاری برخی از فعالیت های سازمان
• انتخاب شورای راهبری و مسئول شورا به ­منظور سیاست­گذاری و نظارت بر چگونگی اجرای برون­سپاری
• هدف­گذاری شفاف و روشن به گونه­ای که بتواند سوالات مختلف در حوزه برون­سپاری را پاسخگو باشد
• طراحی فرایند اجرا و تقسیم وظایف و مسئولیت ها
• ایجاد زبان مشترک میان افراد و گروه­های درگیر در فرآیند
• تعیین حدود و استراتژی­های برون­سپاری و ملاحظات استراتژیک
• ارزیابی ریسک ها
• تامین منابع و امکانات
• تعیین شایستگی­های محوری سازمان

[۱] Buyer

[۲] Supplier, Service provider, Contractor